Directum: Управление закупками (Управление тендерами)

Базовое описание решения

Продукт DIRECTUM: Управление тендерами ориентирован на использование высшим руководством, тендерными комиссиями, руководителями подразделений компании.

Решаемые бизнес-задачи

Выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе — один из самых очевидных инструментов компании для максимального соблюдения собственных интересов в процессе контрактования. Создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства компании, снизить коррупционные риски, сформировать «скамейку запасных» поставщиков на случай форс-мажора — это те цели, для достижения которых организуются тендеры.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление тендерами» концентрируется на обеспечении прозрачности и эффективности внутренних процессов от подачи заявки в тендерную комиссию до контроля условий заключаемых договоров на соответствие результатам тендера.

Основная задача при внедрении решения — не просто автоматизировать работу по управлению тендерами, а используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретного учреждения и провести качественное внедрение технического решения, обеспечив дальнейшую поддержку. Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление тендерами» направленно на повышение эффективности процессов заключения сделок, проводимых регулярно на конкурсной основе.

Бизнес-решение обеспечивает решение следующих бизнес-задач.

1. Инициация тендера:

• согласование заявок на проведение тендера;
• согласование сроков проведения тендера и повесток (реестров заявок);
• отслеживание безальтернативных поставщиков (естественные монополии, стратегические партнеры, владельцы недвижимости и земельных участков);
• подготовка конкурсной документации;
• использование стандартных форм и шаблонов договорных документов;
• обеспечение одновременной работы с документами;
• согласование конкурсной документации с тендерной комиссией;
• утверждение распоряжений, бюджета, назначение исполнителей, установка сроков, ознакомление заинтересованных сотрудников с решениями комиссий.

2. Взаимодействие с поставщиками:

• рассылка (публикация) и прием оферт;
• организация архива присланных оферт;
• проведение переговоров;
• обеспечение конфиденциальности;
• контроль сроков приема оферт.

3. Выбор победителя:

• оценка коммерческих предложений по формализованным критериям;
• контроль сроков рассмотрения;
• утверждение победителя тендерной комиссией;
• контроль условий заключаемого договора на предмет соответствия конкурсной документации.

4. Создание реестра проведенных тендеров и архива тендерной документации:

• классификация документов;
• связь документов от заявки до договора;
• разграничение прав доступа к документам.

Исходя из решаемых задач, основными заказчиками бизнес-решения могут выступать владельцы компании, финансовые директора, подразделения, контролирующие деятельность дочерних организаций и ответственные за проведение тендеров. Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут вступать следующие группы: руководители подразделений (инициаторов закупок), руководитель отдела снабжения, ответственные за договорную деятельность.

Работа с решением

Решение «DIRECTUM: Управление тендерами» делает все этапы работы по тендеру прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Согласование заявки на тендер. Ответственный сотрудник подготавливает электронный комплект конкурсной документации (проект договора, заявка, техническое задание и т.п.) и отправляет его на согласование, используя механизм workflow системы DIRECTUM. Согласование происходит по типовому маршруту «Согласование заявки на проведение тендера», в параметрах которого необходимо указать назначение тендера, тендерную комиссию (если на предприятии действует только одна комиссия — она будет указываться автоматически), подразделение-заказчик и желаемую дату заключения договора по тендеру.

После заполнения параметров маршрута в специальном справочнике «Тендеры» автоматически будет создана соответствующая запись — в ней будет содержаться вся основная информация по проводимому тендеру и его итогам. Также с этой записью (карточкой тендера) будут связываться все документы, появляющиеся в ходе работ по тендеру. Это обеспечивает удобный и быстрый доступ ко всей необходимой документацией, позволяет хранить ее упорядоченно.

Как правило, после согласования заявки на тендер собирается тендерная комиссия (для принятия решений по датам проведения тендера и т.п.). Для удобной и оперативной организации заседания тендерной комиссии могут использоваться возможности бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями». После заседания тендерной комиссии и подготовки необходимых данных информация о тендере публикуется на внешнем сайте компании-организатора тендера. В рамках внедрения бизнес-решения можно настроить публикацию в автоматическом режиме.

