АЛВ: Согласование договоров

Согласование договоров 2.0 - облачное приложение для автоматизации документооборота.

26 сентября 2016 года компания "АЛВ Груп" сообщила о выпуске модернизированной версии облачного приложения для автоматизации документооборота "Система согласования договоров 2.0 для Microsoft Office 365".

«Согласование договоров 2.0» предназначена для автоматизации процессов согласования договоров ответственными лицами и представления сотрудникам информации о ходе этих процессов. Основное назначение системы – ускорение и визуализация действий по согласованию договоров. Система исполняет задачу в два этапа – на первом этапе происходит создание заявки на согласование договора, на втором – выполняется заданный процесс согласования договора.

Основные задачи:

• создание заявки на согласование договора,
• создание и запуск процесса согласования каждого договора,
• контроль состояния заявки (на каком именно шаге согласования она находится),
• ведение архива заявок.

Эта версия создана в результате переработки системы с поддержкой модернизированных стандартов Microsoft, учитывая опыт и пожелания пользователей.

Скриншот окна приложения, (2016)

Основные возможности системы:

• создание для каждого договора собственного маршрута согласования.
• постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки).
• удобный и быстрый доступ к данным, в том числе - с мобильных устройств.
• архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках.
• адаптация интерфейса под стиль портала заказчика.
• возможность разграничения прав на создание и просмотр заявок.
• многоязычность (готовый интерфейс на русском или английском языках, возможно создание версии с интерфейсом на любом другом языке).
• единая база справочников контрагентов и ролей.
• оперативное оповещение ответственных лиц о необходимости согласовать договор.
• реализация в формате Microsoft SharePoint Add-in позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.

Требования

Для работы с системой все сотрудники компании, отправляющие на заявки на одобрение договоров, и сотрудники компании, участвующие в процессе согласования, должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365 (как минимум - подписку на Microsoft SharePoint Online) и доступ в Интернет.

Ролевая модель

В системе предусмотрены роли:

• администратор системы;
• автор заявки на согласование договора;
• участник согласования договора.

Администратор системы – ответственный за установку и работу системы, заведение ролей и назначения на эти роли реальных лиц.

Автор заявки на согласование - пользователь, имеющий право отправлять договор на согласование.

Участник согласования – пользователь, уполномоченный рассматривать договор и имеющий право отклонить его или одобрить.

Система предлагается в двух версиях - стандартной и профессиональной. Стандартная версия допускает исполнение основных функций согласования договоров и предоставляется бесплатно при подписке на Office 365.

В профессиональной версии включаются дополнительные функции (например, разграничение доступа), она предлагается отдельно.