2020/06/01 13:03:36

Алексей Бугай, BIA Technologies: Как «удалить» всех сотрудников и не удалить бизнес?

Период самоизоляции показал, что переход сотрудников на удаленный режим работы может реализовываться самыми разными способами. Ведь в каждом случае это, по сути, индивидуальный проект реорганизации бизнес-процессов на базе ИТ. Алексей Бугай, заместитель генерального директора по коммерческой деятельности и маркетингу компании BIA Technologies, рассказал TAdviser, как обратить вынужденные проблемы самоизоляции сотрудников в новые возможности для повышения эффективности бизнеса.

Алексей
Бугай
Необходимость организации удаленной работы следует рассматривать, как очередную возможность для повышения эффективности бизнеса

Ваша компания перешла на удаленный режим работы. Сколько человек теперь трудятся дистанционно и в какой срок удалось это организовать?

Алексей Бугай: Если говорить про BIA Technologies, то мы перевели на «удаленку» более 600 человек за неделю. Можно сказать, что для ИТ-компании – это не рекордный срок. Однако в ходе своего перехода мы не просто выдавали сотрудникам ноутбуки с доступом к основным базам данных, а отрабатывали значительно более сложные механизмы в интересах заказчиков. В результате на перевод в дистанционный режим более 10 тысяч сотрудников одного из наших заказчиков нам потребовалось всего 2 недели. Потому что мы уже отработали все сложности на себе. Как говорится, don’t waste a good crisis – не упустите возможности хорошего кризиса.

Что вызвало наибольшие проблемы при организации дистанционной работы? Технологические аспекты или организационные? Какие моменты стали ключевыми, определившими успешность быстрого перехода в режим удаленной работы нескольких сотен сотрудников?

Алексей Бугай: Наша компания достаточно зрелая в плане применения цифровых сервисов, большинство организационных и технических моментов уже были решены, сложности вызвали лишь некоторые нюансы. В частности, возможность организации безопасного доступа к данным, находящимся в корпоративной сети. Эту задачу мы решали и ранее, но в значительно меньшем масштабе. Для перевода сотрудников был создан уникальный программный комплекс массового доступа по VPN, другие задачи решали путем взаимодействия с производителями и партнерами.

Переход сотрудников на удаленный режим работы равнозначен пиковому росту нагрузки в корпоративной сети. Является ли задача оперативной оптимизации сети в такой ситуации настоящим вызовом для компании? Возникали ли какие-либо проблемы с пропускной способностью каналов связи, которые есть у сотрудников дома?

Алексей Бугай: При массовом переходе сотрудников на удаленную работу возникает задача организации большого количества соединений по VPN. Но если решить ее грамотно, то заметного увеличения нагрузки на сеть не будет, и компании не придется нести дополнительных расходов на увеличение ее пропускной способности.

С точки зрения пропускной способности каналов связи, установленных у сотрудников дома, их достаточность определяется задачами, выполняемыми работником. Если отсутствует передача видео, то требования к связи стандартные. Стоит отметить, кстати, что в России стоимость «домашнего интернета» — одна из самых низких в мире. Наши сотрудники отличаются высоким уровнем цифровой грамотности и используют, как правило, безлимитное подключение со скоростью 100 Мбит+, чего более чем достаточно.

Какие основные технические приемы применяла ваша компания для того, чтобы переместить рабочие места сотрудников из офиса в их жилища?

Алексей Бугай: Практически все наши сотрудники имеют дома свое оборудование, достаточное для удаленной работы, поэтому особых сложностей не было. Тем же, у кого оборудование отсутствовало, компания предоставила компьютер или ноутбук – в зависимости от характера выполняемой работы. В работе некоторых сотрудников, например, департамента математического моделирования, используется специализированное оборудование – рабочие станции высокой производительности. Здесь вопрос с доставкой решался в индивидуальном порядке.

В целом, какие сложности могут проявиться в ходе перехода организации на удаленную работу? Где нужно заранее увидеть «подводные камни» и умело их обойти?

Алексей Бугай: Если смотреть на ситуацию в целом, важно предусмотреть безопасный доступ с разных платформ. Сегодня наиболее активно используются ОС Windows, Linux, MacOS, Android, iOS. С точки зрения внутренних ресурсов, для работы необходимы почта, хранилище данных, специализированные корпоративные системы, средства коммуникации: от чатов до ВКС, а также доступ к внешним корпоративным ресурсам, осуществляемый через внутрикорпоративные сервисы и т.п. Безопасности приходится добиваться не только на информационном, но и на юридическом уровне. Компания должна быть готова к управлению удаленными сотрудниками и командами. Подводных камней здесь много. Если такой путь не был проделан задолго до кризиса, то быстро справиться можно только с помощью профессионалов.

Есть ряд инструментов, незаменимых для коллективной работы и проектного управления. Например, Jira или Confluence. До последнего времени они использовались в основном в ИТ-компаниях или зрелых ИТ-службах заказчиков. И напрасно - там, где подобные продукты внедрены и адаптированы под нужды бизнеса, сегодня намного легче сохранять офисный темп и контролировать эффективность.

