Правительство ЯНАО перешло на новую версию СЭД CompanyMedia

Выбор решения

Проект по внедрению системы электронного документооборота CompanyMedia, созданной специалистами компании «ИнтерТраст» на базе платформы IBM Domino/Notes, во всех органах власти ЯНАО стартовал в 2006 году. В результате реализации различных этапов проекта внедрение СЭД CompanyMedia позволило создать общее информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления в автономном округе на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что позитивным образом отразилось на качестве работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов.

Ход проекта

На сегодняшний день в едином цифровом пространстве работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные, муниципальные и лечебно-профилактические учреждения, Законодательное Собрание, Счетная палата и Избирательная комиссия ЯНАО. С использованием системы осуществляются все действия с корреспонденцией, правовыми актами, договорами, соглашениями и обращениями граждан. Система интегрирована со следующими внешними ресурсами: официальные сайты Губернатора и аппарата Ямало-Ненецкого автономного округа; региональный портал государственных и муниципальных услуг и функций. В настоящий момент в системе работают около 2000 пользователей. По итогам 2013 года в системе обрабатывалось свыше 1,3 млн. документов.

Результат

В Ямало-Ненецком автономном округе CompanyMedia внедрена с максимальным функциональным охватом: используются больше десяти модулей системы, от классического делопроизводства до управления работой заседаний. К инновационным решениям, применяемым в ЯНАО можно отнести мобильные рабочие места CompanyMedia для планшетных устройств iPad и Android, — комментирует Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст». — Мобильное приложение, разработанное специалистами «ИнтерТраст», активно используется Губернатором ЯНАО, большинством членов Правительства автономного округа, некоторыми из глав муниципальных образований и руководителей исполнительных органов. Мобильные рабочие места CompanyMedia – это инструменты для удаленной работы с документами, ориентированные на руководителей всех уровней и на предметных специалистов.

«Одним из ключевых требований к платформе со стороны администрации ЯНАО являлась поддержка территориально распределенного документооборота в условиях слабых каналов связи. В ЯНАО до сих пор зачастую используются модемы, и в этих условиях на скоростях, достигающих порой считанные килобиты, система стабильно и надежно работает, — отметил Юрий Кулаков, начальник управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа. После рассмотрения различных программных продуктов мы остановили свой выбор на платформе Domino/Notes корпорации IBM и построенной на ее базе системе CompanyMedia компании «ИнтерТраст». Одним из важнейших факторов для нас при выборе программного решения являлась модульная структура, что дало возможность поэтапной автоматизации».

«Решения для организации коллективной работы безусловно являются мощным подспорьем для организации, которое способствует повышению продуктивности труда и позволяет объединить усилия сотрудников для достижения общей цели, — отметил Дмитрий Шпиль, руководитель по продажам ПО для совместной работы и облачных услуг IBM в Центральной и Восточной Европе. Проект, реализуемый администрацией ЯНАО, является важным этапом на пути оптимизации процессов предоставления государственных услуг населению. Проект позволит упростить и ускорить работу над документами. Гибкость и легкость разработки на платформе IBM Domino/Notes даст возможность в короткие сроки добавлять модули различного функционала с учетом местной специфики и особенностей работы. Это позволит обеспечить максимально удобное и быстрое обслуживание интересов жителей округа».

2017: Правительство ЯНАО перешло на новую версию СЭД CompanyMedia

В конце 2016-начале 2017 года в органах исполнительной власти ЯНАО внедрена четвертая версия CompanyMedia, обеспечивающая возможность работы с документами в web-интерфейсе. Стратегической целью проекта является плавный переход к импортонезависимой среде для управления документами.

В едином цифровом пространстве работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные, муниципальные и лечебно-профилактические учреждения, Законодательное Собрание, Счетная палата и Избирательная комиссия ЯНАО. С использованием системы осуществляются все действия с корреспонденцией, правовыми актами, договорами, соглашениями и обращениями граждан. Система интегрирована с региональным порталом государственных и муниципальных услуг и функций, а также с официальным сайтом Губернатора и аппарата Ямало-Ненецкого автономного округа. В 2016 году было принято решение о необходимости масштабного обновления региональной межведомственной системы электронного документооборота.

На первом этапе у пользователей сохраняется возможность параллельной работы в привычном «толстом» клиенте с постепенным освоением возможностей web-интерфейса. Наряду с обучением пользователей навыкам работы с новым интерфейсом на данном этапе осуществляется перенос доработок, выполненных в более ранних версиях CompanyMedia. На втором этапе будет внедрена импортонезависимая версия системы, где работа с документами ведется только в web-клиенте. Данная конфигурация CompanyMedia является полностью российской разработкой и не требует закупки лицензий на проприетарное программное обеспечение зарубежного производства.

К системе, кроме органов исполнительной власти, подключены государственные учреждения ЯНАО, а также сотрудники одного из крупнейших муниципальных образований региона — Надымского района.

Полученный опыт перехода к использованию новой версии системы будет использован в 2017 году при подключении к системе других органов власти и муниципальных образований. Наиболее подготовленные пользователи работают в web-интерфейсе в режиме ознакомительной эксплуатации, вместе с тем ведется тиражирование системы на муниципальном уровне. Параллельно с обновлением системы в ЯНАО внедряется технология электронной подписи. С применением квалифицированной усиленной ЭП осуществляется электронное согласование правовых актов. Переход органов государственной власти ЯНАО на полностью безбумажный документооборот запланирован до конца 2017 года.