Docrobot Казна

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• EDI (Electronic data interchange - Электронный обмен данными) Юридически значимый электронный документооборот
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

2022: Описание сервиса «Казна»

На июль 2022 года сервис Казна работает «в облаке». Это значит, что его не нужно устанавливать на компьютер: достаточно перейти по ссылке и авторизоваться с логином и паролем.

«Казна»

Сервис оптимизирует весь цикл документооборота с подрядчиками.

Согласование контрагента

Сначала в Казну заносят заявку на согласование контрагента. Главный бухгалтер и юристы проверяет его на благонадежность. Если все в порядке, с подрядчиком будут работать. Если нет, попросят ответственного сотрудника поискать альтернативы.

Согласование договоров

Договоры с партнерами, прошедшими проверку, загружают в Казну и отправляют на согласование. Сначала — главе департамента, затем юристам, а дальше — на подписание генеральному директору. Цепочки маршрутов гибкие: их можно настроить под конкретный документ.

Когда договор прошел все этапы согласований, он переходит в стадию «Согласован». Только после этого можно заводить счет.

Согласование оплат

Чтобы запустить оплату, ответственный сотрудник оформляет в Казне заявку, где указывает сумму, желаемые сроки и прикладывает скан счета. Затем заявка отправляется на согласование главе департамента и финансовому директору. Когда согласующие одобрили оплату, счет переходит к главному бухгалтеру и оплачивается. Закрывающие документы можно прикрепить к карточке счета после оплаты, тогда вся информация по документообороту будет храниться в одном месте.

Статусы документов

Все этапы движения документов ответственный сотрудник видит в Казне. А когда статус документа меняется (например, перемещается между сопричастными), на почту приходят уведомления. Так согласование становится прозрачным: понятно, у кого документ, к кому он отправится дальше и в какие сроки ждать утверждения.

Ограничения бюджетов

У каждого департамента свой бюджет, и важно не выходить за его рамки. Когда ответственный сотрудник заводит счет, Казна предупреждает о лимитах и подсказывает, какую сумму можно потратить.

Казна работает на базе 1С, поэтому для быстрого подключения лучше иметь лицензию 1С.