Диарси Центр (Roks) (1С:Документооборот 8 КОРП)

Цели внедрения

Создание единого хранилища документов компании (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее), организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании, не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов, автоматизация учета бумажных документов или архива, автоматизация учета мероприятий и контроля исполнений протоколов мероприятий, автоматизация проектного учета и ведения документов по проектам, организация доступа к СЭД через интернет или мобильные устройства.

Ход проекта

Выбор продукта «1С:Документооборот» обусловлен тем, что продукт реализован на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы; для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении, доступность материалов для самостоятельного изучения продукта, надежность вендора (фирмы «1С»), приемлемая цена при хорошем качестве решения.

1. Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 500 рабочих мест;
2. Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы;
3. Настроена интеграция с учетной системой «1С:Управление торговлей 8» и корпоративным порталом «1С-Битрикс: Корпоративный портал», синхронизированы справочники сотрудники, подразделения, организации;
4. Настроены виды документов: внутренних (23);
5. Настроены шаблоны видов документов — 23, автозаполняемые шаблоны — 14;
6. Настроены процессы обработки документов, такие как: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, исполнение и ознакомление внутренних документов;
7. Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по организациям, по папкам документов;
8. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
9. Проведено обучение пользователей.

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server) Количество одновременно работающих клиентов: 500 (веб-клиент) Количество видов документов — 23 Количество вводимых документов в день — до 500 Объем информационной базы — 1250 МБ

Результаты

В результате автоматизации налажен учет кадрового документооборота и документооборот отдела маркетинга, контроль сроков, хранение документов, ведение проектов и контроль исполнительской дисциплины.

Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращение времени на работу с документами, для руководителей появился инструмент контроля поставленных задач.