Информатизация региональной сферы культуры: опыт Татарстана

В 2008 г. группа компаний «БАРС Груп» совместно с Министерством культуры Республики Татарстан осуществила проект создания и внедрения информационно-аналитической системы мониторинга деятельности республиканских бюджетных учреждений сферы культуры. «БАРС.Web-Мониторинг Культуры» стало первым в России решением класса «Business intelligence» (BI), созданным специально для сферы культуры. Обеспечивая построение регионального Ситуационного центра управления сферой культуры, оно помогает вести продуманную государственную политику. Система разработана на основе интернет-технологий. Она объединяет ведомство, руководящее сферой культуры региона, и все подведомственные учреждения в единое информационное простраство. Учреждения вносят в систему статистические данные в режиме реального времени. Эта информация мгновенно собирается в едином хранилище. Руководство может оперативно анализировать ее. Примечательно, что процесс анализа также автоматизирован.

Перечень показателей, по которым осуществляется мониторинг, очень широк. Он охватывает все направления культуры региона, включая кино и фотоискусство, библиотечное и музейное дело, дает возможность следить за развитием видов искусства и художественного образования, оценивать эффективность мер по охране объектов культурного наследия. В системе учитываются данные о кадрах и кадровой потребности, государственных заказах и финансировании.

Применение информационно-аналитической системы «БАРС.Web-Мониторинг Культуры» помогает в решении целого ряда задач.

Управление на основе актуальной информации

В единой базе собираются данные по всем типам подведомственных министерству учреждений: библиотекам, театрам, музеям, циркам, учреждениям культурно-досугового типа и пр. Эта информация, а также интерактивная карта помогают наглядно выявлять ошибки в размещении учреждений и планировать развитие инфраструктуры. Таким образом, обладая современной BI-системой, сотрудники министерства, не выходя из кабинета, могут оценивать ситуацию в конкретном подведомственном учреждении или анализировать данные в масштабах муниципалитета и региона в любом разрезе.

Мониторинг объектов монументального искусства

Система обеспечивает учет объектов монументального искусства и культурного наследия. Она предоставляет возможность сбора актуальной информации обо всех памятниках, мемориальных скульптурных композициях и других произведениях, в том числе – расположенных в самых удаленных частях региона. Отслеживаются текущее состояние и вид объекта (в режиме on-line осуществляется сбор фотоизображений), фиксируются данные об авторе, ответственных за содержание и т. д. Чтобы увидеть фотографию объекта, достаточно кликнуть на соответствующую иконку, расположенную внутри отчётной формы.

К 65-летию Победы с помощью “БАРС.Web-Мониторинг Культуры” в Республике Татарстан в кратчайшие сроки был проведен мониторинг всех объектов монументального искусства, посвященных Великой Отечественной войне.

Выявление потребностей художественного образования

В системе собирается полный перечень регламентированных статистических показателей, касающихся сферы художественного образования, включая состав педагогических кадров, количество учащихся, финансирование школ искусства и состояние материально-технической базы.

Контроль государственных закупок

Существует возможность контроля выполнения государственного заказа: решение снабжено соответствующими отчетными формами, в которых фиксируется информация об учреждениях, проведенных торгах, поставщиках, контрактных условиях и т. п.

Оперативный сбор нерегламентированной отчетности

Зачастую возникает потребность в показателях, не включенных в федеральные и региональные формы статистической отчетности. Такая отчетность, как правило, связана со сбором информации для оперативного решения нетиповых задач: подготовкой к празднованию 65-летия Победы в Великой Отечественной войне, проведения всероссийской переписи библиотек, сбора сведений о переподготовке кадров и др. “БАРС.Web-Мониторинг Культуры” позволяет собрать и проанализировать и эту информацию с самой разветвленной подведомственной сети в течение одного рабочего дня. Достаточно создать еxcel-шаблон отчетной формы, загрузить его в систему, и новая форма становится доступна операторам в учреждениях. Существующий функционал прикрепления к отчетным формам фото- и видеоизображений, а также возможность создания индивидуальных обработок к формам – все это придает системе дополнительную гибкость.

Интеграция данных в рамках проведения всероссийской переписи библиотек

Сегодня библиотекам уделяется пристальное внимание, так как именно они, в первую очередь, должны решать задачу предоставления свободного доступа к информации каждого человека. Вместе с тем, ведомственная разобщенность российских библиотек в определенной степени снижает эффективность использования совокупных информационных ресурсов. Кроме того, государственное статистическое наблюдение распространяется только на общедоступные библиотеки, в основном относящиеся к ведению Министерства культуры РФ. Вне статистического анализа остается и деятельность библиотек, не имеющих статуса юридического лица, являющихся структурными подразделениями учреждений, предприятий, организаций. В результате этого отсутствуют официальные статистические данные о библиотеках Министерства образования и науки, Министерства труда, занятости и социальной защиты, Министерства промышленности и торговли, Министерства юстиции, Министерства внутренних дел, Министерства здравоохранения и других ведомств, а также о библиотеках профессиональных союзов, вузов и ссузов. Все это искажает реальную ситуацию по организации библиотечно-информационного обслуживания населения, снижает уровень аналитических исследований, соответственно, усложняет задачи управления и стратегического планирования развития отрасли. Министерствами Республики Татарстан используются ряд решений на платформе “БАРС.Web-Своды”. Уникальная возможность объединения данных из систем указанных министерств обеспечивает высокий уровень организации переписи всех типов библиотек, оперативную обработку и анализ собранной информации.