Прием оферт на конкурс. Прием может осуществляться любым выделенным для этой цели сотрудником: секретарем тендерной комиссии, ответственным за тендер, делопроизводителем. Выделенный сотрудник принимает и регистрирует пришедшие оферты в соответствующем справочнике «Оценки оферт».

По истечении даты приема оферт происходит вскрытие конвертов (как правило, в рамках заседания очередной тендерной комиссии). После вскрытия секретарь комиссии непосредственно из карточки тендера оформляет соответствующий протокол. При этом протокол автоматически связывается с карточкой тендера.

За вскрытием конвертов следует процесс рассмотрения и оценки полученных оферт. Оценка также производится по специализированному типовому маршруту.

После оценки всех присланных оферт либо принятия решения о недопущении оферты к оценке формируется протокол рассмотрения оферт, аналогично рассмотренным ранее протоколам.

Определение победителя тендера. Победитель выбирается в рамках заседания тендерной комиссии и утверждается ее председателем. На данном этапе может быть сформирован протокол подведения итогов (аналогично другим видам тендерных протоколов). После определения победителя в карточке тендера указывается оферта-победитель, при этом автоматически заполняются поля «Контрагент-победитель» и «Фактическая дата итогов».

Заключение договора. Для автоматизации этого процесса используется бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами». Согласование договора происходит по типовому маршруту «Заключение договора по тендеру». Как только договор будет заключен, договор и дата его фактического заключения автоматически отобразятся в карточке тендера.

Бизнес-эффект

Достижение эффекта для высшего руководства:

• Обеспечить прозрачность принимаемых решений в процессе закупок.
• Ускорить тендерные процессы.
• Обеспечить контролируемость тендерных процессов.
• Обеспечить соблюдение критериев выбора контрагента.
• Гарантировать включение ключевых требований в условия заключаемых договоров.
• Снизить риски по заключенным договорам.
• Увеличить эффективность работы тендерной комиссии.
• Снизить суммовой порог договоров, для которых проведение тендеров будет эффективным.

Для тендерной комиссии:

• Облегчить подготовку материалов, повесток, протоколов заседаний комиссий.
• Обеспечить своевременное ознакомление заинтересованных лиц с протоколами заседаний тендерной комиссии.
• Ускорить процедуры согласования документации.
• Обеспечить оперативность проведения внеочередных и срочных тендеров, а так же оперативность принятия решений.
• Обеспечить должный уровень конфиденциальности в закрытых тендерах.
• Обеспечить контроль сроков приема и рассмотрения оферт.

Для подразделений — инициаторов закупок:

• Ускорить подготовку и согласование конкурсной документации.
• Ускорить процесс выбора контрагента.
• Организовать базу знаний по поставщикам и их предложениям.
• Обеспечить соответствие условий договоров конкурсной документации.
• Упростить процедуры подготовки, проведения и использования результатов тендера.

Для объективной оценки качества процесса управления тендерами при внедрении решения выделяются специальные показатели эффективности.

2016

Обновление осени 2016 года

Компания DIRECTUM объявила в сентябре 2016 года об обновлении технического решения «Управление закупками». Теперь можно собирать заявки на приобретение товаров, работ, услуг прямо в системе, автоматически публиковать закупки на электронную торговую площадку, а сведения о договорах – на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок».

В «DIRECTUM: Управление закупками» проработаны два основных направления:

• расширена функциональность по сбору потребностей от подразделений;
• разработан механизм размещения информации из системы DIRECTUM на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» и электронные торговые площадки.

План закупок начинается со сбора потребностей

Обычно потребности собираются в виде заявок от подразделений по электронной почте, факсу или телефону. Затем вручную анализируются и группируются по нужным позициям плана закупок. Для организаций это довольно трудоемкий процесс. В новой версии решения сбор потребностей реализован прямо в системе DIRECTUM, и расширены возможности планирования в целом.

