«Биотехимпэкс» использует СЭД «Этлас» версии 6.6

2021: Использование СЭД «Этлас» версии 6.6

17 ноября 2021 года компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила о том, что «Биотехимпэкс» использует СЭД «Этлас» версии 6.6.

Компания «Биотехимпэкс» осуществляет поставки медицинского лабораторного оборудования и реагентов для лабораторной диагностики, клинической биохимии и электрофоретического анализа.

Специфика этого бизнеса в том, что номенклатура реагентов достаточно велика, при этом многие клиенты покупают их в том или ином ассортименте регулярно или периодически.

Каждая поставка сопровождается объёмным пакетом документов. Для их подготовки компания «Биотехимпэкс» использует систему электронного документооборота «Этлас» версии 6.6.

В компании уже частично использовались электронные документы. Увеличение их объёма поставило вопрос о внедрении системы электронного документооборота, которая позволила бы полностью отказаться от бумажных документов и одновременно повысить эффективность работы. Многие партнёры и клиенты «Биотехимпэкс» уже внедрили электронный документооборот, поэтому совершенствование бизнес-процессов в этом направлении — своевременное и экономически оправданное решение.

Выбор программного решения от компании «Этлас-Софт» был продиктован не только функционалом системы, но и возможностью гибко подстроить её под особенности бизнеса компании. Специалисты «Биотехимпэкс» составили техническое задание, в котором перечислили основные и дополнительные требования к системе электронного документооборота. В частности, было необходимо разработать дополнительный механизм регистрации заявок клиентов, отвечающий определённым требованиям, создать несколько специализированных связанных справочников в карточке документов и написать ряд автоматически запускаемых скриптов, которые будут проверять уникальность выбираемых значений справочников.

Стандартная версия системы электронного документооборота «Этлас» может работать «из коробки» и после минимальной настройки обеспечивает:

• автоматическую обработку входящих заявок и другой корреспонденции;
• создание электронных документов на основе имеющихся в программе или разработанных с помощью встроенного конструктора шаблонов;
• совместную работу с документами;
• интеграцию со складскими и бухгалтерскими программами;
• подготовку отчётов;
• подписание документов ЭЦП и передачу их контрагентам по электронной почте;
• автоматическое помещение исполненных документов в архив.

Чтобы выполнить требования технического задания, специалисты Этлас-Софт изучили особенности документооборота «Биотехимпэкс»: как поступают заявки от клиентов, как они регистрируются и обрабатываются и т.п. На основании собранной информации были разработаны и написаны скрипты и все необходимые дополнения.

После установки СЭД «Этлас» на серверы и рабочие станции компании «Биотехимпэкс» была проведена настройка системы и всесторонняя проверка её работоспособности. Работу вели инженеры `Этлас-Софт` совместно с ИТ специалистами заказчика: они рассказали пользователям об особенностях функционирования системы электронного документооборота, продемонстрировали её возможности на конкретных примерах.

Сотрудники компании «Биотехимпэкс» с большим интересом встретили новацию и рассчитывают, что внедрение системы электронного документооборота сократит объём рутинной работы, связанной с обработкой заявок клиентов и подготовкой сопроводительных документов. Руководство «Биотехимпэкс» со своей стороны ожидает улучшения показателей эффективности компании.

2016: «Биотехимпэкс» перешла на СЭД "Этлас" версии 5.6

После трехлетнего успешного использования системы электронного документооборота Этлас компания «Биотехимпэкс» осуществила переход с версии 4.0 на версию 5.6.

Результатом внедрения системы стала автоматизация работы отдела канцелярии по регистрации корреспонденции, а также организация контроля за движением входящих и исходящих документов, автоматизировать ключевые процессы документооборота и взаимодействия в ООО «Биотехимпэкс».

Переход на новую версии системы позволил специалистам использовать новые функции и модули, такие как:

• Создание в обозревателе пользовательских папок-фильтров, отображающих документы в соответствии с заданными критериями поиска. Добавлен ряд преднастроенных фильтров, например, фильтр "Редактируемые документы", отображающий все документы, редактируемые текущим пользователем.
• Обновленный модуль редактирования маршрутов: создание пользовательских маршрутов стало проще и быстрее.
• Отправка документов в дочерний процесс из основного процесса с приостановкой его выполнения.
• Указание в качестве исполнителя задания группы пользователей. Задание закрепляется за первым пользователем, взявшим задание в работу.
• Функция запуска документа в процесс/рассылку непосредственно из его карточки в момент его создания.
• Функция установки статуса критичности для определенных действий бизнес-процесса. Отмечаются красным цветом в списке действий и в списке входящих заданий.
• Функция прямого ответа на пользовательское уведомление.
• Редактор временных интервалов для описания сроков исполнения и хранения для различных видов документов.
• Ведение версионности маршрутов, модифицируемых в редакторе маршрутов.
• Распечатка листа рассылки документа.
• Возможность использования вычисляемого с помощью Lua-скрипта столбца в генерируемом отчете.
• Веб-клиент обновлен и использует последнюю версию Twitter Bootstrap 3-го поколения.
• Оптимизированный поиск по содержимому документов.
• Расширенный функционал подсистемы сканирования документов.

2012: Старт внедрения СЭД «Этлас»

Компания Этлас-Софт приступила к внедрению системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами «Этлас» в компании «Биотехимпэкс» (www.biotechimpex.ru).

Целью первого этапа внедрения является автоматизация работы отдела канцелярии по регистрации корреспонденции, а также организация контроля за движением входящих и исходящих документов. Также в ходе первого этапа внедрения планируется автоматизировать ключевые процессы документооборота и взаимодействия в ООО «Биотехимпэкс».