ИТК "Диалог" автоматизирует управление торговлей

11 апреля 2014 года компания "Аксиома-Софт" сообщила о завершении проекта автоматизации в ООО ИТК "Диалог" внедрением системы "1С:Управление торговлей 8".

Задачи проекта

Для управления товарными запасами и своевременного выполнения заказов покупателей предприятию ИТК "Диалог" необходим оперативный обмен данными между департаментами закупок, продаж, складом и бухгалтерией. Значительные объемы товара компания реализует по договорам комиссии, для этого требуется надежный контроль за взаиморасчетами с комиссионерами. Компания регулярно проводит маркетинговые акции с использованием гибкой системой скидок. Чтобы избежать убыточных продаж необходим контроль правильности и обоснованность предоставления скидок покупателям.

Ранее в компании использовались разрозненные информационные системы. Сведения приходилось вручную несколько раз вводить в базы данных. Работа департамента закупок не автоматизирована. Департаменты закупок и продаж не получали актуальных данных о складских остатках. На складе возникали ситуации, когда по ошибке был оприходован или списан не тот товар, а по результатам инвентаризации выявлялись излишки и недостачи. Для анализа затрат использовались электронные таблицы, не было возможности точно рассчитать себестоимость товара. Скидки клиентам рассчитывались вручную.

Руководство решило пересмотреть порядок взаимодействия департаментов и внедрить информационную систему, с помощью которой наладить обмен данными между подразделениями, повысить качество планирования деятельности, усилить контроль над предоставлением скидок и взаиморасчетами с заказчиками, оперативно формировать отчеты для анализа закупок, продаж и прибыли компании. Требовалось настроить обмен данными с "1С:Бухгалтерией 8" и собственной системой складского учета компании.

Ход проекта

Для решения поставленных задач выбранали систему "1С:Управление торговлей 8". Партнером по внедрению стала компания "Аксиома-Софт".

Итог проекта

• Интеграция системы с программами бухгалтерского и складского учета ускорила обмен данными между подразделениями: специалисты отделов закупок и продаж всегда точно знают, сколько товара осталось на складе, менеджеры оперативно контролируют своевременность поступления оплат от комиссионеров, выполнение заказов ускорилось, данные первичных документов поступают в бухгалтерию вовремя. Руководство в режиме реального времени получает необходимую управленческую отчетность. При этом количество ручной работы по вводу учетных данных сократилось настолько, что компания смогла отказаться от нескольких штатных единиц и уменьшить, тем самым, расходы на оплату труда.

• Принципиально улучшена система планирования закупок и продаж. Требуемый объем закупок рассчитывается теперь автоматически, с учетом текущих складских остатков, сезонности, отложенного спроса и прогноза продаж. Компания смогла обеспечить постоянное наличие на складе широкого ассортимента продукции, востребованной покупателями. При этом удалось справиться с проблемой пересортицы и недостач, минимизировать риски накопления неликвидного товара. Срок оборачиваемости товаров увеличился на 16%.

• Появилась возможность учета предварительных заказов, что позволяет оперативно отслеживать потребности клиентов и планировать продажи. Покупателям больше не нужно ждать, когда компания закажет и отгрузит необходимый им товар. Они заранее планируют закупки и могут быть уверены в том, что в нужное время товар окажется в их торговой точке. Лояльность клиентов и партнеров возросла. Уже в первые месяцы использования новой системы компания смогла увеличить прибыль более чем на 5% и начать расширение франчайзинговой сети - за два месяца работы к ней присоединились два новых партнера.

• Повысилась точность расчета себестоимости товара. Усилен контроль за предоставлением скидок покупателям. При обработке входящего заказа автоматически рассчитывается его себестоимость и цена реализации, указывается размер максимально допустимой для клиента скидки. Это исключает ошибки менеджеров при выборе скидок и помогает избежать убыточных продаж.

Павел Лынев, коммерческий директор ООО ИТК "Диалог":

• Как сказал Натан Ротшильд: "Кто владеет информацией, тот владеет миром". Осознание этой истины в полной мере пришло к нам после запуска и отладки новой системы управленческого учета, созданной на базе "1С:Управления торговлей 8". В результате проекта, выполненного нашим партнером - ООО "Аксиома-софт", мы получили возможность объективно оценивать "картину боя" и оперативно принимать взвешенные решения. Мы приобрели современный, гораздо более эффективный механизм управления ресурсами (клиенты, сотрудники, товары, денежные средства). Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация части рутинных операций позволила нам существенно сэкономить драгоценное время продакт- и сейлз-менеджеров, уделить больше внимания собственно продажам и развитию отношений с клиентами и поставщиками и вывести эти отношения на качественно новый уровень.