Процесс стал проще и быстрее: снижена нагрузка на сотрудников, участвующих в подготовке плана закупок, за счет подключения к планированию инициаторов потребности. Обоснование потребности теперь согласуется в электронном виде, а данные, которые были введены в систему, используются при формировании плана закупок.

Для подразделений процесс закупок становится прозрачным: инициаторы всегда будут знать причину затягивания сроков согласования заявки по своей потребности, а после включения заявки в план смогут отследить ее состояние.

Внутренние процессы и взаимодействие с ЭТП

Теперь, чтобы объявить о закупке, организатору потребуется значительно меньше времени для размещения информации на электронной торговой площадке: все данные уже есть в системе, остается только выбрать объекты – механизм публикации автоматически разместит их на площадке с помощью одной кнопки.

223-ФЗ и сайт Единой информационной системы

Для организаций, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ, добавлена возможность автоматически размещать сведения о договорах по закупкам на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» (ЕИС).

Раньше сотрудник отдела закупок тратил много времени на сбор сведений о договоре и его исполнении: необходимо было получить копии документов у куратора, информацию об оплате и отгрузке в бухгалтерии. Все данные нужно было быстро собрать вместе и вручную разместить на ЕИС.

В текущей версии решения на сайте ЕИС в один клик размещаются сведения о договорах, их изменении, расторжении и исполнении. Информация для публикации и плановые сроки содержатся в DIRECTUM. Система заранее формирует задание на размещение информации и проверку данных для ответственного сотрудника.

Взаимодействие с сайтом ЕИС осуществляется в два этапа:

• информация размещается на сайт по кнопке из справочника;
• пользователь ЕИС проверяет размещенные данные и подтверждает публикацию, после чего она становится доступна внешним пользователям.

"Управление тендерами" стало «Управлением закупками»

29 февраля 2016 года компания Directum сообщила о развитии «Управления тендерами». Процедуру закупок подкрепили предварительным планированием, инструментами анализа. Вместе с этими изменениями, изменили название – «Управление закупками».

Программный продукт ориентирован на поддержку организаций, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ^[1].

Диаграмма движения документов в системе (2016)

«DIRECTUM: Управление закупками» может использоваться организациями, чья деятельность в сфере закупок не регулируется 223-ФЗ, поскольку многие процессы идентичны.

Планирование закупок

В решении «DIRECTUM: Управление закупками» планирование делается в справочнике, куда вносятся потребности подразделений. Из справочника план выгружается в электронный документ и в таком формате отправляется на согласование. После предварительного согласования планы подразделений включаются в годовой план закупок компании.

Процесс планирования можно организовать непосредственно в подразделениях-инициаторах закупки. Этим сокращается нагрузка на отдел, планирующий закупки компании.

Проведение процедуры закупок

В решении улучшены функциональные возможности для проведения закупки. Автоматически формируется извещение о закупке, отслеживается и фиксируется информация о выполнении плана закупок, сведения о размещении закупки.

Механизм уведомлений напомнит ответственным о значимых моментах процесса:

• о необходимости инициировать закупку,
• о приближающихся датах вскрытия конвертов,
• дате подведения итогов,
• датах заключения договоров,
• времени публикации информации на «Портале закупок».

С помощью бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями» в рамках системы можно организовать заседания закупочной комиссии с последующим формированием протоколов. Формировать закупку стало возможным по нескольким лотам. При использовании «DIRECTUM: Управление договорами» лоты закупки можно связывать с договорными документами компании. Быстро подготовить отчетность для анализа выполнения плана и эффективности закупочной деятельности поможет модуль «Управление показателями эффективности».

Исполнение договоров закупки

Для соблюдения требований законодательства в части своевременного размещения сведений об исполнении договора на «Портале закупок» в решении «DIRECTUM: Управление закупками» подготовлен справочник, который объединяет структурированную информацию об исполнении договора и электронные документы (акты, накладные, платежные документы) для публикации.

Примечания