Обеспечение открытой деятельности органов власти

Собранная системой информация обо всех учреждениях и услугах, оказываемых сферой культуры гражданам, может быть размещена на сайте Министерства культуры. В силу этого портал обеспечивает прозрачность сферы культуры для граждан и является площадкой для взаимодействия государства, бизнеса и общества в целях развития культуры.

Система “БАРС.Web-Мониторинг Культуры” является тиражной, а ее развертывание в масштабах региона не представляет сложности. Технические процедуры (такие, как установка базы данных или серверной части) не требуют значительных трудовых и временных затрат при внедрении.

Обучение специалистов может осуществляться в режиме видеоконференции. Для всех операторов система доступна в режиме on-line через web-браузер. Таким образом, установка программного обеспечения на каждый компьютер не требуется. Все изменения и обновления вносятся в систему централизованно. В системе реализованы механизмы, позволяющие успешно собирать показатели с многоуровневой иерархии учреждений, которая может включать в себя несколько тысяч абонентов. Острым вопросом является возможность контролировать своевременность, полноту и правильность вносимых данных. Информационно-аналитическая система обеспечивает многопользовательский доступ к данным, помогает отслеживать стадию заполнения формы, контролировать правильность введенной информации как одним экспертом, так и несколькими. Документы можно заверять электронно-цифровой подписью. �БАРС.Web-Мониторинг Культуры” обеспечивает оперативное построение и отображение многомерных аналитических отчетов (выборок) на основе информации, хранящейся в базе данных в режиме реального времени. Система способна легко и быстро обрабатывать огромные объемы данных: несколько кликов мыши – и пользователь получает общую картину собранных сведений, которую при необходимости может многогранно детализировать. Построение табличных отчетов влечет за собой дополнительную возможность: создание диаграмм и графиков самых различных видов. Мобильность их формирования, многовариантность форматов (в том числе и 3D), обширная цветовая гамма для раскраски, возможность экспорта в графический файл для последующей вставки в отчеты – хорошее подспорье при подготовке докладов, ДРОНДов и иных публикаций.

Собранные в едином хранилище показатели всей подведомственной сети Министерства культуры Республики Татарстан являются основой для управленческой аналитики. Однако составлением и изучением промежуточных отчетов с использованием табличных инструментов занимаются, как правило, рядовые специалисты, аналитики, начальники отделов, подразделений для дальнейшей передачи результатов вышестоящему руководству. Последнему важно увидеть на своем рабочем столе сводную информацию, выжимку. От того, насколько качественной она будет, зависит эффективность принятия управленческих решений.

В системе существует инструмент поддержки принятия управленческих решений – информационная панель руководителя. Данная подсистема позволяет наглядно транслировать результаты мониторинга. С ее помощью первичная информация складывается в ключевые показатели. Благодаря разнообразию инструментов визуализации “сухие” цифры складываются в оптимальные для анализа графики, карты, диаграммы и т.д. Все графики и диаграммы интерактивны, а содержащиеся в них данные можно расшифровывать.

Таким образом, для восприятия больших массивов информации активируются резервы образного, ассоциативного человеческого мышления. Руководителю достаточно открыть страницу в Интернете – и вся картина результатов работы отрасли у него на рабочем столе.

Таким образом, применение информационно-аналитической системы мониторинга деятельности бюджетных учреждений сферы культуры позволяет:

• получать актуальную информацию о положении дел в каждом подведомственном учреждении;
• обладать материалами для социокультурного проектирования и разработки стратегии политики в сфере культуры;
• усиливать кадровый потенциал и развивать инфраструктуру отрасли;
• контролировать качество оказания государственных услуг и эффективность мероприятий;
• определять приоритетные области для реализации целевых программ и проектов в области культуры;
• оказывать содействие развитию традиций народов России;
• значительно ускорить сбор и анализ информации обо всех аспектах работы и политики отрасли;
• резко сократить потоки бумажного документооборота и перейти на безбумажное делопроизводство.

Положительный опыт внедрения и использования этой системы уже получен в Республике Татарстан, где в нее подключено более 4200 сетевых единиц учреждений культуры, зарегистрировано свыше 3600 пользователей, сформирован пакет статистической отчетности в объеме 45 форм, содержащих в себе более 3200 контрольных соотношений.