Зооволна (ИП Иванова Юлия Петровна) (Клеверенс: Магазин 15)

2023: Инвентаризации по-новому: сеть магазинов ZOOVOLNA отказалась от учёта «по бумаге»

Последняя инвентаризация по-старому

В зоомагазинах сети ZOOVOLNA каждый день выполняют множество различных операций: приёмка новых партий кормов, выкладка игрушек для кошек, контроль сроков годности ветпрепаратов. Ассортимент огромен — более тысячи позиций в каждом магазине. И всё это нужно учитывать, чтобы не было ни дефицита, ни пересорта.

До недавнего времени учёт вели по старинке — на бумаге. Распечатывали списки из 1С, считали товар, «крыжили» план и факт, потом вручную вносили данные в 1С. Сначала инвентаризации проводили по ночам, но только добавляло проблем, так как люди уставали, и их невнимательность возрастала. Позже стали закрывать магазины на несколько рабочих дней, но даже тогда остатки не сходились.

Учёт всегда вели на бумаге. Но когда в каждом магазине более 1000 единиц товаров, такой способ отнимает много времени. Даже закрытие на инвентаризацию не позволяло свести остатки без ошибок. рассказал Александр Хан, менеджер компании-интегратора «Первый БИТ», ведущей проект по автоматизации учёта

Собственник хочет быть первым на рынке

Собственник ZOOVOLNA — франчайзер. Для него бизнес — это не только прибыль, но и эталон для других. Каждый новый партнёр по франшизе открывает магазин, ориентируясь на уже отработанные процессы: как выстроена логистика, как организован учёт, как ведётся работа с клиентами.

Именно поэтому ему было важно, помимо поддержания стабильности, постоянно двигаться вперёд. Он регулярно проводил внутренние аудиты, анализировал эффективность работы каждого отдела, перестраивал торговые залы, оптимизировал выкладку. Его подход — постоянное улучшение: если что-то можно сделать лучше, значит, нужно сделать.

Но с ростом сети стало понятно: масштабировать бизнес с бумажным учётом невозможно. То, что работало в одном магазине, давало сбои в трёх. Ошибки накапливались, остатки «плясали», а контроль за персоналом становился всё сложнее.

Тогда он начал искать решение и технологии, которые позволят вывести всю сеть на новый уровень. Изучал рынок, читал отзывы, сравнивал. Не просто доверился рекомендациям — сам разобрался, какие терминалы удобны, как софт работает в реальных условиях.

Для него было важно выбрать инструмент, который станет стандартом для всей франшизы. Главная цель была ясна: ускорить инвентаризацию, сократить ошибки при приёмке и освободить сотрудников от рутины. Такой подход дал бы конкурентное преимущество — и внутри сети, и на рынке.

Решение — в деталях

Собственника сети зоомагазинов заинтересовали программное обеспечение Клеверенс для учёта товаров и терминалы сбора данных АТОЛ Smart.Prime — решение, которое оказалось точным по нескольким причинам. «Магазин 15» изначально создавался для розничных сетей без адресного хранения, где важна мобильность и скорость. А это как раз случай ZOOVOLNA: товары не стоят на фиксированных местах, а распределены по зонам, и пересчитывать их нужно прямо в торговом зале, не отрываясь от клиентов.

Из двух вариантов ПО — «Склад 15» и «Магазин 15» — выбор сделали в пользу последнего. Потому что задачу нужно было решать непосредственно в торговых точках. Нужно было ускорить инвентаризацию, упростить приёмку и исключить ошибки при работе с большим количеством SKU — и всё это в условиях ограниченного времени и высокой загрузки торгового зала.

«Магазин 15» идеально подходит для таких условий: он работает в онлайн-режиме, позволяет проводить одновременные инвентаризации в нескольких точках через единую информационную базу и поддерживает все ключевые операции — от приёмки до переоценки и присвоения штрихкодов.

Помощь с внедрением взял на себя сертифицированный партнёр Клеверенса — компания «Первый БИТ». Они не просто установили софт и выдали ТСД, а глубоко погрузились в процессы сети: поняли, как организован учёт, какие типы товаров чаще всего вызывают ошибки, как сотрудники взаимодействуют с документами. Благодаря этому система была адаптирована под реальную работу, а не шаблонно.

Всё меняется

Чтобы автоматизация заработала стабильно, пришлось изменить не только привычки сотрудников, но и саму инфраструктуру. Первое, что сделали, — перевели всю систему учёта в облако «БИТ.Лайв». Раньше она находилась на стороннем сервере Scloud, и из-за этого возникали постоянные сбои в синхронизации баз Mobile SMARTS (Клеверенс) и 1С. Проблема длилась полтора месяца и мешала завершить внедрение. И переезд в «БИТ.Лайв» оказался выгоднее, чем покупка отдельного веб-клиента по всем пунктам.

