Система управления задачами и проектами: нефункциональные параметры

Размер компании прямо пропорционален количеству сложностей в ее управлении. Эта нехитрая закономерность, казалось бы, очевидна даже людям, далеким от делегирования поручений и контроля сотрудников. Однако на практике мы наблюдаем удивительное несоответствие: при наличии впечатляющего количество готовых решений для автоматизации бизнес-процессов множество крупных и авторитетных компаний продолжают работать с задачами по старинке. По старинке – это значит раздавать поручения устно, писать инструкции на стикерах и в блокноты. А еще по старинке – это ставить поручения через Skype, отправлять отчет по электронной почте и составлять список задач в Excel. В таких условиях анализ эффективности работы напоминает гадание на кофейной гуще.

Цена

Разница в цене систем управления проектами может быть очень значительной. Некоторые из них по карману лишь крупным и успешным компаниям, другие в принципе бесплатны. Тарифы, как правило, основаны на количестве пользователей, которое будет пользоваться приложением, иногда разработчики делают платными только часть функционала.

Другой аспект формирования цены – «облачная» версия продукта или «коробка». Коробочный формат предполагает установку на вашем сервере, и цена на нее, как правило, выше примерно в 10 раз, чем абонплата за «облако». То, что система бесплатна, совсем не значит, что это плохой продукт, но у платных систем есть ряд весомых преимуществ:

1. Гарантия сохранности данных. Разработчики платных систем стремятся обеспечить круглосуточный и бесперебойный доступ к своему продукту, перебои они воспринимаю как катастрофу. По той же причине сохранность и безопасность данных клиента для них – дело чести. А вот бесплатные приложения никому ничего не должны, и взять с них в случае проблем, соответственно, нечего.

2. Обновления. Та сумма, которую вы платите за продукт, уходит не только на зарплаты разработчиков и печеньки для их офиса, но и на доработку продукта, его рост и улучшение. Что же касается бесплатных систем, то здесь дела обстоят иначе: такие продукты нередко уже заброшены командой-разработчиком, а возможные ошибки вам придется устранят своими силами (если таковые, конечно есть). Таким образом, вы можете обречь себя на использование неудобного и ненадежного продукта.

3. Техническая поддержка. У разработчиков бесплатных систем практически никогда не предусмотрены специалисты, которые занимаются вопросами пользователей. Со своей проблемой вы останетесь один на один.

Скорость работы

Это один из самых важных параметров. Работа в системе управления проектами предполагает, что вы часто переходите со страницы на страницу, поэтому долгое время загрузки – это очень весомый минус. Этот момент стоит отдельно учитывать, если вы хотите поставит у себя «коробку»: справится ли ваш сервер? Наличие документации

Как бы не была система удобна в использовании, совершенного интерфейса пока не придумали. Поэтому каждый уважающий себя разработчик должен предоставить инструкции как для администратора, так и для обычного пользователя системы.

Актуальность

Рассматривая очередное приложение как вариант для покупки, подумайте, подойдет ли оно для вашего бизнес-процесса? Поскольку системы стараются сделать универсальными, их делают усредненными. А это нередко значит, что какие-то рабочие проекты вы не сможете наладить без дополнительных вложений и дописывания кода. И это еще в том случае, если код приложения доступен для кастомизации.

Локализация

Если ваши сотрудники с опасением смотрят на англоязычный интерфейс, поскольку сомневаются в своем уровне языка, обратите внимание на русификацию приложения. Сегодня на рынке существует целый ряд систем, которые переводятся машинным методом. При таком способе вы рискуете увидеть вместо понятного русскоязычному человеку интерфейса нечитаемый набор слов.