В «Теплолюкс-Тюмень» подвели итоги внедрения информационной системы управления проектами

2018: Итоги внедрения информационной системы управления проектами

21 сентября 2018 года компания «Адванта Консалтинг» сообщила об итогах внедрения информационной системы управления проектами «Адванта» в компании «Теплолюкс-Тюмень».

Результаты проекта:

• На базе платформы «Адванта» внедрена система управления инжиниринговыми проектами.
• Внедрен электронный документооборот, ведется учет корреспонденции.
• В системе осуществляется контроль поручений, календарное планирование, контроль проектов.
• Налажены внутрипроектные коммуникации.
• Внедрен контур управления человеческими ресурсами.
• Визуализирована структуры бизнеса, ведется единая база контрагентов, паспорт каждой сделки.
• Ведется учет используемых в проектах материалов.
• Руководство компании получило удобный инструмент отчетности: в любой момент можно отследить, на каком этапе реализации находится проект и степень загруженности персонала.
• Возможность руководства из любой точки мира участвовать в проектах и контролировать поставленные задачи.

«В 2013 приняли решение внедрять систему проектного управления. Начали с небольшого функционала, стали постепенно осваивать систему, расширять знания, более эффективно работать и на сентябрь 2018 года добились хороших результатов. Всем сотрудникам стало удобнее и проще согласовывать документы между отделами, руководителями направлений и главой компании. Раньше были очереди у генерального директора для согласования той или иной задачи или вопроса. Благодаря системе он не привязан к рабочему месту, оперативно согласовывает все необходимые документы, делегирует задачи, контролирует исполнение. Ускорился процесс принятия решений в любой сфере и документооборот. Все проектные команды свободно коммуницируют между собой через дискуссии и согласования. В системе всегда можно отследить статус выполнения задач и текущую загрузку ресурсов. Также в нашем проектном бизнесе отлично помогает планирование проектов и оперативная подготовка отчетности». Оганнес Ходкарян, руководитель направления, «Теплолюкс-Тюмень»

На сентябрь 2018 года в системе отслеживается более 50 проектных работ, более 40 строительно-монтажных работ, более 50 производственных задач для цеха сборки. Ежедневные задачи по всем отделам составляет более 50, ежедневные поручения колеблются от 10 до 30 поручений, не считая задачи и проекты. В системе работает более 100 пользователей, половина из которых постоянно находятся на объектах стройки и в удаленных офисах компании.

«Для компании «Теплолюкс-Тюмень» были внедрены базовые процессы и настроено решение по управлению инжиниринговыми проектами, внедрен электронный документооборот, контур управления HR, налажены коммуникации и контроль исполнения поручений между разными подразделениями компании. Отличительной чертой этого проекта является то, что заказчик сам был инициатором внедрения проектного управления в компании, самостоятельно произвел часть настроек в системе». Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»

2013: Внедрение информационной системы управления проектами

Компания «Теплолюкс-Тюмень» занимается поставкой, планированием и монтажом электрооборудования. Руководство компании в определенный момент осознало, что нуждается в едином инструменте для ведения проектов. Каждый из отделов компании «жил своей жизнью», используя собственные инструменты планирования проектов и ресурсов, что затрудняло общую обработку данных.

Приняв решение о внедрении системы управления проектами, руководство компании отнеслось к выбору очень тщательно: были рассмотрены практически все представленные на рынке информационные системы управления проектами (ИСУП). После сравнения их характеристик окончательный выбор был сделан в пользу системы Адванта. Понятный и удобный интерфейс, легкое обучение работе в системе и возможность самостоятельной настройки функционала под конкретные нужды компании – стали ключевыми критериями выбора.

С самого начала внедрения системы компания ведет активную работу в Адванте. Уже на третий день секретариат без обучения начал работать с корреспонденцией в системе, а сотрудники вести документооборот. Спустя неделю все текущие проекты компании «Теплолюкс-Тюмень» уже велись при помощи системы Адванта.

Сотрудники сразу же оценили быстроту обработки рабочих документов через систему. Если раньше согласование занимало дни и недели, то сейчас система Адванта позволяет это сделать часто за несколько минут, даже если согласующий находится на совещании. По достоинству была оценена и возможность удаленной работы с системой, поскольку сотрудники и руководство компании часто бывают в командировках. Теперь Адванта позволяет им постоянно быть на связи, не отрываясь от рабочего процесса.

На этом проекте был выбран поэтапный метод внедрения системы управления проектами Адванта. На первом этапе сделали начальную настройку простейшего функционала и запустили его в работу, а в дальнейшем запускались более сложные функции. На текущий момент компанией в системе Адванта используются:

календарное планирование и контроль проектов, внутрипроектные коммуникации, учет используемых в проектах материалов, электронный документооборот, учет корреспонденции, контроль поручений.

В «Теплолюкс-Тюмень» работает свыше 350 человек, из них около 300 – удаленно. Одновременно в компании ведется до 10 крупных проектов. Они разбиты на стадии, которые курируют разные сотрудники. С внедрением системы управления Адванта руководство получило удобный инструмент отчетности: в любой момент можно отследить на каком этапе реализации находится проект и степень загруженности персонала. В Адванте настроено еженедельное заполнение сотрудниками журнала выполненных работ. Контроль и оперативная отчетность не только позволили видеть любые изменения в ходе реализации проекта, но и помогли улучшить планирование дальнейшей деятельности компании.

«Хотя пока внедрено только 1/5 от всех необходимых нам функций системы Адванта, она уже значительно упростила нашу работу» - сказал Оганнес Хондкарян, начальник отдела проектирования АСУ компании «Теплолюкс-Тюмень».

После реализации проекта внедрения основного функционала, который длился 3 недели, было решено сделать перерыв. Сейчас компания осваивает внедренные процессы, подключает к системе удаленные подразделения. В дальнейшем планируется реализовать интеграцию системы управления проектами с 1С, которая позволит оперативно отслеживать финансовое положение проектов в Адванте и запуск модуля CRM для отражения полного цикла работы с клиентами.

Справка:

«Теплолюкс-Тюмень» – филиал компании «Специальные системы и технологии», лидера российского рынка кабельных систем отопления. Под маркой «Теплолюкс» компания «Специальные системы и технологии» производит серию электроприборов и систем для обеспечения домашнего комфорта. В линейке теплых полов «Теплолюкс» есть готовые решения, как для комфортного обогрева небольшой ванной комнаты, так и для основного отопления просторной гостиной или лофта. Модельный ряд терморегуляторов «Теплолюкс», включая дистанционно управляемые модели, не имеет аналогов в России. В 2010 году «Теплолюкс» был признан самым узнаваемым брендом теплых полов в России.

Компания Адванта Групп работает на Российском рынке информационных технологий с 2004 года, имеет партнеров в различных регионах России. Основным направлением деятельности Адванта Групп является создание корпоративной системы управления проектами и бизнесом Адванта.

Система Адванта 2.0 — единственная российская система класса Project Portfolio Management (Управление Портфелем Проектов), которая предоставляет целый комплекс инструментов по управлению предприятием и организации совместной работы:

система планирования развития и контроля бизнеса (стратегический контур управления), система управления проектами и портфелями проектов (тактический контур), корпоративный коммуникационный портал (оперативный контур).

Адванта Групп использует собственную технологию внедрения, которая позволяет в сжатые сроки получить формализованные и автоматизированные процессы управления проектами.