Функциональные возможности систем класса Business Intelligence (BI) выходят далеко за рамки распространенного представления о них только как о средстве для создания отчетов. В сочетании с другими ИТ-приложениями BI-инструментарий может стать основой для построения полномасштабных бизнес-решений, например, для бюджетирования, анализа привлекательности инвестиционных проектов и управления ими, планирования материально-технического обеспечения, управления взаимоотношениями с клиентами. В то же время BI остается востребованным и для формирования аналитической и обязательной отчетности.
К числу наиболее функционально богатых и распространенных BI-систем, на основе которых могут разрабатываться такие решения, относится комплекс SAP Business Intelligence (SAP BI). В его состав входят компоненты, которые помогают извлечь максимум полезной информации из имеющихся у компании первичных данных и накопленной статистики, выявить скрытые закономерности и тренды, сформировать аналитические отчеты в различных разрезах, построить прогностические модели. Иными словами – создают качественную основу для создания сложных управленческих ИТ-систем.
Это не теория. Информационные аналитические системы для решения различных задач стратегического управления, созданные EPAM Systems на основе комплекса SAP BI, успешно используются в крупнейших компаниях и государственных структурах России и стран СНГ.
Пример 1. Системы бюджетирования
Важной сферой управления, где создание решения с использованием BI-инструментария более продуктивно, чем применение обычной транзакционной системы, можно назвать бюджетирование.
Существуют различные методологии построения системы бюджетирования в компании. Например, бюджетирование может быть выстроено как планирование активностей и движения ресурсов предприятия в заданный период времени. Поскольку объем ресурсов всегда ограничен, то вопрос их рационального и эффективного распределения относится к числу ключевых для любой компании. Однако при планировании топ-менеджмент нередко сталкивается с целым рядом проблем. Часто встречается ситуация, когда планирование ресурсов проводится в отрыве от планирования активностей (мероприятий, проектов), для которых предназначены эти ресурсы. При утверждении бюджета происходит механическое сокращение отдельных статей без учета того, какие именно активности это затрагивает. Сложный процесс планирования и согласования бюджета не позволяет быстро реагировать на изменение экономической ситуации. В итоге бюджетное планирование из мощной управленческой технологии превращается в нечто формальное и тормозящее развитие бизнеса.
Применение решений SAP BI в сочетании с системами бизнес-планирования (например, SAP SEM, SAP BPS) позволяет в полной мере использовать бюджетирование как средство управления. За счет это достигается?
Благодаря BI удается создать управляемый процесс разработки и утверждения бюджета. Специальные средства помогают выстроить последовательность согласования, назначить ответственных лиц, блокировать изменение данных, хранить несколько версий бюджета, моделировать различные ситуации развития событий по принципу «что если».
Кроме того, применение BI-технологий дает возможность использовать методологию бюджетирования, которая будет основана на планировании не просто отдельных статей бюджета, а определенных активностей. Для этого в качестве основы при формировании бюджетов берется перечень мероприятий – это активности, которые направлены на достижение поставленных перед компанией стратегических целей. Через мероприятия связываются между собой статьи бюджетов доходов и расходов и бюджета движения денежных средств. Если топ-менеджмент принимает решение об исключении активности из планов или сокращении расходов по ней, то соответствующие статьи расходов автоматически удаляются из бюджетов или уменьшаются. Аналогично – с помощью мероприятий - каждая статья расходов и доходов соотносится с ключевыми задачами компании и устанавливается взаимосвязь между финансовыми и материальными потоками.
В систему бюджетирования входит не только планирование, но и анализ исполнения бюджета. Своевременное получение соответствующих отчетов позволит вовремя внести необходимые корректировки в планы. У предприятия появляется возможность активно работать с несколькими версиями бюджетов – с учетом изменений цен на продукцию и сырье, разных вариантов производственной программы, объема инвестиционных проектов и других факторов, что невозможно без применения BI.
Такая методология бюджетирования, реализованная с помощью комплекса SAP BI, позволяет предприятию получать обоснованный и актуальный в каждый период времени бюджет и жестко контролировать его исполнение.
Пример 2. Системы планирования материально-технического обеспечения
С использованием мероприятий (активностей) как основы планирования, широким применением аналитических средств может быть выстроена система материально-технического обеспечения (МТО). Для этого комплекс SAP BI используется в сочетании с системой управления проектами (например, cProjects) и интегрируется с ERP-системой.
Перечень и структура мероприятий составляется на основе производственных программ, инвестиционных проектов, планов проведения ремонтов оборудования и других документов, которые готовятся подразделениями компании. Затем данные о мероприятиях заносятся в систему управления проектами. Для проведения заявочной кампании, формирования планов и планов-корректировок используется функционал SAP BI. Контроль над ходом согласования планов осуществляется с помощью встроенной системы статусов и отслеживаний, которая обеспечивает рассылку соответствующих уведомлений по электронной почте всем участникам процесса планирования МТО.
