СЭД И ECM DAY 2019

13 марта в Москве TAdviser, экспертный центр по вопросам автоматизации государства и бизнеса в России, провел конференцию «СЭД и ECM Day 2019», посвященную актуальным вопросам российского рынка СЭД и ECM систем.

Мероприятие посетили более 130 участников. В их числе – представители таких организаций как Газпромбанк, «Росатом», ФГУП «Почта России», «Северсталь-ЦЕС», «Дикси», «Фаберлик», «Московский кредитный банк», «Норильский Никель», «Газпром нефть», IKEA, «Ингосстрах», «Сибур», Евразийская экономическая комиссия, Министерство образования Московской области, «ОДК Авидвигатель», Papa Johns и многих др.

Как развиваются СЭД/ECM-системы на российском рынке? Какие инновации проникают в эту сферу? Какие потребности озвучивают заказчики? Эти и многие другие вопросы участники обсудили на конференции TAdviser СЭД и ECM Day 2019. Также в ходе мероприятия участники поделились практическим опытом.

Опыт заказчиков

О проекте перехода банка на более современную ECM-систему рассказал участникам конференции Игорь Дубина, операционный директор банка «Союз», основной акционер которого – «Ингосстрах». Основной целью перехода на другую систему было снижение административной нагрузки на банк в части сокращения затрат на содержание архивного фонда в бумажном виде, подчеркнул спикер. Кроме того, в рамках проекта было предусмотрено расширение области автоматизации путем создания следующих систем:

• система учета и хранения электронного архива клиентских досье;
• система сшива документов дня в соответствии с требованиями Указания ЦБ РФ 2346-У;
• корпоративная система электронного документооборота.

Игорь Дубина, операционный директор банка «Союз»

Проект стартовал в декабре 2017 года, в качестве платформы было выбрано решение Tessa. В четвертом квартале 2018-го в эксплуатацию был введен блок архива клиентских досье. Предварительные результаты внедрения электронного архива - размещено более 27 тыс. документов по клиентам, улучшен поиск и открытие документов, сокращен срок согласования документов на открытие счета клиента - юридического лица - с 7 до 2 дней.

Достигнутая экономия от внедрения ECM – десятки млн. рублей, - констатировал Игорь Дубина. – Эффект достигнут за счет сокращения издержек, переформатирования бизнес-процессов, стоимости создания банковских продуктов.

У банка большие планы по развитию системы, а именно:

• создание полноценного электронного архива досье по РКО, кредитам юридических и физических лиц;
• встраивание системы в процесс принятия решений и предоставления банковских продуктов;
• прием, маршрутизация внешних и внутренних документов в электронный документооборот с дальнейшим размещением в электронный архив;
• установление связей между документами в электронном архиве и ЭДО;
• оперативная обработка запросов от регуляторов и корреспонденции;
• контроль хранения документов в электронном виде, использование системы как инструмента для оптимизации хранения бумажных документов;
• снижение операционных рисков, связанных с потерей документов.

О разработке и внедрении автоматизированной системы управления электронным документооборотом (АСУ ЭДО) первичных бухгалтерских документов, кадрового администрирования, ИТ-процессов и административно-хозяйственных функций на своем предприятии рассказал Антон Ушаков, начальник управления проектов трансформации финансовой функции компании «Полюс-Золото».

Антон Ушаков, начальник управления проектов трансформации финансовой функции компании «Полюс-Золото»

Целями проекта были:

• разработка единых стандартов с последующим тиражированием шаблонного решения;
• единые стандарты качества процессов ЭДО;
• повышение безопасности и надежности документооборота;
• повышение эффективности и снижение трудозатрат при обработке документов;
• снижение затрат на поддержку и развитие ЭДО;
• переход к сервисной модели автоматизации процессов.

Выбор ИТ-решения для создания АСУ ЭДО, отметил спикер, проводился в рамках закупочных процедур. По результатам проведенной многосторонней оценки была выбрана платформа WSS. Проект стартовал в начале 2017 года и был успешно завершен в декабре 2018 года. По итогам проекта были сокращены сроки подписания первичных бухгалтерских документов при создании оригиналов документов в электронном виде посредством применения электронной подписи, обеспечена прозрачность бизнес-процессов, касающихся подписания и хранения бухгалтерских документов, надежное хранение данных, достигнут определенный экономический эффект.

