«1С-Рарус» автоматизировал финансовое планирование в сети аптек Урала

2020: Автоматизация финансового планирования

29 мая 2020 года компания «1С-Рарус» автоматизировала финансовое планирование для 300 торговых точек АО «Областной аптечный склад». По итогам проекта разрозненные информационные системы, используемые на предприятии, объединены в едином информационном пространстве и интегрированы между собой.

Используемые в компании учетные ИТ-системы имели между собой слабые связи. Это затрудняло получение сводной отчетности, данные в процессе ручной интеграции сильно искажались. Это приводило к недостаточной скорости принятия управленческих решений и к замедлению темпов роста и развития бизнеса. Так, каждое бизнес-подразделение вело учет в собственной системе, и эти системы не синхронизировались между собой. Каждая система имела свой набор отчетных форм, часто несопоставимых. Консолидация данных этих отчетных форм велась вручную и процесс был трудоемок. Данные в бухгалтерском и оперативном учетах расходились, бюджетирование велось в произвольном формате без достаточной детализации по аналитикам.

Важные бизнес-процессы – бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли и другие – велись с недостаточной аналитикой для управленческого учета. Вручную производился ряд операций: план-фактный анализ деятельности подразделений, анализ прибыльности или убыточности торговых точек, анализ продуктивности использования объектов недвижимости. Был затруднен сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей затрат.

Предприятию требовалось единое информационное пространство для финансового планирования. Внедрение осложнялось тем, что в качестве источников информации использовались различные источники данных. Не все данные хранились в системах 1С. Требовалось предусмотреть интеграцию всех систем в единое информационное пространство.

Дополнительная сложность заключалась в большом объеме итоговых таблиц, в которых насчитывалось до 2 млрд строк. Нужно было обеспечить возможность моделирования на большом объеме данных и при этом не потерять гибкость системы. Для решения поставленных задач была выбрана платформа на основе «1С:Управление холдингом» и приглашен для внедрения партнер «1С-Рарус».

В ходе проекта все поставленные задачи были решены. Автоматизировано финансовое планирование для 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным использованием ручного труда, использует статистические данные и прогнозные сценарии. Решение интегрировано со всеми источниками информации на предприятии, что позволило отказаться от повторного ввода данных в систему управленческого учета, а также повысило скорость и качество принятия управленческих решений. Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям.

Результаты проекта:

• Создано единое информационное пространство на основе Корпоративной информационной системы, которое связывает воедино все информационные системы, используемые на предприятии.
  • Каждое подразделение получает оперативную информацию в удобном виде с необходимым уровнем аналитики.
  • Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров с учетом сценарного и проектного управления.
  • Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм).
  • Пользователи могут расшифровывать отчеты до состояния первичных цифр и документов.
  • Внедрена система автоматической рассылки оперативных отчетов по подразделениям.
  • Руководители получили инструменты мониторинга своего KPI на основе аналитических панелей с использованием графиков и диаграмм.

• Выросла результативность финансового управления.
  • Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов и проводить факторный анализ.
  • Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.
  • Автоматизирован план-фактный анализ.
  • Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
  • Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения результативности бизнеса.

• Разработаны и реализованы дополнительные инструменты управления:
  • Индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы;
  • Универсальные механизмы получения отчетности, позволяющие разрабатывать неограниченное количество вариантов отчетных форм на основе основных отчетов;
  • Механизмы управления активами;
  • Алгоритмы плановых и фактических калькуляций.

«Результат внедрения оправдал наши ожидания. На основе полученных результатов по проекту удалось повысить результативность управления компанией и принимать более выгодные и оптимальные управленческие решения», отметила Оксана Григорьевна Гуцол, финансовый директор АО «Областной аптечный склад»