Органы исполнительной власти Самарской области перешли на новую версию СЭД CompanyMedia

2022: Переход органов исполнительной власти Самарской области на импортонезависимую СЭД CompanyMedia

9 декабря 2022 года компания «ИнтерТраст» сообщила о том, что органы исполнительной власти Самарской области перешли на следующую версию СЭД CompanyMedia (актуальную на момент выполнения проекта).

Органы исполнительной власти Самарской области совершили переход на импортонезависимую СЭД CompanyMedia в рамках работ по развитию автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД).

Об АИС ДД органов исполнительной власти Самарской области

АИС ДД предназначена для решения задач документационного обеспечения управления органов исполнительной власти области с территориально-распределенной организационной структурой высокой сложности. В качестве программной платформы АИС ДД используется система CompanyMedia, адаптированная под специфику документооборота Правительства Самарской области.

Цели проекта

Основные цели развития АИС ДД:

• Импортозамещение, перевод АИС ДД на обновленную версию системы CompanyMedia, использующую в качестве базовых компонентов отечественное либо открытое программное обеспечение.
• Переход на обновленный формат системы межведомственного электронного документооборота - МЭДО 2.7.1.

Ход проекта

Особенностью проекта была необходимость как можно более быстрого перехода заказчика на МЭДО 2.7.1. Контракт был заключен 10 августа 2021 г., а уже начиная с ноября 2021 г, то есть менее чем через три месяца, система должна была быть запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.

Для соблюдения таких сжатых сроков, важно было наладить эффективное взаимодействие между заказчиком и исполнителем по всем вопросам связанным с проектом. Для этой цели на стороне заказчика была образована рабочая группа.

Данная версия системы была развернута специалистами компании «ИнтерТраст» на серверах заказчика, после чего стартовали работы по миграции данных из старой версии.

Важным этапом проекта было обучение пользователей. В старой версии CompanyMedia основным рабочим клиентом являлся Lotus Notes. В обновленной версии пользователи должны были перейти на работу через непривычный для них web-клиент. Для того, чтобы максимально облегчить переход, ключевые пользователи и делопроизводители были обучены по углубленной программе, в ходе которой на специально установленном тестовом стенде системы на примере реальных процессов, с данными пользователями разбирали все нюансы и отличия работы в данной версии CompanyMedia. На местах, было проведено обучение несколько групп инструкторов по каждому функциональному модулю системы. Для широкого круга пользователей системы были проведены дистанционные вебинары. Обучение проводилось как на территории заказчика, так и дистанционно.

Параллельно велись работы по переконфигурированию обновленной версии системы с учетом специфики работы Правительства Самарской области, для соблюдения сжатых сроков проекта все необходимые адаптации выполнялись штатными средствами системы.

После окончания работ по миграции данных, переконфигурированию и обучению были проведены приемо-сдаточные испытания и система была передана в опытно-промышленную эксплуатацию.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации специалисты «ИнтерТраст» присутствовали на территории заказчика для оперативного решения всех возникающих вопросов. Для консультаций пользователей привлекались специалисты сертифицированного партнера «ИнтерТраст» в Самарской области - ООО «ТераСистемы-C».

Итоги проекта

Проект по переходу на импортонезависимую версию CompanyMedia охватил около 5000 пользователей органов исполнительной власти Самарской области и подведомственных им учреждений. В данную версию СЭД были перенесены документы за последние 2 года работы и все справочники. Был осуществлён переход на новый формат системы межведомственного электронного документооборота - МЭДО 2.7.1.

Все цели проекта были полностью достигнуты.

Планы по развитию

В дальнейшем планируется перевод на обновленную версию CompanyMedia ОМСУ Самарской области.

2012: Внедрение СЭД CompanyMedia

CompanyMedia, разработанная московской компанией «ИнтерТраст», внедрена и успешно работает в Пензенской, Ульяновской, Самарской, Новосибирской, Омской областях, Ямало-Ненецком АО, администрации города Красноярска, многих крупных организациях и предприятиях.