Следующим выступил Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем документооборота, отдел информационных систем управления конструкторской документацией, «ОДК Авиадвигатель» - головного разработчика семейства двигателей для самолетов типа «МС-21». Он рассказал о пилотном проекте по внедрению искусственного интеллекта для регистрации входящих документов в канцелярии, его целях и итогах.

Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем документооборота, отдел информационных систем управления конструкторской документацией, «ОДК Авиадвигатель»

Для чего нужен искусственный интеллект? – задался вопросом Дан Олейников. – В первую очередь мы избавляемся от рутинных процессов вроде заполнения атрибутивных карточек, во-вторых, можем уменьшить влияния человеческого фактора с точки зрения ошибок и повышение скорости адаптации появляющихся сотрудников. Еще одно направление – автоматическая маршрутизация документов. Все вместе это дает возможность вывести СЭД на качественно более высокий уровень.

Спикер отметил, что необходимо четко понимать для чего внедряется искусственный интеллект, быть готовым к развертыванию СЭД в текущей инфраструктуре, заранее определить список документов и реквизитов. Также нужно определить точки улучшения процесса, где присутствуют рутинные операции, тщательно готовить данные, и главное - быть готовым к активному участию в проекте.

Наталья Прудникова, руководитель ИТ-проектов Kuehne + Nagel – глобального логистического провайдера, поделилась с коллегами проблематикой выбора и внедрения СЭД в компании.

Первый принцип ЭДО - неотказуемость, - напомнила Наталья Прудникова. – Если документ попал в систему, под ним поставлена ЭЦП, то отказаться, порвать и выбросить его в корзину нельзя. С этим связаны определенные риски электронного юридически значимого документооборота. И здесь нужна СЭД как инструмент контроля целостности процессов, минимизации рисков.

Наталья Прудникова, руководитель ИТ-проектов Kuehne + Nage

Спикер отметила, что есть проблемы, которые нужно решать в рамках внедрения СЭД: большое количество ИТ-систем, которые следует объединить сквозными процессами, масса входящих и исходящих финансовых документов, которые надо быстро обработать и принять решение, сложность процессов согласования, учет финансовых и юридических рисков.

На предварительной стадии компанией было проведено исследование, выявлены основные требования к будущей системе, а именно:

• интеграция в существующую информационную среду;
• доступность обновлений модуля ЭДО;
• возможность использовать локальную инфраструктуру;
• web-интерфейс;
• процессы согласования;
• стоимость;
• дружественный интерфейс.

Современная СЭД позволяет сохранить многообразие внутренних взаимодействий и открыть дополнительные возможности, констатировала в заключение Наталья Прудникова.

О том, как развивается направление ЭДО в компании «Северсталь» рассказала Светлана Зыкова, руководитель отдела по сопровождению бухгалтерского учета и документообороту, «Северсталь-ЦЕС» – компании, обслуживающей в общей сложности более 70 предприятий в плане консалтинга в области финансов. Причем это не только «Северсталь», но и внешние контрагенты.

Мы имеем единую корпоративную систему ЭДО, - констатировала Светлана Зыкова. – Начали внедрять ее в 2014 году, поэтапно – по предприятиям и по блокам. И первое, что мы запустили, это был электронный архив всех обрабатываемых внутри корпорации документов.

Светлана Зыкова, руководитель отдела по сопровождению бухгалтерского учета и документообороту, «Северсталь-ЦЕС»

В числе других внедренных подсистем – модуль юридически-значимого документооборота для внутригрупповых контрагентов, система автоматизированного делопроизводства, в рамках которой согласовываются все договора, служебные записки и так далее. При этом все системы компании, включая СЭД, интегрированы в SAP ERP - учетную систему «Северстали», подчеркнула спикер. Зыкова добавила, что электронный документооборот с поставщиками будет и дальше развиваться.

Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий «Нацлизинг», рассмотрел различные аспекты внедрения системы электронного документооборота в его компании. Уменьшение времени на сбор подписей на документах, на печать и подписание счетов-фактур, снижение рисков утраты документов, почтовых расходов - все это выгоды от внедрения ЭДО, констатировал докладчик. В числе трудностей перехода на ЭДО спикер назвал электронную подпись, необходимость интеграции с имеющимися ИТ-системами, быстрое развитие сервисов, необходимость подключения клиентов и обучения сотрудников.

Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий «Нацлизинг»

Владимир Дудницкий перечислил следующие проблемы, пока ожидающие решения, в том числе со стороны законодательных органов:

• большинство руководителей передают свою усиленную квалифицированную ЭП бухгалтеру;
• Пенсионный фонд не принимает отчетность организации за усиленной квалифицированной подписью главного бухгалтера, требуется подпись гендиректора;
• ограниченный срок использования усиленной квалифицированной ЭП - 1 год;
• стоимость УКЭП для физических лиц, включая стоимость носителя и необходимого ПО, составляет более 3 тыс. руб;
• установка УКЭП на компьютер без специальных знаний затруднительна, требуется участие специалиста;
• ГОСТ Р 34.10-2012 принят, но не все госорганы настроили свои информационные системы под его использование.

Мы очень хотим, чтобы наши законодатели быстрее работали и принимали решения по таким животрепещущим вопросам, - сказал Владимир Дудницкий. – Например, мы знаем, что большинство бухгалтеров владеют и пользуются для сдачи отчетности электронной подписью, выданной на генерального директора. И, наверное, половина из генеральных директоров не знают об этом.

Андрей Суслин, руководитель направления бизнес-проектов «ПЭК», рассказал участникам конференции о этапе цифровизации бизнеса в «ПЭК» - федеральной транспортной компании, имеющей более 140 филиалов по всей стране. Он остановился на технологии электронного обмена данными (EDI, Electronic Data Interchange), предполагающего пакетный обмен структурированной информацией между ИТ-системами.

В компании функционирует два вида внешнего документооборота – юридический и операционный, и нецифровой документооборот – это долго, дорого и трудозатратно, констатировал спикер.

Андрей Суслин, руководитель направления бизнес-проектов «ПЭК»

По итогам проекта в компании была реализована цифровизация внешнего документооборота с контрагентами – юридическими лицами на базе ЭДО с ЭЦП, внедрен электронный обмен данными, программный интерфейс приложения (API), электронная почта, мессенджеры и многое другое.

Характеризуя EDI, Андрей Суслин подчеркнул зрелость данной технологии, наличие на рынке нескольких крупных EDI-провайдеров, предлагающих готовые интеграции с «1С» и рядом других систем. В числе минусов EDI спикер отметил достаточно высокую стоимость транзакции - порядка 5 рублей, констатировав, что это – полезная и даже революционная технология, но нужно учитывать стоимость чека.

Игроки рынка: тенденции и решения

Геннадий Попов, генеральный директор CEO WSS Consulting, подробно представил возможности ECM-системы WSS Docs. Для начала спикер отметил, что большинство современных ECM-систем лишь маршрутизируют документы, задачи и потоки работ между сотрудниками, при этом операции редактирования, обработки документов, ввода данных и даже постановка задач производится сотрудниками вручную. По мнению докладчика, главный их недостаток – эти системы автоматизируют бюрократию, сокращения сотрудников не возникает.

Геннадий Попов, генеральный директор CEO WSS Consulting

ECM-системы завтрашнего дня, к которым Геннадий Попов относит и разработку своей компании, гарантируют максимальную эффективность обработки, сравнения и создания документов и задач людьми, и главное – реализуют концепцию замены бюрократии. В ней широкий ряд операций выполняет искусственный интеллект а не люди, и это дает прямое сокращение финансовых затрат компании.

Современную ECM-систему я вижу как конвейер Генри Форда, - привел сравнение Геннадий Попов. – Те же сотрудники заняты в системе электронного документооборота, просто по конвейеру вместо деталей автомобилей – документы, а сотрудники выполняют те же операции, которые делали и без конвейера – согласуют документы, редактируют. Именно по этой причине прямую финансовую выгоду от внедрения СЭД посчитать в принципе нельзя. СЭД завтрашнего дня – конвейер Порше, когда вроде движется тот же конвейер, но многие операции делаются уже без людей.

Подробно остановившись на функционале WSS Docs, в числе ключевых преимуществ системы докладчик выделил:

• эффективный пользовательский интерфейс;
• любые масштабы проектов - от 20 до 100 000 пользователей;
• высокая производительность системы - обработка до 5000 Tb данных, до 100000 документов в день;
• наличие типовых конфигураций и готовых модулей;
• наличие конструктора, позволяющего выполнять доработки без программирования.

Дмитрий Матвеев, ведущий специалист компании «ЭОС», начал доклад с актуального тезиса о том, что цифровая трансформация - это не модный маркетинговый термин, а реальность, требующая пересмотра бизнес-процессов и подходов к работе. Главные цели цифровой трансформации, по оценке представителя компании «ЭОС», это:

• повышение скорости принятия решений, повышение вариативности процессов в зависимости от запросов клиента;
• снижение количества вовлеченных в процесс сотрудников;
• внедрение проектного управления;
• аналитика и прогнозирование, опережающий контроль.

