Илья Зайчиков, Haulmont: Команда СЭД "Тезис" имеет огромный опыт переноса больших данных из устаревших систем в новую

Илья Зайчиков: В последние несколько лет СЭД все чаще становятся центром корпоративной автоматизации, вокруг которого строятся все остальные процессы. Как правило, в первую очередь заказчики решают такие задачи, как управление документами, канцелярией и поручениями, а затем, оценив преимущества СЭД, решают перевести туда и другие направления. Таким образом, в СЭД добавляются элементы CRM, ERP, функциональность для работы с закупками, финансами или кадрами. На базе СЭД часто создаются электронные архивы. За счет интеграции с другими системами появляется единое информационное пространство компании. Например, в Российском морском регистре судоходства на базе СЭД ТЕЗИС реализован учет судов и их освидетельствование, причем работать в системе могут даже инспекторы в портах, где нет стабильного интернет-подключения. В Экспофорум в систему добавлены элементы CRM, а также функциональность для планирования мероприятий. В одной из крупнейших российских страховых компаний Ингосстрах в СЭД ТЕЗИС автоматизирована закупочная деятельность. В банковской группе ТКБ автоматизировали сопровождение онлайн-заседаний. В Независимой нефтегазовой компании СЭД ТЕЗИС развилась до полноценного управленческого контура с автоматизацией бюджетирования, финансового контроля, работы службы материально-технического обеспечения и управления эффективностью сотрудников.

Чтобы использование в таком формате было возможно, необходима высокая гибкость в плане настройки бизнес-процессов и интеграций. СЭД ТЕЗИС стала для многих заказчиков таким центром корпоративной автоматизации. Сразу после установки, «из коробки», в системе доступна функциональность для управления документами, задачами, канцелярией, совещаниями. В новой версии, которая вышла в октябре 2022 года, появился HR-модуль, открывающий возможность автоматизации кадрового документооборота. Вдобавок к этому, СЭД ТЕЗИС обладает достаточной гибкостью для добавления широкого круга бизнес-процессов.

СЭД ТЕЗИС может использоваться для крупных проектов за счет отказоустойчивости при безлимитном количестве подключений и высокой производительности. Система успешно прошла нагрузочное тестирование при 16 000 одновременных подключений, а также внедрена в правительстве ЯНАО, где в системе работает 28 000 пользователей, в том числе около 8 000 одновременно.

Илья Зайчиков: Сейчас, по нашим наблюдениям, соотношение отечественных систем к иностранным составляет примерно 70 к 30, и в будущем доля российских СЭД продолжит расти. Многие производители популярных зарубежных систем заявили об уходе с российского рынка. Среди них, в частности, SAP, Microsoft или IBM. Как правило, уже внедренные иностранные системы можно продолжать использовать, но может быть усложнено их развитие, продление лицензии или масштабирование.

Раньше критерий импортозамещения был важен в первую очередь для государственного сектора. Однако даже там многие организации переходили на российское ПО только когда их прошлая иностранная СЭД окончательно устаревала, и развивать ее было дороже, чем внедрить новую. Сейчас вопрос импортозамещения стал актуален для многих компаний.

Для полной технологической независимости необходима совместимость СЭД с российскими ОС, СУБД, серверным ПО, поскольку производители этих иностранных решений также могут прекратить работу в России.

При выборе импортонезависимой СЭД, особенно для крупных проектов, важен опыт реальных внедрений. Дело в том, что ни один вендор не может по щелчку пальцев обеспечить технологическую независимость, если раньше его решения были заточены под работу с иностранным ПО. Поначалу неизбежны те или иные ошибки.

Для клиентов СЭД ТЕЗИС вопрос импортозамещения уже решен. Мы всегда говорили о важности технологической независимости, и наш продукт с самой первой версии позволял ее обеспечить. Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволяет использовать ее в любой ИТ-экосистеме. У нас есть обширный опыт внедрения системы с различными ОС (включая MacOS, Windows, решения на базе Linux и Unix), серверным ПО (Windows Server, Ubuntu, RedHat, Astra Linux, Red OS) и СУБД (MS SQL, PostgreSQL, Oracle, Postgres Pro). Полнофункциональный веб-клиент поддерживает все браузеры (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Яндекс.Браузер).

