«Единая Европа» автоматизировала бизнес-процессы с помощью системы управления проектами Advanta

2024: Внедрение системы управления проектами Advanta

25 января 2024 года компания Адванта Консалтинг (Advanta) сообщила об автоматизации бизнес-процессов в ГК «Единая Европа». За 4 месяца от постановки требований до запуска в эксплуатацию была создана система управления проектами по разработке и производству косметики.

Как сообщалось, в компании филиальная структура. Каждый филиал имеет свой офис, склад, транспортный парк для доставки товара, штат торговых представителей и консультантов, подразделения маркетинга, планирования и анализа. В составе холдинга работают предприятия по контрактному производству косметических продуктов, способные выпускать до 250 SKU декоративной косметики, включая аксессуары, парфюмерию и уходовые средства.

После ухода западных конкурентов с российского рынка количество выпускаемых компанией проектов, брендов и продуктов резко возросло. Стали возникать сложности с контролем проектов. Ввести десятки проектов вручную – в Excel, на бумаге, каждое направление по-своему и независимо от других – было уже невозможно.

Руководству компании требовалась единая методология и единый инструмент для управления проектами и портфелями. Из нескольких вариантов была выбрана информационная система управления проектами на базе цифровой платформы ADVANTA. Выбор в пользу этого решения был сделан по нескольким причинам. Во-первых, это российский вендор. Во-вторых, это не просто ИТ-инструмент, а функциональное решение со встроенной методологией контроля проектов, способное поддержать все текущие процессы компании. И в-третьих, гибкая система, которая не требует дополнительного программирования и содержания аналитика в штате.

Топ-менеджмент холдинга планирует с ее помощью уменьшить сроки и оптимизировать качество проектов по разработке брендов и продуктов. И за счет этого расширить сферу влияния на отечественном парфюмерно-косметическом рынке, закрывая потребности российского покупателя в большинстве сегментов и ниш.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением:

• получить единый инструмент контроля за портфелями и проектами холдинга
• сократить сроки проектов и время на сбор и подготовку отчетности
• сформировать единую среду для взаимодействия подразделений и трансфера

Что было сделано в процессе внедрения:

• Сформированы базовые принципы методологии управления проектами.
• Командой заказчика проеден реинжиниринг ряда бизнес-процессов холдинга.
• Создан реестр проектов, проекты сгруппированы портфелям и направлениям.
• Настроены карточки (паспорта) и шаблоны проектов.
• Определены вехи для контроля выполнения этапов проекта.
• Настроена отчетность с требуемым набором показателей, которая автоматически уведомляет руководителей внутри системы и по e-mail о статусах проектов, возможных рисках и проблемах.

Каких результатов удалось достичь с внедрением информационной системы управления проектами:

• Время на формирование графиков проектов в среднем сократилось в 10 раз: с 8 часов до 40 минут.
• Время сбора данных и подготовки отчетности снизилось в 10 раз. Большая часть информации доступна онлайн.
• У генерального директора и руководителей проектов за счет появления реестра проектов и дашбордов по всем проектам компании появилась возможность владеть актуальной информацией о состоянии портфеля и отдельных проектов, видеть, какие идут в графике, а какие требуют повышенного внимания, принимать на основе объективных данных своевременные решения.
• Контролируется загрузка 50+ сотрудников, занятых в проектах, исключая риски простоя и переработок.

В дальнейших планах заказчика – доработать шаблоны проектов под требования пользователей и масштабировать решение на другие департаменты.