Алексей Ермолаев: Для управления персоналом холдинга ERP системы не достаточно

TAdviser: Алексей, расскажите, пожалуйста, какие причины подтолкнули компанию запустить такой масштабный BI-проект?

Алексей Ермолаев: До 2009 года отчетность по персоналу предоставляли абсолютно все предприятия, входящие в ТНК-ВР, но для ее сбора в компании использовался другой программный продукт - система BRS. Она была внедрена в 1999 году и прослужила компании с десяток лет, но, как это часто бывает, перестала в полной мере выполнять возложенные на нее функции. То есть, просто говоря – морально устарела.

В определенный момент стало очевидно, что холдинг нуждается в новой аналитической системе для сбора данных по персоналу – более гибкой, менее зависящей от человеческого фактора. Конечно, основным требованием к новому решению было также улучшение качества данных, точности прогнозирования. Как следствие, мы ожидали оптимизации процессов управления расходами на персонал, а также экономии на хранении и обработке информации и подготовке отчетов.

TAdviser: Насколько нам известно, холдинг использует ERP систему на платформе SAP: ее возможностей оказалось недостаточно для достижения поставленных целей?

Алексей Ермолаев: Абсолютно верно, ТНК-ВР c 2006 года активно развивает SAP HCM. В рамках программы проектов в 2006-2010 г. был разработан корпоративный шаблон и завершены проекты в корпоративном центре и ряде дочерних обществ. В системе ведется учет около 40 тыс. сотрудников. Однако возможности SAP ERP HCM не позволяли нам генерировать отчетность по различным параметрам. Также в системе SAP сейчас работают не все предприятия, а данные по персоналу необходимы были нам в интегрированном виде по холдингу в целом.

TAdviser: Каким образом вы выбирали новую BI-платформу и системного интегратора?

Алексей Ермолаев: В конечном счете проект был реализован на платформе SAP BI. Конечно, здесь сказался и положительный опыт от использования других решений этого вендора, и наличие службы поддержки, и тот факт, что SAP BI уже активно использовалась компанией в различных подразделениях для формирования отчетности. Кроме того, за счет использования платформы SAP нам удалось сэкономить на серверном оборудовании и закупке лицензий. Можно сказать, что победила совокупность факторов – как стоимостных, так и функциональных. В итоге мы создали решение, которое собирает данные из всех систем управления персоналом предприятий ТНК-ВР воедино.

Что касается подрядчика, то в итоге мы остановили выбор на компании «ЭВОЛА», с которой сотрудничаем уже не первый год, хотя, конечно, в любом случае интегратор прошел стандартную процедуру конкурсного отбора – тендер. На команду компании «ЭВОЛА» были возложены следующие задачи: провести обследование и разработать архитектуру новой системы, оценить возможности ИТ-инфраструктуры, разработать инструменты автоматического сбора и консолидации информации, а также формы отчетности.

TAdviser: Расскажите об особенностях внедренного в итоге решения, его основных возможностях?

Алексей Ермолаев: Новая аналитическая система ТНК-ВР состоит из хранилища данных SAP BW на платформе SAP NetWeaver, и инструментов по созданию и визуализации отчетности SAP Business Explorer (Query Designer, Analyzer). Аналитическая обработка данных ведется по нескольким базовым направлениям: организационно-штатной структуре, кадровому учету, планированию и учету рабочего времени, расчетам с персоналом. Естественно, для каждой области созданы свои ключевые показатели. Благодаря системе, доступ к консолидированным данным о персонале всего холдинга имеют около 120 сотрудников.

Получаемые данные позволяют отслеживать и анализировать изменения таких показателей как текучесть, количество приемов и увольнений, расходы на персонал по различным статьям и так далее и производить план-факт анализ этих показателей что помогает своевременно принимать оперативные и стратегические решения по управлению персоналом.

В результате менеджеры получили более гибкий инструмент, возможность работать со множеством срезов, а также были избавлены от двойной работы при создании отчетов. Сбор данных с предприятий холдинга осуществляется в автоматическом режиме ежемесячно, при этом ключевой пользователь может отслеживать, какие данные были присланы. Сопровождением занимается наш собственный центр компетенции SAP.

TAdviser: Были ли сложности в ходе реализации проекта и какие? Как вам удалось их преодолеть?

Алексей Ермолаев: Не могу сказать, что проект был простым для нас, хотя нам удалось реализовать его всего за восемь месяцев (из них три заняла поддержка). Например, одним из существенных моментов стало обеспечение защиты данных при сборе информации от наших предприятий, для чего мы тестировали различные системы шифрования. Кроме того, нужно было обеспечить эффективную коммуникацию более ста сотрудников ТНК-ВР из 30 городов. Кстати, проблем с обучением пользователей у нас не возникло, поскольку система реализована в простом и привычном пользователям интерфейсе.

TAdviser: Каковы на данный момент главные итоги этого проекта для вас? Будете ли вы развивать его в дальнейшем?

Алексей Ермолаев: Считается, что экономическую эффективность BI-проектов сложно определить, и этим аспектом мы не занимались. Однако мы отметили другие преимущества от работы с системой, самое главное из них: для принятия управленческих решений теперь мы получаем более качественную информацию, и при том более оперативно. Создание единообразной отчетности для всего холдинга также сыграло положительную роль.

Мы планируем и дальнейшую доработку SAP BI. Ближайшей задачей является создание новых отчетных форм и настройка заданий по подготовке отчетов. В долгосрочной перспективе мы планируем дальнейшую консолидацию данных и совершенствование возможностей системы: например, создание рабочего места менеджера с монитором показателей, а также средств визуализации и интеграции с другими приложениями.

TAdviser: Спасибо!