Возможности решения позволяют автоматизировать все процессы МТО. Заявки о планируемых потребностях в ресурсах на квартал, полугодие, год формируются с привязкой к конкретным мероприятиям, для каждого из которых устанавливается лимит затрат. При расчёте плановых сроков учитывается нормативный срок поставки. Стоимость необходимых материалов определяется на основе цены последней закупки таких же МТР с учетом размера налоговых отчислений, индекса дефлятора, коэффициента транспортных расходов. Кроме того, в случае необходимости проводится автоматический перерасчет заказанного количества материалов в альтернативные единицы измерения (например, часто при планировании потребности в трубной продукции обозначаются в метрах, а при закупках – в тоннах).
При формировании общего плана МТО и его утверждении проверяется соответствие установленному лимиту финансирования. При расчете объемов закупок материалов учитываются текущие объемы складских запасов. Поддерживается и возможность оперативного планирования с корректировкой и окончательным утверждением данных – это позволяет при необходимости сокращать потребность в материалах или заменять их аналогами. На всех этапах процесса формирования планов МТО его участники обеспечиваются достоверной информацией, поступающей в том числе из ERP-системы. После утверждения данные автоматически передаются в транзакционную систему для оперативного учета и проведения других логистических операций.
Отличительная черта решения – наличие функционально насыщенного аналитического инструментария. С его помощью подготавливаются различные отчеты, которые помогают контролировать процесс планирования на всех его этапах как на уровне отдельных подразделений, так и в целом по предприятию. Например, отчеты об остатках МТР, сводные отчеты по контрагентам и исполнению договоров, отчеты, содержащие сравнительный анализ цен на материалы у различных поставщиков и другие.
Планирование МТО становится более точным, прозрачным, обоснованным и контролируемым. Исключаются случаи превышения выделенных объемов денежных средств: система не позволит согласовать заявку или план, если запрашиваемая сумма превышает установленный лимит. Появляется возможность оперативно анализировать ход заявочной кампании и принимать управленческие решения по ее изменению.
Пример 3. Системы управления инвестиционными проектами и анализа их привлекательности
Вопрос эффективности инвестиций относится к числу особенно важных в любом бизнесе. Если объемы средств ограничены, то от того, насколько правильно и обоснованно выбраны направления вложений, зачастую зависит вопрос выживания компании. Не меньшую значимость имеют задачи формирования прозрачного бюджета инвестиционных проектов и контроля за их реализацией. Применение инструментария SAP BI в сочетании с системами управления проектами, ведения проектной документации и ERP-приложением позволяет построить решение, которое поможет сравнить и проанализировать варианты инвестирования, сформировать различные варианты бюджетов проектов, рассчитать сроки их окупаемости и другие инвестиционные показатели, сформировать оптимальный инвестиционный портфель по различным критериям. Главное достоинство подобного решения заключается в его комплексности: сквозном учете всех операций, которые выполняются различными подразделениями компании на всех этапах управления инвестиционными проектами - от идеи до сдачи в эксплуатацию.
При составлении бюджетов проекта решение дает возможность автоматически рассчитать необходимые показатели. Например, срок достижения точки окупаемости, плановые затраты на проект, плановая прибыль и другие. При изменении внешних условий система позволяет определить текущий остаток средств и оценить, сохранилась ли возможность уложиться в установленные лимиты, а также быстро перепланировать выполнение проекта.
Контроль за ходом проектов с точки зрения сроков и ресурсов может вестись двумя способами. При операционном контроле из решения для планирования проектов в ERP-систему загружаются контрольные цифры – значения наиболее важных параметров проекта. При их превышении система поставит запрет на выполнение каких-либо действий по проекту до разрешения ситуации. При аналитическом контроле (мониторинге) в SAP BI сравниваются плановые и фактические показатели, что дает возможность провести подробный многомерный план-факт анализ хода выполнения проекта.
Одна из особенностей решения – возможность моделирования версий проектов по принципу «что если». Это позволяет заранее спрогнозировать целесообразность выполнения проектов при наступлении тех или иных событий, оценить их эффективность и окупаемость при изменении внешних условий.
Наконец, с помощью решения можно провести анализ и оптимизацию инвестиционного портфеля компании, сравнить проекты и выбрать наиболее важные и приоритетные для выполнения. Для этого обеспечивается автоматический расчет основных параметров – как по отдельным проектам, так и по всей их совокупности (например, прогноз ликвидности инвестиционного портфеля). Перечень параметров проектов и алгоритмы, по которым проводится оптимизация портфеля инвестиций, гибко настраиваются с учетом особенностей бизнеса заказчика и его текущих потребностей. В результате топ-менеджмент получает все необходимые данные для определения тех инвестиционных проектов, выполнение которых принесет наибольшую пользу бизнесу компании.
Пример 4. Аналитические CRM-системы
Комплекс SAP BI может использоваться для построения аналитической CRM-системы, поддерживающей выполнение бизнес-процессов в сфере сбыта, маркетинга, сервисного обслуживания клиентов и предоставляющей информацию для формирования стратегии компании. Применение BI-инструментария позволяет интегрировать, упорядочить и проанализировать сведения, которые собраны по заказчикам в ИТ-решениях компании (CRM, SCM, ERP), сопоставить их с данными из внешней среды (аналитика по рынку и конкурентам, маркетинговые исследования и т.д.) и смоделировать возможное поведение клиентов.