СЭД ТЕЗИС не только соответствует политике импортозамещения, но и выигрывает конкуренцию у иностранных систем, если сравнивать по функциональности, технологичности и стоимости. Это подтверждается большим количеством проектов по миграции, в том числе реализованных до появления тренда на импортозамещение. Среди них замена таких систем как Lotus Notes в Правительстве ЯНАО, Промсвязьбанке, ГК ННК, Почта Банк и УБРиР; Documentum у крупного производителя цемента и «АККУЮ НУКЛЕАР»; Alfresco в банковской группе ТКБ, Российском аукционном доме, страховом обществе «Помощь»; SAP OpenText в ювелирной сети 585 GOLD; MS Sharepoint в EXPOFORUM и Valio. Вдобавок к этому, мы выполнили несколько успешных проектов для зарубежных заказчиков, у которых, конечно же, нет запроса на импортозамещение.

Еще одна составляющая технологической независимости — возможность реализовать проект без участия вендора, силами собственных специалистов или компании-интегратора. При выборе Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС заказчики могут изменять исходный код системы. Кроме того, мы проводим обучение по разработке в СЭД ТЕЗИС. Возможность внедрения и развития системы без участия вендора подтверждает опыт клиентов. Собственными силами выполнили проекты в 585 GOLD, EXPOFORUM, «Хевел Солар» и банковской группе ТКБ. С помощью вендоров проведены внедрения в Администрации Губернатора Самарской области, Правительстве Челябинской области, холдинге ЦАЭК, МТС Банке.

Илья Зайчиков: Скорость замены иностранных СЭД на российские во многом зависит от готовности заказчиков к инвестициям. Хотя системы электронного документооборота очень важны для бизнеса, по нашему опыту, многие компании решались на миграцию только когда ПО уже устаревало совсем. Это объясняется тем, что пользователи привыкли к одной системе. К тому же при переходе с одной СЭД на другую часто требуется решить вопрос переноса большого количества исторических документов. Однако внедрение нового решения по стоимости может быть сопоставимо с развитием устаревшего. Кроме того, использование новой современной СЭД, учитывающей особенности актуальных бизнес-процессов, может принести реальный результат в виде экономии времени или сокращения издержек.

Команда СЭД ТЕЗИС имеет огромный опыт переноса большого количества данных из устаревшей системы в новую. Интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям легко освоиться.

Илья Зайчиков: В первую очередь, переход на удаленную работу потребовал возможности доступа ко всем корпоративным ресурсам с любого устройства. Поскольку СЭД ТЕЗИС — это веб-приложение, то через браузер систему можно открыть на любом компьютере без подготовки рабочего места. Мобильное приложение позволяет работать с любого смартфона или планшета.

Когда руководители и их подчиненные работают дистанционно, появляются вопросы контроля — как проверить, что сотрудник в рабочее время действительно занят выполнением своих обязанностей. Мы считаем, что главный показатель эффективности — результат. В СЭД ТЕЗИС легко можно увидеть результат работы сотрудника или отдела. Во-первых, в системе фиксируется, с какими документами пользователь работал и какие задачи выполнял. Во-вторых, предусмотрена возможность формирования отчетов, например, по количеству задач, выполненных сотрудниками или отделом за какой-либо период.

После пандемии многие компании перешли на гибридный режим работы, поэтому возможность доступа с любого устройства и инструменты контроля продолжают быть актуальными.

Еще один важный вопрос — взаимодействие с контрагентами. Во время ковида на удаленную работу перешли также и сотрудники, которые отвечают за отправку корпоративной почты, поэтому была очень востребована функция обмена юридически значимыми документами с контрагентами. Благодаря интеграции с системой ЮЗЭДО Диадок прямо из СЭД можно отправить документ контрагенту или получить от него. Поддерживается широкий спектр формализованных и неформализованных документов. Преимущества ЮЗЭДО за время пандемии оценили многие компании, поэтому продолжили развивать безбумажный документооборот с контрагентами и сейчас, когда локдаунов больше нет.

