Проект

Как «Согаз-Мед» оптимизировал бизнес-процессы с помощью платформы Tessa

Заказчики: Согаз-Мед

Москва; Страхование

Подрядчики: Синтеллект (Syntellect)
Продукт: Syntellect Tessa

Дата проекта: 2017/11  - 2018/12
Количество лицензий: 1500
Технология: СЭД
подрядчики - 547
проекты - 5562
системы - 610
вендоры - 307
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 290
проекты - 2534
системы - 155
вендоры - 82

2018

В декабре 2018 года Синтеллект автоматизировала для Согаз-Мед:

  • Блок общего делопроизводства,
  • архив нормативных документов,
  • отчеты и рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс),
  • организационно-распорядительные документы и договорный блок, включая заявки на платеж и архив первичных бухгалтерских документов

В качестве платформы было выбрано решение TESSA.

Так же была проведена интеграция СЭД с Единым журналом обращений граждан.

Количество лицензий - 1500.

2017

Страховая компания «Согаз-Мед» осуществляет деятельность с 1998 г. В компании застрахованы более 19 млн человек. Региональная сеть представлена 660 подразделениями в 40 субъектах РФ. «Согаз-Мед» осуществляет деятельность по ОМС: контролирует качество обслуживания застрахованных при получении медпомощи в системе ОМС, обеспечивает защиту прав застрахованных граждан, восстанавливает нарушенные права граждан в досудебном и судебном порядке. В 2018 году рейтинговое агентство «Эксперт РА» подтвердило рейтинг надежности и качества услуг «Согаз-Мед» на уровне «А++» (наивысший по применяемой шкале уровень надежности и качества услуг в рамках программы ОМС).

С 2010 года в компании была внедрена система электронного документооборота (СЭД) на платформе Lotus Notes, которая охватывала процессы головного офиса и имела по 1-2 рабочих места в филиалах. На тот момент, это была надежная удобная система, но с достаточно высокой стоимостью внедрения, сопровождения и лицензий.

В августе 2017 года в компании был открыт проект по модернизации СЭД, в рамках которого было необходимо создать единый архив документов компании, оптимизировать стандартные процессы делопроизводства и договорной работы на единой современной платформе, с перспективой дальнейшей автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом.

В процессе выбора были собраны и проанализированы требования и пожелания различных групп пользователей к новой СЭД. В итоге, ключевыми от всех групп пользователей стали следующие критерии:

  • Скорость работы системы
  • Простота и удобство работы (чтобы было понятно без инструкции)
  • Эффективные средства поиска документов

Дополнительно руководство (VIP пользователи) обозначили свои требования:

  • Низкая стоимость владения (лицензий, внедрения, развития)
  • Быстрый срок внедрения
  • Удобные и эффективные средства контроля со средствами инфографики
  • Возможность работы с любых мобильных устройств

Ряд пользователей также высказали пожелания:

  • Максимум автоматического заполнения
  • Формирование и просмотр отчетов в интерфейсе системы с возможностью выгрузки в Excel

ИТ-специалисты и внутренняя поддержка сформулировали свои критерии:

  • Пользователи не должны задавать вопросов по работе с системой (простота, удобство и надежность)
  • Простота администрирования
  • Возможность развития решения собственными силами
  • Простой переход на новые версии
  • Новые современные технологии
  • Гибкая настройка прав доступа
  • Возможность быстрой и простой интеграции с другими информационными системами

Таким образом, перед «Согаз-Мед» стояла задача найти современную платформу с широким функционалом, которая помогла бы оптимизировать бизнес-процессы и при этом имела бы оптимальную стоимость владения.

В сентябре 2017 года была объявлена конкурсная процедура по выбору СЭД на основе сформированных функциональных требований. Оценивались 6 ключевых критериев:

  • Стоимость лицензий
  • Стоимость внедрения
  • Сроки внедрения
  • Стоимость технической поддержки с учетом SLA
  • Проектная команда и квалификация участника
  • Общая функциональная оценка системы

В результате победителем стала компания «Синтеллект» с предложенной платформой Tessa.

Несмотря на сжатые сроки проекта, благодаря совместным усилиям работников компаний «Согаз-Мед» и «Синтеллект», запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию был осуществлен в требуемый срок. Реализация проекта была начата в ноябре 2017 года, а уже в конце января 2018 года был осуществлен запуск первой очереди процессов: блок общего делопроизводства, архив нормативных документов, отчеты и рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс), организационно-распорядительные документы и договорный блок, включая заявки на платеж и архив первичных бухгалтерских документов.

В результате запуска первой очереди, помимо непосредственно самих автоматизированных бизнес-процессов, компания «Согаз-Мед» получила гибкий, удобный и функциональный инструмент для дальнейшего развития СЭД.

На сегодняшний день в системе работает около 1300 пользователей, в системе зарегистрировано более 250 000 документов, среди которых входящие и исходящие письма, договоры и дополнительные соглашения, приказы и распоряжения, заявки на платежи и служебные записки, а также другие типы документов.

«
С даты начала реализации проекта в «Согаз-Мед» прошел год и, безусловно, проект в компании можно считать эффективным и успешным, т.к. оправдались ожидания всех групп пользователей. Система работает быстро на любых сценариях использования, интерфейс приятен и прост, средства поиска позволяют быстро найти необходимую информацию. Переход и адаптация к новой СЭД не вызвали каких-либо ощутимых трудностей у пользователей и дополнительных внутренних ресурсов со стороны подразделений ИТ. Руководство компании получило эффективные средства контроля за бизнес-процессами и исполнительской дисциплиной, - рассказала в декабре 2018 года Татьяна Князева, руководитель проектного офиса Аппарата генерального директора «Страховой компании «Согаз-Мед».
»

Кроме того, при поддержке специалистов компании-вендора текущие процессы компании были оптимизированы, в том числе с учетом возможностей Tessa в части сводных уведомлений, гибкой ролевой модели для управления доступом к документам и функциям системы, настройки форм документов и др., которые были недоступны ранее. В результате, процессы стали проще и эффективнее, а настройку решения получилось выполнить за очень короткий срок.

На следующем этапе, который планируется завершить до апреля 2019 года, запланирована интеграция СЭД с Единым журналом обращений граждан, внедрение электронных заявок по разным направлениям, оптимизация процессов для централизации операционных функций.

В планах третьего этапа (2019 год) предусмотрена интеграция СЭД с бухгалтерскими и финансовыми системами, а также реализация юридически значимого документооборота.

«
Сегодня необходимо и очень важно инвестировать ресурсы в автоматизацию бизнеса, поскольку использование устаревших технологий ограничивает возможности компании и сдерживает ее дальнейшее развитие. Модернизация и совершенствование документооборота – важная составляющая в развитии и повышении эффективности деятельности компании, - заключила Татьяна Князева.
»