DocsVision SharePoint Edition

DocsVision SharePoint Edition - специальная редакция системы, предназначенная для организации совместной работы DocsVision и Microsoft SharePoint в составе единого решения по управлению документами и бизнес-процессами предприятия.

В состав DocsVision SharePoint Edition входят следующие продукты:

• Платформа DocsVision с встроенными приложениями "Делопроизводство" и "Управление процессами"
• Шлюз в Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Легкий клиент DocsVision
• DocsVision SharePoint расширения

Преимущества DocsVision SharePoint Edition:

1. Возможность использования сложных бизнес-процессов для обработки объектов SharePoint;
2. Возможность построения клиентоориентированного workflow-решения на основе SharePoint;
3. Возможность внедрения полнофункционального документооборота, включая задачи классического отечественного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины на основе SharePoint;
4. Возможность более полного использования функциональности платформы Microsoft, в том числе SQL Server, Exchange Server и Office Outlook

Функциональные возможности, обеспеченные использованием SharePoint Edition:

1. SharePoint Server используется как интранет-портал, интегрируя для пользователя корпоративную информацию, образуя основу системы групповой работы предприятия и предоставляет пользователю интерфейс к объектам и функциям приложения на базе DocsVision.
2. Пользователь работает с расширенным набором приложений через привычный интерфейс SharePoint.
3. Администраторы и пользователи системы получают дополнительные возможности автоматизации с использованием стандартных компонентов SharePoint, расширяя их функцилональные возможности функциями Workflow, контроля исполнения, согласования, дополнительной классификации, поиска и созданий баз знаний.
4. Возможность внедрить вместе с системой одно из множества готовых решений (типовое делопроизводство, Service Desk, управление договорами, управление качеством и т.п.), предоставленное DocsVision и нашими партнерами.
5. Имеющийся в DocsVision набор шлюзов (Microsoft Dynamics AX и CRM, 1С:Предприятие 8.0 и др.) позволит вам интегрировать ваши бизнес-процессы и документооборот с другими корпоративными приложениями.
6. Наличие механизмов интеграции с электронной почтой, позволять более активно использовать Microsoft Outlook при автоматизации бизнес-процессов и документооборота компании, а так же автоматизировать процессы кроссорганизационного документооборота.
7. Администрирование системы, включая настройку карточек документов и создание новых шаблонов бизнес-процессов, реализовано через простые визуальные конструкторы и не требует программирования.

С помощью DocsVision SharePoint Edition можно реализовать следующие основные сценарии совместного использования DocsVision и SharePoint

• SharePoint как место хранения и публикации документов, согласуемых и утверждаемых с помощью DocsVision (Архив на SharePoint)

Ситуация – заказчиком организовано хранение документов (готовых, согласованных, утвержденных) на базе SharePoint. При этом процессы подготовки и согласования документов проводятся традиционно – в электронной почте, на локальных рабочих станциях, файловых серверах и их (эти процессы) нужно упорядочить, используя DocsVision как средство управления процессами создания, корректировки, согласования, утверждения и валидации документов. Типичным примером такой задачи является организация документации по управлению качеством на предприятии. Большая часть пользователей документы использует справочно – нужно документ найти и прочитать. В процессах подготовки, согласования и утверждения документов участвует меньшинство пользователей.

• SharePoint как фронт-энд корпоративного приложения класса WorkFlow (обработка заявок, обращений и проч.)

Ситуация – у заказчика имеется функционально и организационно выделенная служба (отдел кадров, АХО, финотдел, ИТ-департамент и т.п.) которая общается с большинством персонала через заявки и их исполнение. Workflow внутри службы реализуется на DocsVision, заявки принимаются через SharePoint, ход исполнения заявок также публикуется на SharePoint (в пользовательском представлении `мои заявки»). Прием, диспетчеризация, формирование нарядов, контроль исполнения заявок, поддержка worflow и отчетность функциональной службы реализована на DocsVision. Возможна также публикация отчетности для руководства на SharePoint.

• Хранение и основные задачи работы с документами на базе SharePoint

Хранилище документов реализуется полностью на SharePoint. DocsVision выступает как движок документооборота, поддерживая маршруты документов, необходимый workflow.

• Классическое делопроизводство на SharePoint

Приложение Делопроизводство DocsVision в составе решения реализует весь функционал необходимый СЭДО. SharePoint выступает как интерфейсный фронт-энд для доступа к функциональности Делопроизводства DocsVision.

• Единая система управления документами предприятия в которой часть документов хранится в SharePoint а другая часть - в DocsVision. В таком решении необходим сквозной поиск документов в обоих хранилищах сразу, единая система категоризации документов, возможность использовать документы, хранящиеся в SharePoint в бизнес-процессах, реализованных в DocsVision.

