В Правительстве Севастополя внедрили отечественную систему электронного документооборота

27 апреля 2018 года компания ИнтерТраст сообщила о том, что в Правительстве Севастополя внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию импортонезависимая система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia 5. Во всех структурных подразделениях правительства осуществляется полностью электронный документооборот с использованием мобильных рабочих мест, поддержкой электронной подписи и МЭДО 2.7.

Административное здание Правительства г. Севастополь. Фото: ruinformer.com

Предпосылки и задачи проекта

С момента присоединения полуострова Крым и города героя Севастополь к Российской Федерации, в государственных организациях города Севастополь остро встал вопрос отказа от использования западного программного обеспечения и перехода на отечественное ПО, в том числе отечественную СЭД. Правительство Российской Федерации установило срок до 2020 года, в течение которого органы государственной власти должны перейти на отечественное программное обеспечение. Для выполнения этих требований в части автоматизации документооборота, в Правительстве Севастополя было принято решение о внедрении отечественной СЭД на основе свободного ПО. Ранее в Правительстве Севастополя использовалась старая версия системы Дело (компании ЭОС), для работы которой требовалось программное обеспечение Microsoft, и которая не соответствовала требованиям импортонезависимости. Кроме того, в системе Дело производился только учет и регистрация входящих документов, а непосредственная работа со всеми документами велась на бумажном носителе, включая пересылку документов из одного структурного подразделения в другое. Поэтому была поставлена задача - внедрить в самые короткие сроки систему, обеспечивающую независимость от западного программного обеспечения и позволяющую вести весь документооборот в электронном виде.

Ход проекта

Для выбора системы электронного документооборота и исполнителя работ по внедрению Правительством Севастополя было разработано техническое задание и проведен государственный тендер. Победителем тендера стала компания ИнтерТраст (система CompanyMedia). Система CompanyMedia 5 является полностью импортонезависимой, разработана на базе свободного программного обеспечения (СПО).

Внедрение началось в августе 2016 года и проводилось в несколько этапов. На первом этапе, который завершился в конце 2016 года, проводилось пилотное внедрение. На втором этапе, захватившем первую половину 2017 года – тиражирование системы на все органы государственной власти (ОГВ) города Севастополь. В рамках проекта, также было необходимо осуществить миграцию данных из старой системы. Основной целью пилотного проекта была регистрация в созданной системе всех документов, поступающих на имя губернатора и заместителей губернатора, передача этих документов в электронном виде, рассмотрение этих документов и электронная рассылка во все ОГВ. Также в рамках пилотного проекта система отдельно разворачивалась в главном управлении информатизации и связи для того, чтобы изучить систему и отработать все функциональные требования по работе с документами внутри ОГВ. По результатам проведения пилотного проекта все поставленные цели были достигнуты.

На втором этапе процесс тиражирования был разбит на несколько очередей внедрения, исходя из объема документооборота подключаемых подразделений. Чтобы уложиться в сжатые сроки, тиражирование проводилось совместно со специалистами главного управления информатизации и связи города Севастополя (ГУИС). В месяц к системе подключалось 5, 6 организаций - 500-600 рабочих мест. В рамках подключения специалисты центра обучения компании ИнтерТраст проводили комплексное обучение пользователей. Процесс внедрения осложнялся тем, что в Правительстве не существовало единой защищенной сети передачи данных, она строилась параллельно проекту внедрения. Специалисты ГУИСа формировали сеть, модернизировали рабочие места, оснащали их оргтехникой для работы с электронными документами. После этого устанавливалась и настраивалась система, проводилось обучение сотрудников. Весь процесс тиражирования был проведен в сжатые сроки, в период с марта по июнь 2017 года.

Итоги проекта

В системе реализован следующий функционал – делопроизводство, подготовка внутренних и организационно-распорядительных документов в электронном виде с применением электронной подписи, обработка обращений граждан, работа с поручениями руководства разных уровней. Поддерживается МЭДО 2.7. Автоматизирована работа с государственными контрактами.

Проведена интеграция с порталом администрации Севастополя в части передачи обращений граждан из личного кабинета в систему CompanyMedia 5 и отправки в личный кабинет заявителей информации о том, где и каким образом исполнено обращение гражданина.

1 июля 2017 года система была переведена в промышленную эксплуатацию. На апрель 2018 года в системе работают 2250 пользователей. Губернатор, заместители губернатора и руководители ИОГВ работают только на мобильных рабочих местах, все остальные сотрудники работают в веб-интерфейсе. По результатам проекта кардинально сократилось время доставки документов в структурные подразделения Правительства Севастополя. Переход на СПО позволил полностью исключить лицензионные отчисления за платформенное ПО, отказаться от использования западного программного обеспечения, минимизировать риски в области информационной безопасности.

Дальнейшее развитие системы будет проводиться в двух направлениях :

1. Дальнейшее тиражирование системы на муниципальные образования и подведомственные учреждения.
2. Функциональное развитие, включающее разработку и внедрение взаимодействия с ССТУ, переход на новый гост электронной подписи, который должен вступить в силу в 2019 году, а также различные функциональные доработки по требованиям Правительства Севастополя, улучшающие оперативность и скорость работы пользователей с электронными документами в системе.