Российский университет кооперации внедрил систему для автоматизации задач приёмной комиссии

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект автоматизации работы приемной комиссии Российского университета кооперации, в этом году прием абитуриентов проводился уже с использованием новой информационной системы. По итогам внедрения системы на платформе "1С:Предприятие 8" (решения "БИТ-АВРОБУС:Приемная комиссия", имеющего сертификат "1С:Совместимо!") в несколько раз сократилось время формирования аналитических отчетов о поступающих и результатах приема по формам, регламентированным законодательством, сократился срок приема документов поступающих, Кроме того, система позволила получать статистическую информацию о востребованных специальностях для целенаправленного распределения маркетингового бюджета.

Ежегодно в университет поступает около 10 000 студентов. До внедрения "1С:Предприятия 8" информация об абитуриентах хранилась в электронных таблицах, её анализ отнимал много времени, причем была достаточно велика вероятность ошибок. Возникла потребность создать систему для автоматизации задач приемной комиссии, которая позволила бы:

• Получать полную аналитическую информацию об абитуриентах (количество поступающих по сравнению с прошлыми годами, контингент поступающих) в единой базе по Москве и филиалам;
• Повысить достоверность и полноту информации о поступающих (льготы, результаты ЕГЭ и олимпиад, оценки за вступительные экзамены, базовое образование);
• Значительно сократить трудозатраты на обработку данных об абитуриентах;
• Формировать результирующую информацию о поступающих в вуз в реальном времени.
• Было решено внедрить систему на платформе "1С:Предприятие 8" (продукт "БИТ-АВРОБУС:Приемная комиссия", имеющий сертификат "1С:Совместимо!"), так как решение удовлетворяет поставленным задачам.

Партнером по внедрению был выбран офис "АВРОБУС" компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), имеющий многолетний опыт автоматизации вузов.

В результате внедрения программы сотрудники приемной комиссии работают в едином информационном пространстве. В настоящее время завершен первый этап проекта - автоматизация работы приемной комиссии в ряде филиалов вуза. Внедрение нового программного обеспечения позволило руководству получать оперативную информацию о наиболее востребованных специальностях, количестве абитуриентов, результатах контроля знаний поступающих.

В планах на 2011 год внедрение единой автоматизированной системы для работы приемной комиссии, учебной части, деканатов, учебно-методического отдела во всех 22-х филиалах вуза.

Результаты проекта:

• Значительно сократилось время формирования экзаменационных ведомостей и списка абитуриентов, допущенных к экзамену. После окончания вступительных испытаний и проставления оценок в ведомости система автоматически анализирует результаты экзаменов и формирует списки к зачислению с учетом различных преимуществ (например, льгот, результатов олимпиад и др.) Причем вся информация о поступивших автоматически переносится в базу данных учебной части и используется в дальнейшем для её работы.
• Уменьшился срок подачи документов и получения результатов вступительных испытаний.
• В несколько раз сократилось время формирования аналитических отчетов о поступающих и результатах приема по формам, регламентированным законодательством (76-КД и др.) Раньше такие отчеты формировались несколько дней, теперь - считанные минуты.
• Появилась возможность получать информацию о наиболее востребованных в настоящий момент специальностях и, руководствуясь этими данными, более целенаправленно распределять маркетинговый бюджет.
• Автоматизировано составление необходимых для работы приемной комиссии списков и ведомостей, что позволило в несколько раз ускорить обработку данных при приеме абитуриентов.
• Информация об абитуриентах (результаты ЕГЭ и вступительных испытаний, льготы и др.) хранится в единой базе приемной комиссии, что помогло ускорить поиск необходимых данных о поступающих, сократить трудозатраты персонала.

Дудукалова Елена Николаевна, 1-й проректор Российского университета кооперации, рассказывает об итогах автоматизации: "Мы довольны результатами внедрения "БИТ-АВРОБУС:Приемная комиссия", так как операции, которые раньше требовали многочасовых усилий, теперь выполняются автоматически простым нажатием на кнопку, при этом исключено появление ошибок. Мы благодарны специалистам "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) за качественную работу".