Kyocera Net Manager
Программное обеспечение Kyocera
Оптимальный подход к документообороту

Одно из главных направлений в работе японской компании Kyocera Document Solutions — это оптимизация офисного документооборота, а также выстраивание эффективных систем сопровождения корпоративной документации. Компания хорошо известна на рынке как производитель печатной техники. В тоже время она успешно продвигает на рынке свои услуги комплексного ведения процессов внутренней и коммерческой печати в рамках системы Managed Document Services.

Концепция Managed Document Services (MDS) заключается в том, для заказчика создается индивидуальная высокоэффективная система документооборота, сочетающая надёжность и низкие финансовые затраты. Kyocera Document Solutions использует для выполнения заказов в рамках MDS собственные линейки офисной печатной техники, помощь авторизированных специалистов по наладке, обслуживанию и администрированию, а также собственные разработки программных продуктов.

Широкая линейка лицензируемых программ, разработанных и оптимизированных под технику Kyocera и систему Managed Document Services, позволяет компании занимать ведущее место на рынке готовых решений по повышению эффективности документооборота.

Kyocera Document Solutions разделяет типичный офисный цикл работы с документацией на отдельные сегменты и под каждый из них предлгает пользователю как минимум один оригинальный программный инструмент:

• сканирование или печать,
• отправку,
• хранение и защиту материалов от несанкционированного доступа,
• администрирование процесса и техники,
• предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав пользования средств, служб и данных

Для упрощения и автоматизации процессов сканирования, печати и хранения Kyocera располагает большим набором утилит, дополняющих друг друга: QuickPrint, PanelPlus, KyoEasyPrint, SmartScan, Kyocera Cloud Direct, ScannerVison, KYOroute Server, мобильное приложение для iOS и Android Mobile Print, а также программные пакеты PinPoint Scan и Print&Follow.

Например, программа Mail2Me помогает сделать отправку документации лёгкой и быстрой.

Программы KYOanalyser, Net Viewer, Helpdesk Assistant и NetAdmin предназначены для администрирования техники, процессов документооборота и решения сопутствующих с этим задач. Универсальный драйвер KX Driver и пакет по администрированию и контролю за процессами печати Net Manager являются важнейшими в общей структуре системы Managed Document Services.

Обзор пакета Kyocera Net Manager

Употребляя термин «офисный документооборот» и говоря о механизмах его оптимизации, далеко не все представляют себе масштаба задачи. Безусловно организовать учёт и контроль в единичном офисе или небольшой фирме можно минимальным приложением сил и средств. Но если речь идёт о крупной компании, имеющей сеть филиалов и разбросанных по нескольким странам офисных подразделений – тогда для приведения структуры документооборота в единообразный вид нужны специальные программные инструменты.

В арсенале Kyocera Document Solutions, предлагающей для оптимизации документооборота систему Managed Document Services (MDS), таким программным инструментом является пакет Kyocera Net Manager.

Пакет Kyocera Net Manager предназначен для создания иерархической сети устройств из принтеров и МФУ Kyocera, представленных в офисе или в компании. Kyocera Net Manager работает в среде операционных систем семейства Microsoft Windows, позволяя разворачивать на компьютере сервер для администрирования и управления документооборотом. По степени масштабируемости пакет ориентирован на решение задач малого и среднего бизнеса, обслуживая парк из ста (максимальное количество) печатающих устройств и коллективы пользователей численностью до тысячи человек. При необходимости Kyocera Net Manager может создавать сети с несколькими взаимодействующими в рамках общих правил администрирования серверами – тем самым выходя на масштабный уровень крупных производственных компаний и центральных офисов корпораций.

Общий механизм работы Kyocera Net Manager достаточно прост. Пакет состоит из серверной и клиентских частей. Будучи установленными, они позволяют создать единый сервер печати, куда будут собираться все материалы и задачи, связанные с публикацией, сканированием и копированием документов. При этом задачи не будут «безымянными» - благодаря обязательной идентификации пользователя в системе. Имеющийся в базе сервера документ (задание) может быть распечатано на любом свободном, подходящем под его требование, устройстве сети. При этом процесс печати также строго привязан к учётной записи пользователя – что решает массу вопросов по безопасности, учёту и разграничению полномочий различных групп сотрудников.

