"Лукойл" внедрила систему автоматизации обработки счетов

6 марта 2014 года пресс-служба Группы «ЛУКОЙЛ» сообщила о завершении «пилотной» фазы проекта внедрения системы Basware Invoice Automation - автоматизации обработки входящих счетов поставщиков на оплату, в специализированной организации Группы «ЛУКОЙЛ» в Праге – компании Lukoil Accounting and Finance Europe s.r.o. (LAFE).

Задачи проекта

Заказчиком проекта внедрения Basware Invoice Automation выступил Департамент методологии бухгалтерского учёта ОАО «ЛУКОЙЛ», реализующий в Группе «ЛУКОЙЛ» глобальный внутрикорпоративный проект создания Учётных Региональных Центров (УРЦ) с целью снижения стоимости внутренних процессов Группы посредством централизации и внутреннего аутсорсинга (инсорсинга) учётной функции.

Цель внедрения Basware Invoice Automation:

• унификация, централизация и повышение эффективности организации процесса обработки входящих счетов на оплату (invoicing), поступающих в адреса десятков дочерних компаний Группы «ЛУКОЙЛ» в разных европейских странах,
• «бесшовная» интеграция процесса обработки входящих счетов в существующий ИТ-ландшафт вовлечённых в проект дочерних компаний Группы «ЛУКОЙЛ»,
• снижение трудоёмкости и себестоимости учётных процессов участка расчёта с поставщиками и подрядчиками.

Выбор Basware Invoice Automation в качестве платформы реализации проекта сделала компания «ЛУКОЙЛ» в рамках конкурсной процедуры на основе ключевых критериев:

• полнота соответствия функциональных и архитектурных возможностей решения Basware базовым требованиям к автоматизированной системе обработки входящих счетов на оплату (LAFE);
• масштабируемость решения на большое количество географически (территориально) распределённых юридических лиц в разных странах и мультиязычность решения;
• наличие готовых механизмов интеграции решения с существующими учётными системами (в данном случае, SAP);
• возможность аутсорсинга (перемещения в «облако») функций оптического распознавания, извлечения информации из первичных документов и её ввода в систему;
• соотношение «результат/стоимость» проекта внедрения решения.

Ход проекта

Консультантом при выборе ИТ-платформы для проекта выступила компания Pba Consult. Компания также провела администрирование проекта внедрения Basware Invoice Automation в Lukoil Accounting and Finance Europe s.r.o. (LAFE). Проект выполнила компания Basware.

Проект автоматизации - первый проект внедрения Basware Invoice Automation в одной из крупнейших российских компаний.

Итог проекта

В результате проекта:

• для предприятий Группы «ЛУКОЙЛ» уже из 5 европейских стран (Чехия, Словакия, Польша, Венгрия, Бельгия) специалистами LAFE выполняется унифицированный, централизованный и автоматизированный процесс регистрации и обработки входящих счетов поставщиков на оплату,
• число централизованно обрабатываемых счетов на оплату достигло уровня 80 тыс. - 90 тыс.шт/год, планируется его увеличение до 200 тыс/шт. в год за счёт дальнейшей оптимизации процесса, повышения доли автоматически сопоставляемых с заказами счетов и снижения общей трудоёмкости их обработки,
• создана инфраструктура для автоматического получения европейскими дочерними предприятиями Группы «ЛУКОЙЛ» счетов на оплату от поставщиков в электронной (e-invoices) форме, получающей всё более широкое распространение и законодательную поддержку в Европе.