• DocsVision как средство интеграции SharePoint с корпоративными приложениями

Шлюзы DocsVision и приложение "Управление процессами" используются для организации обмена данными между SharePoint и приложениями (например 1С:Предприятие).

• Microsoft Office Word, Excel и Outlook как клиенты системы управления бизнес-процессами предприятия на базе DocsVision (начиная с Office 2010)

Выполнение основных сценариев обработки документов (инициализация процесса обработки, контроль исполнения и хода процесса, выполнение отдельных этапов обработки документа) непосредственно из приложений Microroft Office. В приложениях Microsoft Office в панели задач - появляется возможность заполнить реквизиты документа и параметры бизнес процесса по его обработке. Появляется также риббон DocsVision, позволяющий запустить связанный с документом бизнес-процесс, созданный предварительно в редакторе бизнес-процессов DocsVision (без программирования). Контроль состояния бизнес-процесса производится в панели задач, связанной с документом. Исполнение этапов обработки документа реализуется через специальное расширение задач Outlook.

Обновление мая 2011 года

В новой версии реализованы функциональные возможности, призванные повысить удобство использования легкого (HTML) интерфейса DocsVision. В DocsVision SharePoint Edition появились такие возможности как работа с файлами (чтение, редактирование) и с карточкой задания (изменение состояния, ввод параметров завершения, делегирование) без необходимости установки клиентских компонент DocsVision. Стоит отметить, что в новой версии поддерживается полноценная работа как в новой версии браузера Internet Explorer 9, так и в браузерах Firefox и Chrome.

DocsVision SharePoint Edition предоставляет пользователям SharePoint полный набор инструментов для быстрого создания документооборотных решений на базе SharePoint, а также позволяет работать в интерфейсе SharePoint с любым из готовых приложений DocsVision, включая задачи классического отечественного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. Это позволяет заказчикам более полно использовать функциональность приложений Microsoft SharePoint, Microsoft Office и Outlook.

Одним из важнейших преимуществ DocsVision SharePoint Edition является то, что благодаря высокоуровневым инструментам DocsVision, расширяющим стандартный функционал SharePoint, создание новых приложений для SharePoint не требует программирования – заказчик может развивать готовые и настроенные приложения своими силами без привлечения программистов. Стоит отметить, что заказчик не зависит от выхода новых версий DocsVision и SharePoint – политикой «ДоксВижн» является синхронное обновление SharePoint Edition как при выходе новой версии SharePoint, так и при выходе новой версии DocsVision.

В DocsVision SharePoint Edition реализованы все инструменты, необходимые для создания гибкой, мощной и современной СЭД на платформе Microsoft SharePoint: специально настроенные навигационные панели (веб-части), предназначенные для работы пользователей с документами и заданиями, система управления бизнес-процессами, необходимая для маршрутизации документов и заданий, а так же для интеграции СЭД с другими системами предприятия, средства разработки карточек документов, включая не только формы, но их функциональную логику работы.

Обновление июня 2011 года

Новая версия DocsVision SharePoint Edition представляет собой набор инструментов, дополняющих функционал SharePoint как платформы СЭД и позволяет быстро создавать решения по автоматизации документооборота на базе SharePoint, а также развивать готовые и настроенные приложения своими силами, без привлечения программистов. Работа пользователей с любым из приложений DocsVision, включая задачи классического делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, осуществляется в интерфейсе SharePoint, что позволяет заказчикам более полно использовать функциональность приложений Microsoft SharePoint, Microsoft Office и Outlook.

2014: Обновление модуля Docsvision 5 SharePoint клиент

Клиент для SharePoint - дополнительный модуль системы Docsvision 5, обеспечивающий расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint. Выпуск новой версии модуля обусловлен, в первую очередь, необходимостью поддержки SharePoint 2013. Помимо этого, SharePoint клиент претерпел радикальные изменения и является, по сути, новым продуктом, а не усовершенствованной версией имеющегося.

Модуль включает в себя набор веб-частей для доступа к данным, хранящимся в Docsvision, и поиска документов, а также расширения SharePoint, позволяющие создавать задания и документы, в том числе на основании документов, расположенных в библиотеке документов SharePoint.

SharePoint клиент - первый модуль системы Docsvision, обеспечивающий поддержку работы с документами и файлами в рабочих группах и одновременно - автоматизацию жестких регламентов согласования, утверждения и хранения официальных документов.

Организации, имеющие сложившуюся практику групповой работы в базах SharePoint, могут, ничего не меняя и не перенося документы в базу Docsvision, использовать все механизмы групповой работы портала SharePoint. Прямо из SharePoint клиента можно инициировать придание документу официального статуса (его запуск на согласование и утверждение), сохраняя при этом контроль за движением документа в СЭД. Одновременно в SharePoint клиенте отображаются задания из Docsvision и связанные с ними файлы, что позволяет работать и с официальными документами, не покидая интерфейс SharePoint, привычный пользователю.