Gorenje управляет дистрибуцией в России с помощью платформы «Турбо»

2019: Внедрение информационной системы на платформе Турбо9

19 мая 2020 года Долгопрудненский исследовательский центр сообщил, что российское подразделение словенского производителя бытовой техники Gorenje управляет продажами, производственными заказами, финансами, документооборотом и логистикой с помощью информационной системы на платформе ТУРБО.

Российскому офису Gorenje требовалось простроить локальную систему, которая максимально аккуратно вписалась бы в существующий ИТ-ландшафт и включала бы всю региональную специфику ведения дистрибуторского бизнеса в России. Система должна была поддерживать процессы прогнозирования продаж и планирования заказов на производство, полный контур цепочек поставок, процесс формирования финансовой отчетности и ведения документооборота.

Отдельной важной задачей была автоматизация процесса начисления бонусов контрагентам по итогам выполнения плана продаж ― крупным торговым сетям, оптовым и розничным продавцам по всей стране. Многофакторные модели расчетов и отсутствие единых стандартов требовали реализации в будущей информационной системе отлаженного и гибкого процесса управления мотивацией торговых партнеров.

Автоматизация крупной дистрибуторской компании связана с необходимостью не только обработки большого количества данных, но и обеспечения мобильного доступа к информации с различных устройств и платформ. В том числе это ценно для глобальных и распределенных компаний, которым важно обеспечить оперативный мобильный доступ к информации для специалистов различных уровней и подразделений.

Управление логистикой было автоматизировано в Gorenje всего за 4 месяца, а оперативное планирование продаж ― за полтора.

В отличие от зарубежных аналогов, ТУРБО не диктует правила, а наоборот, готова гибко подстраиваться под особенности бизнес-процессов заказчика. Это система, которая поддерживает единое информационное пространство и реализует автоматизацию сквозных бизнес-процессов от планирования продаж до поставки товара клиенту, сказал Владимир Егоров, генеральный директор «Долгопрудненского исследовательского центра»

В рамках проекта реализовано оперативное планирование продаж на основе глобального плана продаж с алокацией до конкретной модели и согласованием коммерческих условий договоров. На основе анализа потребностей рынка в конкретных товарах в ТУРБО формируются годовые и оперативные планы различных подразделений продаж российского офиса Gorenje и составляются производственные планы, которые и фиксируются в глобальном корпоративном решении.

ТУРБО включает контур Model range, который формирует карточки товаров, дополняя базовую информацию из глобального решения параметрами, необходимыми для полноценного ведения бизнеса. На выходе в ТУРБО содержится полноценная карточка с параметрами ― бренд, завод, страна производства, статус модели, канал сбыта, различные виды цен, комплектующие, информация о габаритах и упаковке, а также шифры контрагентов для загрузки партнерских отчетов о продажах (sell-out).

Детализированная информация о товарах, статусах и каналах продаж используется не только для работы с российскими оптовиками и сетевыми ритейлерами, но и для внутреннего анализа. Планирование выручки, отклонение от плана, маржинальность, предзаказ по неделям, дебиторская задолженность, отклонения по материалам и комплектующим, планирование свободного остатка плана производства ― эти и еще более 50 других отчетов регулярно используются сотрудниками компании.

Система обеспечивает мониторинг продажи по всем каналам сбыта, включая интернет, оптовиков и ритейлеров, анализирует оперативные планы и продажи контрагентов, строит отчеты в различных разрезах. В целях стимулирования каналов продаж (repaid agreement) в ТРУБО реализован сбор и обработка данных для начисления бонусов контрагентам и согласования с ними скидок и специальных условий по результатам продаж.

Раньше, чтобы десять единиц бракованного товара были учтены в глобальном решении, сотрудники Gorenje должны были их принять, выпустить акт о браке, подписать у руководителя склада, согласовать с офисом в Москве, офис в Москве должен был приложить подписанные документы и отправить их на завод для рассмотрения, завод рассматривает четыре недели и запрашивает дополнительную информацию. И так по каждому товару. В ТУРБО этот процесс происходит по одному клику, отмечает Виктор Машошин, руководитель проектов Integer

В ТУРБО, на основании заявок отдела продаж, логисты видят текущую потребность в конкретных товарах, планы производства, остатки на складе и здесь же формируют загрузку машины ― планируют рейсы с учетом наполнения фуры и указанием места разгрузки. Приход на таможню регистрирует логист, приход на склад ― сотрудник склада. По каждой машине фиксируется ее номер, транспортная компания, водитель, брокер для растаможки, номер заказа и инвойс.

Каждый менеджер, разместивший заказ в ТУРБО, знает, в какой машине и когда приедет его заказ, может ли он вообще этот заказ клиенту подтвердить, а логист на основании общей потребности формирует рейсы и оптимально распределяет товары по машинам с учетом весовых и габаритных характеристик. Такими мощными сервисами мы упростили жизнь себе и нашим клиентам, комментирует заместитель генерального директора ООО «Горенье БТ» Ирина Виноград

Информационная система ТУРБО в Gorenje работает не только на компьютерах, но и через мобильный доступ ― сотрудники склада ведут приемку товаров на планшете, управленцы, большую часть времени проводящие за границей, согласуют документы и получают отчеты на смартфон, все шесть зарубежных заводов Gorenje принимают информацию по рекламациям через веб-портал, интегрированный с ТУРБО.