Ваша компания помогла нескольким своим крупным клиентам перейти в режим удаленной работы. У вас сложилась определенная методика, которой могут воспользоваться другие компании?

Алексей Бугай: После того, как мы реализовали несколько сложных и разноплановых проектов, нужно было быстро систематизировать полученный опыт. Так появился комплексный пакет «БИА карантин». Отчасти это консалтинг, направленный на выявление рисков, оценку их влияния на бизнес и проработку адекватных мер по нивелированию, но мы можем выполнить перевод сотрудников заказчика на удаленную работу «под ключ». Опции можно набирать как конструктор, в зависимости от потребностей заказчика и того, в какой момент своего перехода на «удаленку» он нас подключает. Можем, например, провести аудит уже реализованного проекта и найти точки роста эффективности.

Что входит в пакет услуг «БИА карантин»?

Алексей Бугай: В пакет «БИА карантин» входит консалтинг, помощь в подготовке методологий и инструкций, разработка и подключение специализированных цифровых сервисов, оценка эффективности удаленной работы.

Мы предлагаем клиентам помощь в разграничении систем по уровню доступа, возможностям удаленной работы с ними и подхода к уровню конфиденциальности. Обеспечиваем непосредственную организацию доступа к информационной сети компании, помогаем выбрать и внедрить инструменты для коллективной работы. Важная и востребованная составляющая — комплексный анализ зрелости ИТ-процессов организации: управление ИТ-услугами, изменениями в ИТ, обращениями пользователей. При необходимости клиент получает рекомендации по улучшению ИТ-услуг, аппаратного обеспечения базовых и продуктовых информационных систем с точки зрения производительности и доступности.

Наша ключевая деятельность – разработка и внедрение цифровых решений для бизнеса. Но раз есть потребность в организации дистанционной работы, то на нее нужно быстро и эффективно реагировать. «БИА карантин» – ответ на сложившуюся ситуацию.

Есть ли рекомендации, каким образом компании начать правильный переход на «удаленку»? Можете ли привести пример, в котором решались сложные задачи?

Алексей Бугай: Выбор методики — индивидуальная работа. Задача большая и сложная, ее можно решать по-разному, в зависимости от бизнес-приоритетов. Очень важно выделить ключевые процессы и сосредоточиться на обеспечении их непрерывности. Например, одной из ключевых задач перевода на удаленную работу «Деловых Линий» было обеспечение непрерывности работы контакт-центра. Заказчик очень трепетно относится к качеству клиентского сервиса, и мы должны были организовать все таким образом, чтобы эффективность и скорость работы операторов не снизились даже на долю процента.

Благодаря совместным усилиям BIA Technologies и ИТ-службы клиента на перевод контакт-центра потребовалось менее пяти дней. Это был ключевой этап проекта по организации удаленной работы для «Деловых Линий». Наши эксперты разработали архитектуру удаленного доступа к бизнес-приложениям, комплекс цифровых решений и мер, направленных на оптимизацию процессов удаленного доступа и управления персоналом. В результате у сотрудников организации появилась возможность безопасно работать из дома с полным доступом ко всем необходимым базам, а у конечных клиентов — получать высокий уровень сервиса, к которому они привыкли.

Переход на «удаленку» может приводить к падению эффективности работы сотрудников. Что Вы порекомендуете компаниям в этом отношении?

Алексей Бугай: Эффективность работы сотрудников зависит от правильного подбора мотивации и естественного контроля результатов. Это означает, что всевозможный инструментарий, и, в частности, такой, как организация удаленной работы, только помогает в решении задач. Основа эффективности лежит в организации работы, то есть ключ - в культуре компании.

Как Вы думаете, может ли трансформация бизнес-процессов в связи с дистанционной работой сотрудников стать не только вынужденной мерой, но и способствовать повышению эффективности бизнеса за счет ИТ?

Алексей Бугай: Да, и еще как! Здесь я позволю себе сделать отсылку к началу нашей беседы. Сложившуюся ситуацию с необходимостью организации удаленной работы следует рассматривать, как очередную возможность. Да, кто-то не планировал тратить на это средства. Но если их приходится тратить в любом случае, то они должны принести пользу. Можно перевести работу коллектива на новый уровень: сократить время на бесконечные совещания, научиться четко фокусировать группы сотрудников на быстрое решение определенных задач, обеспечить работу ключевых экспертов таким образом, чтобы в будущем они могли свободно работать с любым устройством в любой точке земного шара эффективно и безопасно. И давайте будем честными, сейчас есть прекрасная возможность снизить операционные расходы на персонал. И это только часть преимуществ.

Как вы думаете, много ли компаний продолжат работу в удаленном режиме после завершения пандемии коронавируса?

Алексей Бугай: С самого начала кризиса я был уверен в том, что это не просто кризис, а новая реальность. Это означает, что подобная ситуация в чем-то может повторяться, а в чем-то останется нормой. Дистанционная работа сотрудников дает множество преимуществ, несмотря на то, что для многих они вынужденные. Не у всех бизнес полностью в цифре. Но те, у кого технологии лежат в основе бизнеса, в подавляющем большинстве начнут более интенсивно использовать преимущества удаленной работы.