Дмитрий Матвеев, ведущий специалист компании «ЭОС»

Не стоит забывать о проблемах, которые цифровую трансформацию тормозят, - напомнил Дмитрий Матвеев. – И главный из них – человеческий фактор. В нашей практике были случаи, когда после внедрения СЭД, автоматизации всех бизнес-процессов порядка 40 сотрудников компании добровольно уволились – они просто не смогли перейти на такой уровень работы с документами. Вторая проблема – старая СЭД, созданная когда-то под свои задачи, которую клиент зачастую хочет «затянуть» в новую систему.

В числе технологических задач Дмитрий Матвеев назвал интеграцию ИТ-систем, создание единого СЭД-контура, удобные интерфейсы, электронные оригиналы документов, обеспечение их юридической значимости, обработку больших объемов документов, роботизацию и искусственный интеллект, повышение качества данных с целью последующего анализа.

В качестве базиса для организации бизнес-процессов, управленческих процессов в условиях современной реальности спикер предложил продукты компании «ЭОС», которые, как подчеркнул докладчик, востребованы самым широким кругом российских организаций и компаний, как в сфере частного бизнеса, так органами законодательной и исполнительной власти РФ. Спикер подробно остановился на возможностях продуктов компании.

Руководитель отдела продаж Syntellect Галина Майорова рассказала о своей компании - разработчике платформы TESSA, и одновременно – интеграторе, а также остановилась на тенденциях российского рынка СЭД. В числе общих трендов спикер обозначила укрупнение бизнеса предприятий, массовую автоматизацию всех процессов на предприятиях, рост объемов документов и информации, централизацию ИТ-инфраструктуры. Кроме того, она отметила возрастающее влияние государства на ИТ-рынок, осуществляемое посредством политики импортозамещения.

Галина Майорова, руководитель отдела продаж Syntellect

Что касается сегмента ECM/СЭД, то в дополнение к классическим функциям СЭД добавились такие требования клиента как обязательное наличие в системе web-клиента, простота настройки, простота лицензирования для крупных заказчиков и необходимость интеграции системы в единый ИТ-ландшафт. Появились и совершенно иные задачи в соответствии с трендами рынка. К ним относятся: юридически-значимый документооборот и авансовые отчеты по командировочным расходам, требование хранения документов операционного дня в электронном виде в соответствии с указанием ЦБ РФ № 2346-У, реализация архивов клиентских досье, инженерно-технический документооборот, электронный архив кадровых документов.

Наше доля на рынке за последнее время сильно выросла, мы ощущаем это по растущему интересу клиентов, - заметила Галина Майорова. - Два самых крупных наших проекта – ВТБ и «Ростех». Бизнес на российском рынке и в целом укрупнился, мы имеем дело с большими массивами информации. Рынок созрел, заказчики знают, что лоскутной автоматизации быть не должно.

В соответствии с трендами в платформу TESSA были внесены такие изменения:

• поддержка серверов приложений на базе ОС семейства Linux;
• поддержка СУБД PostgreSQL и российской Postgres Pro;
• инновационный модуль Workflow Engine с графическим конструктором бизнес-процессов;
• универсальность всех клиентских лицензий системы, независимо от того, это web-клиент или desktop-клиент;

Илья Зайчиков, представитель «СЭД Тезис», предложил участникам конференции поговорить об импортозамещении.

Импортозамещение как крепнущий тренд - это повинность? Или можно так замещать, что заказчик будет уверен в своей выгоде? – задался вопросами он. – Заказчики в первую очередь хотят, чтобы система была кросс-платформенной, имела в своем составе многофункциональный веб-клиент, была высокопроизводительной.

Илья Зайчиков, представитель «СЭД Тезис»

Кроссплатформенность «СЭД ТЕЗИС», пояснил спикер, предполагает поддержку всех известных ОС, включая LINUX, совместимость с различным серверным и другим ПО, работу с любой СУБД, в том числе - PostgreSQL, использование JAVA-технологий. Мобильное приложение системы поддерживает iOS и Android, способно работать без интернета, поддерживает электронную подпись, согласование документов, работу с задачами и вложениями.