Веб-портал ТУРБО поддерживает процесс претензионной работы в компании. Так, в момент, когда кладовщик при разгрузке машины фиксирует на планшете какой-либо брак, система автоматически создает оповещение для сотрудников завода, откуда пришла машина. На основе этой рекламации в ТУРБО на языке страны расположения завода создается документ с указанием суммы ущерба. На основе этого документа происходит выплата компенсаций.

В результате проекта в российском Gorenje на платформе ТУРБО реализованы расширенные карточки товаров, выстроена и автоматизирована логистическая цепочка, система финансовой и управленческой отчетности, процесс планирования продаж и заказов на производство, создана система мониторинга и оповещений, система управления документооборотом и согласования договоров, реализовано центральное хранилище файлов.

В ТУРБО работает:

• Управление карточками товаров
• Планирование продаж
• Планирование заказов на производство
• Внутренняя логистика от завода до клиента
• Приемка товара на складе
• Исходящие поставки
• Расчет и начисление бонусов контрагентам
• Расчет и начисление бонусов сотрудникам
• Бюджетирование
• Документооборот

Прозрачная логистическая цепочка, выстроенная на ТУРБО в Gorenje, включает весь процесс от создания оперативного плана менеджерами по продажам и заказов на производство до прохождения товара через таможню и его разгрузку на складах. Для оптимизации процесса приемки товара создано мобильное приложение для сотрудников склада ― автоматизирован процесс обработки входящих потоков машин и формирование актов разногласий в случае выявления транспортного боя.

Машины идут из-за границы, и практически в каждой фуре встречаются дефекты. У нас, в основном, техника крупная, и это большая проблема. Раньше на обработку каждой такой поставки уходило не менее 1,5 часов ― кладовщик должен был сфотографировать дефект, описать, составить акты, передать их операторам по документообороту, которые подготовят претензии для отправки на завод. С мобильным приложением этот процесс занимает не более 15 минут, комментирует заместитель генерального директора ООО «Горенье БТ» Ирина Виноград

ТУРБО, установленная на планшете, сама подсказывает все шаги, которые нужно сделать при приемке товара. В случае выявления брака планшет работает как сканер, определяя по штрих-коду модель и серийный номер товара ― кладовщику нужно выбрать только характер повреждения, и система сама подставляет стоимость из инвойса, считает размер уценки и после этого автоматически формирует претензионный акт.

Раньше при приемке фуры с каждой из ста бракованных микроволновок нужно было вручную переписать серийный номер и каждую из них сфотографировать на фотоаппарат, а затем специалисту по документообороту нужно было эти фото разложить по папкам. В результате на приемку машины уходило полтора часа ― после внедрения это занимает несколько минут. Все пять гейтов распределительного центра заняты оптимально и ни одна машина не простаивает в ожидании разгрузки.

ТУРБО работает как система мониторинга в режиме оперативного анализа происходящей ситуации по ряду разработанных сценариев. Как только возникает отклонение от нормы, система автоматически отправляет оповещение с нужными данными и прикрепленными документами ответственному лицу. Все документы компании хранятся в едином централизованном архиве, а оповещения распространяются на все направления бизнеса и сопровождают сотрудников весь рабочий день.

В результате проекта значительно выросло качество и скорость формирования отчетов. Руководители подразделений самостоятельно настраивают себе отчеты в нужных разрезах ― продажи, бюджеты, динамизация планов, планирование выручки, планирование заказов на производство, остатки. Если раньше на формирование отчета о выполнении плана продаж на актуальную дату уходило несколько часов, то сейчас этот процесс происходит за минуту.

Ежемесячно в ТУРБО формируется и обрабатывается:

• 6 000 управленческих и операционных отчетов
• 10 000 операционных документов
• 40 000 email оповещений
• 2 500 юридических документов
• 50 000 файлов в хранилище
• 3 000 согласований операционных документов

В российском Gorenje появился инструмент управления, который позволил повысить точность планирования, корректность размещения заказов на производство, а также в десятки раз сократить трудоемкость при приемке товара. С помощью сервисов, созданных на ТУРБО, руководство компании получило возможность не только управлять оперативными процессами внутри региона, но и повысить эффективность управления на уровне глобального офиса.

Система, созданная в Gorenje на платформе ТУРБО, гибкая и имеет большие возможности, закрывающие все наши операционные задачи. Точность планирования увеличилась в разы. Интересно, что на уровне Gorenje Group из всех представительств наша, российская, бонусная система для сотрудников признана наиболее эффективной и грамотно выстроенной, прокомментировала Ирина Виноград, заместитель генерального директора ООО «Горенье БТ»