Внедрение BI. Типичные ошибки

Анализ чужих ошибок, как известно, способен помочь грамотным руководителям избежать собственных. Существует ряд факторов, которые гарантированно приводят к провалам BI-проектов. Поэтому чтобы реализовать внедрение успешно, необходимо эти факторы учесть и обеспечить им противодействие.

Потребность бизнеса в использовании BI

Еще до начала проекта необходимо абсолютно точно определить, какие именно выгоды принесет бизнесу внедрение BI. Часто внедрение BI-системы бывает обусловлена растущей конкуренцией и необходимостью дать ответ на вызовы рынка. Иногда внедрение BI бывает актуально при поглощении другой компании и существенно увеличении масштабов бизнеса: в таком случае, BI-инструменты позволяю обеспечить его прозрачность.

BI-проект должен быть инициирован и поддержан бизнес-пользователями, а не навязан ИТ-специалистами. Он не должен стать одним из типовых, стандартных шагов развития корпоративной ИТ-инфраструктуры просто потому, что «так принято», «это престижно» и т.п. В таком случае велика вероятность того, что внедрение BI подменит собой решение совершенно других задач, таких как управление эффективностью бизнеса, интеграция данных, обеспечение лучшего взаимодействия подразделений и пользователей, оптимизация бизнес-процессов.

Постановка целей и задач проекта

Первым и необходимым шагом при внедрении BI является проработка целей и задач. Именно строгое определение целей и задач поможет выбрать оптимальные инструменты для их решения и обеспечит понимание со стороны конечных пользователей.

Необходимо также продумать и оценить масштабы внедрения BI-решения в организации. Случается, что изначально BI-систему создают с расчетом на 10-20 пользователей, а оказывается, что в использовании ее возможностей (по крайне мере, в части формирования отчетов) заинтересованы сотни сотрудников. В этом случае система не сможет справиться с потоком запросов и будет работать недостаточно эффективно, что подорвет в пользователях уверенность в ее качестве и стабильности и, возможно, заставит их вернуться к прежним инструментам для бизнес-анализа (электронным таблицам и рутинной ручной работе). Таким образом, все затраченные на внедрение усилия и средства окажутся напрасными.

Оценив эффективность внедрения BI-системы в соседнем подразделении, руководители могут потребовать реализовать у себя такое же решение. Однако решаемые этим подразделением задачи, а также объем и оперативность анализируемой информации могут сильно различаться. Поэтому к масштабированию следует относиться с осторожностью и расценивать его как отдельный самостоятельный проект.

Поддержка бизнеса

Как фактическая, так и спонсорская поддержка проекта со стороны высшего менеджмента имеют, пожалуй, самую значимую роль для успеха проекта. Очень важно, чтобы менеджмент принимал персональное участие в проекте и имел четкое представление о конкретных выгодах внедрения BI. Это идеальный вариант, особенно в том случае, если в ходе реализации проекта возникнут какие-либо затруднения. С другой стороны, когда над проектом работают одновременно несколько менеджеров, это может обернуться ситуацией, когда каждый из них пытается вести проект в своем направлении. Эту ситуации можно предупредить, заранее согласовав цели, задачи проекта между ними, а также определив, какие именно подразделения бизнеса и в какой степени будут затронуты проектом.

Обеспечение сбора и качества данных

Отдельной задачей в рамках BI-проекта является решение вопросов сбора и обработки исходных данных. Необходимо продумать, какая информация будет задействована для обработки запросов и формирования отчетов сейчас, какие данные могут потребовать в дальнейшем, с какой частотой необходимо синхронизировать данные, а также как будет осуществляться детализация, консолидация, очистка данных.

В настоящее время очень немногие организации, использующие BI, тщательно продумывают и обеспечивают необходимое качество данных. Однако именно корректность данных является необходимым условием для принятия верных и своевременных управленческих решений, что в конечном итоге является мерилом качества созданного BI-решения. Зачастую считается, что проблема очистки данных должна по умолчанию решаться средствами BI-системы.

Бытует также и противоположный подход, когда задача обеспечения качества данных полностью перекладывается на плечи сотрудников подразделений, поставляющих исходные данные или же использующих BI. Между тем, это задача комплексная. Часть BI-платформ имеют в своем составе инструменты для контроля качества данных, однако даже их не всегда бывает достаточно. Иногда требуется внедрение отдельных продуктов для интеграции и очистки данных, а решение этой задачи выливается в самостоятельный проект.