Решение на основе SAP BI обеспечивает получение различных аналитических данных по клиентам. Например, можно определить наиболее ценных из них с точки зрения приносимой прибыли и выявить основные тренды в их поведении. Кроме того, есть возможность анализа претензий со стороны клиентов и определения основных причин рекламаций. Решение также поддерживает выполнение задач по планированию сервисного обслуживания, мониторингу и анализу доходов от услуг и затрат на их предоставление.
Другая область применения аналитической CRM-системы связана с маркетингом – это оптимизация планирования маркетинговых бюджетов и кампаний, анализ причин успеха или провала рекламных и сбытовых акций.
В плане анализа продаж система позволяет определить продукты, которые покупаются лучше всего, рассчитать их доходность, проанализировать перекрестные продажи с точки зрения выгоды для компании. При этом есть возможность посмотреть эффективность всех каналов взаимодействия с клиентами (интернет, сбытовые отделы, розничная сеть и т.д.). Мониторинг доходов и анализ цикла продаж позволит более точно оценить потенциальные сделки и использовать полученную информацию при последующем планировании.
При проведении анализа в CRM-системе на основе SAP BI используются различные технологии информативного и предсказательного моделирования. В частности, для выявления тенденций в поведении клиентов, сегментации клиентской базы применяются такие методы, как:
- кластеризация – занесение заказчиков со схожими признаками в одну группу. Например, в банках это помогает выявить возможные случаи обмана со стороны клиентов: все случаи нетипичного поведения автоматически выделяются в специальную группу, что позволяет быстро провести дополнительную проверку;
- ассоциация – выявление скрытых закономерностей (в частности, выделяются случаи взаимосвязанных покупок: при приобретении одного продукта с большой долей вероятности затем будет куплен другой);
- скоринг - прогнозирование поведения клиента с помощью расчета и применения различных коэффициентов;
- дерево решений – расчет итогового результата на основе анализа входных значений (таким результатом может быть, например, «купит данный продукт с вероятностью 75%»);
- ABC-классификация – сегментация клиентов по их прибыльности (А – наиболее прибыльные, В – средние, С – наименее прибыльные);
- Value Modeling – анализ прибыльности клиента на протяжении всего его сотрудничества с компанией. Это особенно важно, например, для B2B-сектора;
- RFM (Recency, Frequency, Monetary) – выделение групп клиентов на основе параметров их поведения. В результате появляется возможность разработать адресные маркетинговые кампании для разных групп клиентов, использовать ключевые слова, которые будут максимально подходить для выбранной целевой аудитории.
В результате за счет применения широкого набора аналитических средств руководство компании получает информацию, которая помогает лучше понять и спрогнозировать поведение клиентов, быстро определить целесообразность работы с потенциальными заказчиками и рассчитать их возможную прибыльность, «разложить по полочкам» процессы маркетинга и продаж и выявить наиболее успешные и проблемные элементы. Для клиентоориентированных компаний это означает сокращение цикла планирования и продаж, повышение уровня обслуживания заказчиков и укрепление их лояльности, а в долгосрочной перспективе - рост рентабельности бизнеса и расширение занимаемой доли рынка.
Пример 5. Системы аналитической отчетности
Используя BI как основу для построения бизнес-решений, нельзя забывать и о традиционных возможностях этого инструмента, связанных с формированием аналитической отчетности.
Для многих компаний характерна ситуация, когда отчеты по отдельному блоку задач (например, сбыт, производство, финансы) подготавливаются средствами соответствующих модулей ERP-системы или даже нескольких различных ИТ-решений. Это неудобно по нескольким причинам. Процесс сбора и обработки данных может серьезно «тормозить» работу системы. Получаемые отчеты разрознены и не позволяют увидеть полную картину текущей ситуации. Отсутствует возможность понять взаимосвязь между отдельными действиями, которые выполняются в различных сферах деятельности компании, и спрогнозировать, что будет дальше. В результате отчетность не приносит той пользы, которую могла бы принести.
Создание информационной аналитической системы на основе SAP BI позволяет получать сложные многомерные аналитические отчеты, с помощью которых можно посмотреть ситуацию как по отдельным направлениям деятельности, так и в целом по компании. Сведения для подготовки отчетов собираются из различных источников. Появляется возможность связать между собой актуальные и исторические (накопленная статистика) данные и на их основе смоделировать возможные варианты развития событий. Сотрудники компании могут посмотреть аналитическую информацию с различным уровнем детализации – доступ к данным будет разграничиваться автоматически. Наконец, возможности системы обеспечат быструю разработку и внедрение новых форм аналитической отчетности с минимальными затратами.
В результате значительно снизится нагрузка на использующиеся транзакционные ИТ-решения, повысится скорость формирования аналитической отчетности. Специалисты компании получат простой доступ к бизнес-информации, которая будет представлена им в нужный момент времени в необходимых разрезах и объеме, что позволит повысить качество принимаемых управленческих решений. Это значит, что будет выполнена главная задача BI-решения – дать возможность перейти от ликвидации последствий того, что сделано вчера, к разработке программы действий на завтра.
