Quorum. Электронный архив

Согласно указанию ЦБ РФ № 2346-У, кредитная организация может организовать систему учета документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций, в электронном виде и хранить их на CD- или DVD-дисках. Для решения этой задачи компания «Кворум» предлагает своим заказчикам специализированный программный продукт «Quorum. Электронный архив», который полностью соответствует требованиям указания ЦБ РФ № 2346-У.

«Quorum. Электронный архив» предназначен для достижения конкретных целей банка в области электронного хранения и обработки документов, а именно:

• снижение расходов на подготовку и хранение документов банка (бумага, расходные материалы для печати, складские помещения, транспортные и почтовые расходы);
• оптимизация трудозатрат сотрудников банка (прежде всего, за счет автоматизации рутинных операций);
• минимизация рисков утери или искажения документов в архиве;
• использование унифицированного сервиса для архивирования документов из разнородных систем банка;
• соответствие указанию ЦБ РФ № 2346-У.

Продукт «Quorum. Электронный архив» позволяет организовать электронный архив банковских документов, начиная с подготовки электронных версий документов и заканчивая утилизацией единиц хранения по истечении соответствующих сроков.

Ключевые преимущества решения:

• Поддержка полного жизненного цикла, начиная с подготовки электронных версий документов, и заканчивая утилизацией единиц хранения по истечении соответствующих сроков;
• Любые информационные системы банка в качестве систем-источников документов;
• Интеграция с внешними специализированными решениями для наложения ЭЦП;
• Возможность создания дополнительных копий носителей с документами для прохождения проверок Банка России;
• Специальная автономная программа для просмотра документов на каждом диске;
• Внедрение можно осуществить собственными силами банка.

«Quorum. Электронный архив» обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов: Помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в архив

• Загрузка и регистрация ДЭВ в архиве;
• Помещение в архив документов, содержащих исправительные записи;
• Контроль полноты и достоверности подготовленных ДЭВ;
• Электронная подпись документов в архиве;
• Формирование отчетов и описей документов в архиве.

Запись единиц хранения (ЕХ)

• Запись основных, резервных и дополнительных копий ЕХ;
• Запись ЕХ, содержащих исправительные документы;
• Запись ярлыка и справки на ЕХ;
• Формирование ярлыков ЕХ и описей первичных документов;
• Учет носителей для ЕХ.

Хранение ЕХ

• Учет принятых на хранение ЕХ и их перемещения;
• Выборочная и сплошная проверка состояния и наличия ЕХ;
• Контроль неизменности ДЭВ;
• Восстановление пришедших в негодность или утерянных ЕХ;
• Уничтожение ЕХ в связи с истечением срока хранения.

Запросы к архиву

• Поиск необходимых документов в архиве;
• Выдача ЕХ по запросам и возврат на хранение;
• Формирование печатных копий документов.

По состоянию на 25 апреля 2014 года «Quorum. Электронный архив» внедрен в 12 российских банках.