В Министерстве строительства и ЖКХ республики Дагестан внедрен электронный документооборот

В целях реализации принципов электронного-правительства в Республике Дагестан в Министерстве строительства и ЖКХ РД внедрена система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД). Целью СЭДД является повышение эффективности и прозрачности государственного управления и совершенствование взаимодействия органов исполнительной власти РД за счет создания единого информационного пространства.

На организованной презентации в министерстве была продемонстрирована внедренная в ведомстве Автоматизированная система электронного документооборота и обсуждены вопросы дальнейшего развития проекта.

Куратор проекта от министерства, заместитель министра, Далгатов Магомедхан Магомеднабиевич, отметил, что с появлением такой системы все внутренние процессы согласования и ознакомления с документами могут осуществляться в электронном виде, распечатываются только конечные документы - это существенно облегчает и ускоряет процесс работы, а возможность оперативного контроля исполнения поручений в электронном виде снижает нагрузку и повышает качество работы всего ведомства.

Использование СЭДД в государственном управлении позволит повысить уровень самоконтроля работников органов исполнительной власти путем создания прозрачной системы контроля исполнения поручений, повысить эффективность и оперативность взаимодействия между органами исполнительной власти в будущем. СЭДД становиться инструментом, с помощью которого работник органа исполнительной власти может быстро получить всю необходимую ему информацию, вести оперативную отчетность и совместную работу.

Руководитель проекта от компании-разработчика, Руслан Гаджиев, проводивший презентацию отметил, что для автоматизации была выбрана система NauDoc российского производителя компании Naumen, а все работы по внедрению проведены силами местных специалистов группы компаний Беволекс. Так же Руслан Гаджиев выразил благодарность всем участникам проекта за проявленную слаженность на пути решения множества проблем в ходе информатизации и автоматизации их ведомства. “Это уже второе министерство в республике, где автоматизируется работа с документами. Мы были готовы к множеству рисков, связанных с переподготовкой сотрудников, различными барьерами при обучении и внедрении практик внутриведомственного электронного взаимодействия. Все сложности мы преодолели успешно, и это дает возможность Министерству строительства и ЖКХ Дагестана стать частью регионального электронного правительства. Наша задача в рамках продолжения проекта на 2012 год автоматизировать все департаменты и рабочие места министерства - сказал технический директор Компании Информтех, Руслан Гаджиев.

В целях закрепления достигнутых результатов было решено в ближайшее время разработать и утвердить новую инструкция по делопроизводству в Министерстве, в основу которой будет заложен приоритет электронного документооборота.

Система электронного документооборота в Министерстве строительства и ЖКХ РД:

• существенно повысит эффективность работы с документами в учреждении, обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу сотрудников;
• улучшит контроль за движением документов, исключая их утрату, и позволяя отслеживать все уровни исполнения документов;
• обеспечит автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций;
• позволит контролировать исполнительскую дисциплину и занятость времени как отдельных сотрудников, так и департаментов в целом;
• сократит время, затрачиваемое на поиск документов;
• снизит затраты на обработку документов внутри ведомства и подготовку установленной отчетности;

обеспечит внедрение технологий обработки электронных документов (в виде текстовых и графических форматов «электронных образов»);

• создаст сводный каталог электронной библиотеки документов Минсельхоза РД.

Так же в системе реализована возможность использования электронно-цифровой подписи при согласовании и утверждении документов, что планируется использовать в будущем. Для этого в министерстве будет развернут макет удостоверяющего центра, необходимый для использования электронно-цифровой подписи. Это позволит уже в 2012 году наладить межведомственное взаимодействия с другими правительственными организациями.

История проекта

В 2011 г. Министерство строительства и ЖКХ подписало ряд договоров с ИТ-компаниями на проведение работ по закупке, установке и настройке, внедрению Автоматизированной системы электронного документооборота.

Первый этап работы по внедрению электронного документооборота сопровождался опытной эксплуатацией системы, сотрудники министерства ознакомились с концепциями работы с электронными документами, начали обучение, провели через систему сотни документов и поручений. На данный момент в действие введены 25 автоматизированных рабочих мест, включая рабочие места министра, всех заместителей и начальников управлений с их секретариатами, а так же канцелярия и управление делами министерства. Закуплено и установлено необходимое оборудование.

На втором этапе проекта более 20 сотрудников прошли обучение по новой системе электронного документооборота, были проведены более 100 часов коллективных и индивидуальных консультаций.

Перспективы

Заключительный этап работ, планируемый в этом году, позволит завершить обучение всех сотрудников министерства работе с электронными документами, а так же ввести в систему электронного документооборота оставшиеся рабочие места. В настоящее время выделяются следующие приоритетные направления развития СЭДД:

• увеличение количества рабочих мест и переход на внутренний электронный документооборот в органах исполнительной власти Республики Дагестан, а также включение в процесс взаимодействия администраций муниципальных районов;
• снижение стоимости владения программным обеспечением;
• расширение функциональности информационных систем, входящих в состав СЭДД;
• автоматизация дополнительных процессов органов исполнительной власти;
• развитие нормативной правовой базы, создание системы юридически значимого электронного документооборота;

Организация юридически значимого документооборота с использованием электронно-цифровой подписи; Налаживание межведомственного электронного взаимодействия в правительстве Республики Дагестан.

Кроме того, планируется увеличение объема сканируемых документов, для чего закупается специальная техника.

В заключении

Только при должной организации совместной работы чиновников и ИТ-специалистов при непосредственном участии руководства становиться возможным достижение целей ИТ-проекта на деле.

Полученный опыт по переходу Министерства строительства и ЖКХ РД, а ранее и Министерства сельского хозяйства РД на электронный документооборот позволяет более эффективно организовать работу в других органах исполнительной власти и государственных учреждениях республики. Очень важными факторами успеха данного проекта являются локальное расположение компании-поставщика решений и услуг, знание ИТ-специалистами специфики работы с дагестанскими государственными учреждениями.