Облако предоставляет доступ для открытия портов, необходимых для корректной работы 1С и `Магазина 15`. Плюс веб-клиент уже входит в стоимость аренды — это выгоднее, чем покупать его отдельно. рассказал Сергей Нестеров, специалист по внедрению компании «Первый БИТ»

Ещё одна техническая преграда — отсутствие статичного IP-адреса — также была устранена. Без него не работал онлайн-обмен между системами. Решение оказалось простым: адрес купили, и связь заработала без сбоев.

Параллельно шла работа с людьми. Продавцы привыкли к бумажному учёту, а теперь им предстояло работать с терминалами сбора данных. Чтобы адаптация прошла быстро, команда «Первого БИТа» провела обучение в рамках программы лояльности. Показали, как создавать документы, заводить новые штрихкоды, проводить приёмку и инвентаризацию.

Заказчик не ожидал, что можно будет сразу же после внедрения приступить к работе. Но мы провели обучение — и это позволило сократить период адаптации до 1 дня. поведал Александр Хан, менеджер по работе с клиентами

Технологии, инфраструктура, люди — всё изменилось одновременно. И именно этот комплексный подход позволил системе заработать с первого дня.

Когда технологии становятся частью повседневной жизни

Автоматизация не считается успешной, пока не пройдёт проверку в реальных условиях. После внедрения программно-аппаратного комплекса на базе ПО Клеверенс и ТСД стало возможным проводить инвентаризации прямо в торговых залах — пока клиенты выбирают товар, а кассиры обслуживают покупателей, и не закрывая магазины.

Благодаря единой информационной базе пересчёт можно выполнять одновременно в нескольких точках сети. Сотрудники сканируют товары с помощью терминала, и данные моментально попадают в 1С. Система проверяет соответствие товара и документа, сводя к минимуму ошибки из-за человеческого фактора. Если код не совпадает, на экране ТСД сразу появляется уведомление. Ошибки, которые раньше были нормой, теперь исчезли.

С `Магазином 15` увеличилась скорость пересчёта товаров, появилась возможность проводить инвентаризации одновременно в нескольких магазинах и значительно сократились ошибки человеческого фактора. сообщил Александр Хан, менеджер компании «Первый БИТ»

Результаты оказались очевидными уже в первые недели:

• Инвентаризация теперь проводят в рабочее время.
• Система автоматически сверяет штрихкоды и артикулы.
• Продавцы стали мобильнее — не нужно бегать к компьютеру, всё делается на месте.
• ТСД можно перемещать между магазинами — это особенно удобно при временной нехватке техники.

Сотрудники больше не тратят часы на бумажные списки, не путаются в названиях товаров, не боятся допустить ошибку. Учёт стал прозрачным, предсказуемым и максимально приближённым к реальной работе.

Это позволило освободить время для более важных задач — сервиса, выкладки, общения с клиентами. А главное — технология уже не воспринимается как чужеродная нагрузка, а стала естественной частью повседневной работы.

Сейчас в сети два терминала, но с открытием двух новых торговых точек парк будет расширен. Пока используются основные функции: инвентаризация, приёмка, присвоение штрихкодов. Но в планах — добавить переоценку товаров, контроль сроков годности и электронный документооборот с поставщиками.

Советы тем, кто только начинает

Цифровизация редко начинается с масштабного плана. Чаще всего она стартует с одной боли: слишком долго считаем, слишком много ошибок, не успеваем расти. У ZOOVOLNA таким триггером стала инвентаризация — рутинная, трудоёмкая, но обязательная операция. Решив эту задачу, они не просто ускорили учёт, а заложили основу для прозрачного, управляемого и масштабируемого бизнеса.

Сегодня автоматизация уже не воспринимается как временный проект — она стала частью повседневной работы всей сети. И на основе своего опыта команда может дать чёткие рекомендации другим ритейлерам:

• Выбирайте облачное решение. Переезд из Scloud в «БИТ.Лайв» решил проблему синхронизации и обеспечил стабильную работу 1С и «Магазина 15». Плюс веб-клиент входит в стоимость — это выгоднее, чем покупать его отдельно.
• Убедитесь в наличии статичного IP-адреса. Без него не работает онлайн-обмен между системами. Простое техническое решение, но ключевое для корректной интеграции.
• Обучайте сотрудников с первого дня. Благодаря программе лояльности от «Первого БИТа» продавцы освоились за один день. Это позволило сразу перейти к работе без длительной адаптации.
• Начинайте с главного. В приоритете у ZOOVOLNA была скорость инвентаризации и точность приёмки. Сфокусировались на этом — и достигли результата.
• Работайте с надёжным партнёром. «Первый БИТ» помог не только установить ПО, но и решить сложные технические вопросы: миграцию в облако, настройку портов, организацию онлайн-обмена.

ZOOVOLNA выбрала цифровизацию не потому, что это модно, а потому что это необходимо. Бумажный учёт достиг предела — дальше было бы уже невозможно контролировать остатки, избегать ошибок и развивать франшизу. Сейчас собственник может быть уверен: данные актуальны, учёт точный, а продавцы заняты клиентами, а не документами.

А главное — масштабирование стало простым: новый магазин, новый терминал, подключение к единой базе — и система работает с первого дня. Технологии не заменили людей. Они просто помогли им работать лучше.