Илья Зайчиков подчеркнул, что «СЭД ТЕЗИС» – решение для крупных компаний, поскольку способно поддерживать одновременную работу более 10 тыс. пользователей, подходит для территориально-распределенных структур и уже апробировано на практике более чем 400 заказчиками. Ряд проектов был реализован в русле импортозамещения, например, в «Евроцемент груп» была замещена ECM Documentum. Спикер добавил, что компания уже вышла со своим решением за рубеж, имеет клиентов на Западе и в Китае.

Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов, Digital Design, и Владимир Стекольщиков, заместитель руководителя направления программных решений, Digital Design отметили, что никто не внедряет только СЭД, - в любом проекте интегратор уходит в сквозные бизнес-процессы. В числе текущие трендов рынка были обозначены:

• импортозамещение;
• масштабирование систем;
• упрощение донастройки под заказчика, то есть кастомизации, включая возможность кастомизации без кодирования;
• упрощение взаимодействия пользователей с системой – веб-клиент, почтовый клиент, боты, SMS и тд;
• мобильность.

Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов, Digital Design

Спикеры рассказали о реальном опыте внедрения системы DocsVision и «АРЕОПАД» в компании «Алроса», где был осуществлен переход с бумажных носителей на электронные, реализована роботизация голосования, и все это - в рамках единой цифровой среды с обеспечением ИБ.

Владимир Стекольщиков, заместитель руководителя направления программных решений, Digital Design

Об успешном опыте использовании искусственного интеллекта в ECM «ЭЛАР Контекст» и не только об этом рассказал руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР» Александр Кузнецов. Собственная ECM-разработка, отметил докладчик, появилась у компании относительно недавно – в 2015 году. И теперь именно на этой платформе – сервис-ориентированной, мобильной, использующей самые современные технологии, включая ИИ, строятся все проекты компании.

Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР»

Александр Кузнецов отметил, что использование интеллектуальных алгоритмов в контексте ECM/СЭД дает реальное снижение себестоимости услуг по обработке документов.

Современные технологии, о которых заговорили недавно, работают по двум направлениям, - заметил Александр Кузнецов. – Это маркетинговые решения и системы, помогающие эффективно решать реальные задачи – обработка документов, интеллектуальный поиск, распознавание. И оказалось, что самый сложный для распознавания документ – старая библиотечная карточка, потому что это сплошь рукописный текст с известными только библиотекарям классификаторами, шифрами. Это проблема, с которой мы столкнулись в рамках проекта Национальная электронная библиотека.

Также спикер рассказал о проекте в банке из топ-50 по автоматической обработке документов из точек POS-кредитования. В ходе проекта были реализованы сортировка и распознавание комплекта документов – паспорт, заявка, приложение, достигнутая производительность системы – 15 документов в секунду, 10 тыс. документов в час.

Дискуссия

Конференция завершилась дискуссией, в ходе которой эксперты обсудили использование в СЭД технологий искусственного интеллекта, EDI и ряд других. В ходе обсуждения ИИ и задач, которые он мог бы решать в области СЭД, эксперты напомнили о возможностях биометрии в плане распознавания человека, например, при приеме грузов.

Обсуждалась и возможность «подписания документов лицом». Одни специалисты утверждали, что это уже работает в ряде случаев, другие высказывались более скептически, отмечая, что ИИ – это когда СЭД сама принимает решение о согласовании или подписании документа и до этого еще очень далеко, поскольку речь идет о доверии к компьютеру.

В пользу первой точки зрения приводился опыт автоматической выдачи банками небольших кредитов. Так или иначе, но речь в данном случае идет о рисках, которые готова принять на себя организация, и, если риски невелики, то автоматическое согласование и подписание документов – например, маршрутизации согласования документов по проекту, способно освободить специалистов от рутинной работы, сошлись во мнении участники дискуссии.

Обсуждалась и проблематика использования RPA (Robotic Process Automation), когда автоматизируются сценарии работы пользователей. Эксперты высоко оценили пользу этой технологии, позволяющей не привлекать дорогих и вечно занятых программистов для реализации рутинных сценариев для повторяющихся, однотипных операций. При помощи RPA их могут создавать сами пользователи – например, для несложной интеграции между системами на уровне действий пользователя или занесения в систему данных.

Что касается EDI, то было высказано мнение, что эта технология полезна не всегда, а лишь в тех случаях, когда текстовый документ четко структурирован. И в этом контексте выручили бы типовые формы договоров, то есть стандартизация документов, участвующих в обороте с использованием EDI.

В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке.

Презентации докладов