А теперь – рассмотрим все возможности пакета Kyocera Net Manager более детально.

Kyocera Net Manager в действии

Как уже было сказано, пакет Kyocera Net Manager состоит из серверной и клиентских частей. Серверная часть может быть установлена на ПК с операционной системой Microsoft Windows версий 7, 8, 10, Server 2008 и 2008R2, 2012 и 2012R2 (в вариантах как для 32, так и для 64 бит). Отметим, что, несмотря на формальную поддержку, Kyocera настоятельно рекомендует устанавливать серверную часть Net Manager на машины с операционными системами семейства Microsoft Windows Server.

Клиентская часть Kyocera Net Manager может быть установлена на компьютеры и ноутбуки, работающие под управлениями операционных систем Microsoft Windows Vista, 7, 8, 10, а также под macOS X и под Unix. Кроме того, серверная часть может интегрироваться с мобильным приложением Kyocera Mobile Print, которое доступно для операционных систем iOS и Android.

Авторизация и идентификация пользователей в системе Kyocera Net Manager позволяет контролировать кто и какие документы сканирует или отправляет на печать, учитывать количество проделанной каждым сотрудником работы, анализировать расходы на печать, разграничивать полномочия групп сотрудников или отдельных людей, определять и реализовывать различные сценарии безопасного доступа к информации.

Kyocera Net Manager поддерживает несколько способов идентификации пользователя: через набор специфической комбинации логина и пароля, по PIN-коду и через идентификационную карту с RFID-меткой. Для считывания последней Kyocera выпускает специальные считыватели, которые подключаются ко многим моделям МФУ и принтеров производителя через встроенный порт USB. Особо отметим, что в целях обеспечения повышенного режима секретности Kyocera Net Manager поддерживает комбинированные виды идентификации с использованием карты и PIN-кода (или пароля).

Печать в Kyocera Net Manager строится вокруг концепции Print&Follow. Концепция предусматривает, что любой идентифицированный в системе пользователь может выбрать документ на сервере и распечатать его на любом свободном устройстве сети. При этом сам режим печати регламентирован администратором в соответствии с обязанностями сотрудника его уровнем доступа.

Благодаря этому Net Manager в связке с возможностями по настройке интерфейсов принтеров и МФУ Kyocera обеспечивает массу эффективных режимов печати. В частности, благодаря обязательной идентификации пользователь получает на экране управления устройством оптимально настроенный под его задачи интерфейс, доступ к необходимым для работе контактам, шаблонам и опциям «по умолчанию». При этом администратор системы может разрешить или ограничить для пользователя (или группы пользователей) определённые виды манипуляций с документами в базе, а также (при необходимости) ограничить печать материалов для него монохромным или чёрно-белым режимами.

Функции копирования и сканирования в пакете Kyocera Net Manager не являются основными, однако, и тут пользователю представляется масса весьма полезных возможностей. Так, та же индивидуальная регистрация в системе позволяет запоминать и использовать личные настройки сканирования, обработки и отправки материалов.

Полная прозрачность процессов документооборота для администратора Kyocera Net Manager и учёт системой всех материалов и операций с ними превращают этот программный пакет в отличный инструмент анализа работы офиса. На базе полученных данных легко выстроить режим оптимальной занятости сотрудников, решить задачу экономии средств и времени, синхронизировать работу различных групп, отделов и филиалов компании.

При всей относительной простоте, Kyocera Net Manager – это мощный инструмент, значительно упрощающий работу в офисе, делая её структурно грамотной, безопасной с точки зрения утечки информации вовне, полностью управляемой и экономически эффективной.

Безусловно, Kyocera Net Manager нельзя воспринимать как одиночное универсальное решение для всех случаев. Потенциал этого программного пакета наиболее полно раскрывается при использовании компанией всех элементов, входящих в концепцию Managed Document Services. А именно: современных моделей офисной техники Kyocera, фирменных сервисов настройки и обслуживания, а также всего арсенала программных средств Kyocera – приложений PinPoint Scan, Kyocera Cloud Direct, KYOanalyser и других, а также универсального драйвера KX Driver.

Ответьте, пожалуйста, на несколько наших вопросов