Выбор решения

Не стоит выбирать такое решение, которое превосходит потребности компании существенным образом. Если в проекте задействованы только 30-40% возможностей системы, значит, упущена реальная возможность добиться ROI меньшими затратами.

Также распространенной ошибкой, которую допускают многие компании, внедряющие новые технологии, является ПЕРЕкастомизация системы. Не стоит забывать, что главной целью всех усилий должно оставаться предоставление точной и достоверной информации на наиболее рациональной основе. Отправку отчетов на смартфон со встроенными изображениями можно настроить и позднее.

Управление BI-проектом

Задача управления проектом является ключевой для большинства организаций, внедряющих BI, особенно когда дело доходит до ИТ-ресурсов. BI-технологии зачастую выходят за рамки устоявшегося в компании подхода к внедрению бизнес-приложений. Дело в том, что для работы BI системы необходимы информационные ресурсы, которыми располагают разные подразделения. В процессе извлечения этих данных и доставки их в хранилище могут возникнуть трудности. Чтобы избежать их, необходимо следовать таким рекомендациям:

• Рассмотрите возможность назначения определенного сотрудника с определенным уровнем ответственности за всю BI-инициативу, который будет получать отчетность от ИТ-специалистов и бизнес спонсоров относительно всей активности по проекту
• Учредите специальную программу по поддержке этой организационной инициативы
• Назначьте выделенного специалиста, ответственного за аналитическую отчетность, в каждой функциональной области, который будет контролировать соответствие отчетов плану и процесс их производства. Степень его компетенции должна быть довольна высока, но может быть уменьшена по мере «дозревания» BI-среды
• Обсудите с высшим руководством перспективы развития BI системы и ее поддержки
• Инициализируйте сбор аналитической информации с помощью как вертикальных, так и горизонтальных коммуникационных схем.

Пользовательский аспект Business Intelligence

Как бы ни была хороша BI-система сама по себе, успех проекта обеспечивают пользователи. Чтобы сотрудники компании «приняли» новую систему, их надо, во-первых, вовлекать на начальных этапах в процессы формулирования задач и целей, оценки и выбора программного продукта и внедряемых инструментов, а во-вторых обучить всем возможностям созданного решения.

Выбор правильного момента для проведения обучения – один из необходимых компонентов успешного внедрения. Если провести обучение слишком рано, задолго до того как система введена в эксплуатацию, то пользователи не смогут соотнести приобретаемые ими знания с решением своих конкретных повседневных задач, а кроме того успеют забыть все объяснения к моменту запуска системы. Если же провести обучение слишком поздно, то пользователи будут тормозить и саботировать внедрение непонятного и пугающего их своей новизной и сложностью программного продукта. Оптимальным моментом для проведения обучения, пожалуй, является период непосредственно перед стартом или в самом начале эксплуатации системы.

Проблемы адаптации BI-систем находятся не в области грамотной организации данных и технологий, а в области управления персоналом и преодоления культурных противоречий. Любые перемены, как правило, первоначально вызывают неприятие, и необходимо время, чтобы пользователи привыкли, приспособились к новым процессам. Кроме того, необходимо создать и контролировать соблюдение системы правил, которые не позволят пользователям вернуться к своим прежним, привычным способам работы в обход новой системы.

Оценка эффективности системы

Оценка окупаемости BI-решений – задача сложная и не имеющая на сегодняшний момент стандартных общепризнанных решений. Бытует мнение, что просчитать возврат инвестиций от внедрения BI в течение начального периода использования практически невозможно, поскольку основные преимущества станут очевидны лишь в долгосрочной перспективе.

Для оценки потенциальной успешности BI-проекта эксперты предлагают изучать аналогичные внедрения в других компаниях и сравнивать их результаты с собственными целями и задачами.

См.также

Определение Business Intelligence

Типовые блоки современных BI-систем

Классификация продуктов business intelligence

Преимущества использования BI-системы

Рекомендации по выбору BI

Внедрения BI в России: типичные ошибки

Business Intelligence, BI (мировой рынок)

Business Intelligence (рынок России)