Илья Зайчиков: В версии СЭД ТЕЗИС 5.1, которая вышла в 2021 году, мы обновили дизайн продукта. Это сделано с опережением: прошлый дизайн существовал всего 4 года, хотя обычно дизайн ПО актуален 5-7 лет. При разработке нового дизайна мы следовали рекомендациям профильного агентства, которое проводило аудит системы. Кроме того, мы учитывали пожелания пользователей. В результате сохранились самые удобные механики, при этом внешний вид системы стал более современным, сократилось количество кликов для выполнения тех или иных действий, у появилась возможность индивидуальной настройки главного экрана. Основное нововведение в версии 5.1 — это механика виджетов. Виджеты представляют собой окна для доступа к различным функциям СЭД. Среди них, например, список назначенных пользователю документов и задач, календарь, история последних открытых карточек, заметки с текстом, изображениями и ссылками, диаграммы и т.д. Каждый пользователь может использовать преднастроенную панель или добавлять, перемещать и убирать виджеты по своему желанию. Сейчас, через год после выпуска нового дизайна, его используют несколько крупных заказчиков, и все они высоко оценили улучшения.

В октябре 2022 года вышла версия СЭД ТЕЗИС 5.2. Поскольку мы стремимся развивать систему комплексно, то фокусировались сразу на нескольких направлениях: функциональность, интерфейс, производительность и безопасность.

Одно из самых главных нововведений — модуль кадрового документооборота, который позволит автоматизировать управление отпусками и командировками. Пользователи смогут выполнять такие действия как планирование, согласование, подтверждение и перенос отпуска, согласование и отмена командировки. С помощью диаграммы Ганта руководители легко проверят, не пересекаются ли желаемые даты отпусков у нескольких сотрудников. В системе автоматически генерируются печатные формы для заявлений, приказов и других кадровых документов. Таким образом, пользователям нужно будет просто распечатать их и подписать. Еще одна полезная функция нового модуля — возможность через СЭД ТЕЗИС заказать справки, например, для банка или налоговой. В карточку сотрудника теперь можно внести больше данных, относящихся к HR-направлению, например, город, должность руководителя, замещающий сотрудник, даты больничного или отсутствия на рабочем месте, дата увольнения, сканы диплома, военного билета и других документов. Вдобавок к этому, в СЭД ТЕЗИС 5.2:

• Расширились возможности юридически значимого документооборота и список поддерживаемых бухгалтерских документов.
• Повышено быстродействие СЭД ТЕЗИС.
• Проведен аудит информационной безопасности силами профильного агентства, подтвержден высокий уровень защиты и отсутствие критических уязвимостей, выполнены рекомендации специалистов.
• Модернизирован интерфейс дизайнера бизнес-процессов.

Илья Зайчиков: Low Code инструменты сейчас вызывают большой интерес. Основная идея состоит в том, чтобы снизить стоимость проекта и упростить формирование команды за счет привлечения специалистов без навыков программирования, например, администраторов системы. В СЭД ТЕЗИС заказчикам доступны такие Low Code инструменты как дизайнер бизнес-процессов, конструкторы карточек, справочников и отчетов и матрица подстановок. С их помощью можно, например, настроить в формате блок-схемы, какие этапы и в какой последовательности должен пройти документ, а также задать участников в зависимости от различных условий.

Для более глобальных изменений в СЭД ТЕЗИС доступно изменение исходного кода системы при приобретении Расширенной редакции системы.

Илья Зайчиков: Мы планируем реализовать искусственный интеллект в СЭД ТЕЗИС. Он станет доступен заказчикам уже в следующем году. Мы уже завершили этап R&D и подготовили технологическую базу для развития ИИ. Около 10 наших крупных клиентов подтвердили заинтересованность в ИИ.

При помощи технологии машинного обучения система будет собирать данные о событиях и решениях пользователей, и на основе этого предлагать подходящие варианты действий в тех или иных ситуациях. ИИ позволит автоматизировать рутинные, часто повторяющиеся процессы, а также оптимизировать повседневную работу руководителей.

В 2021 году мы получили грант Российского фонда развития информационных технологий на развитие ИИ в СЭД ТЕЗИС. Это позволило нам увеличить команду разработки и, следовательно, ускорить выпуск искусственного интеллекта на рынок.

Однако ИИ не единственное направление развития СЭД ТЕЗИС, как всегда, мы будем улучшать и другие аспекты, важные пользователям.