EnDocs for SharePoint

EnDocs for SharePoint — комплексная система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint 2019.

2021: 21 сентября на TAdviser СЭД И ECM DAY директор ЭНСОЛ расскажет об опыте построения единой интегрированной СЭД на EnDocs for SharePoint

21 сентября  в рамках конференции TAdviser СЭД И ECM DAY 2021  директор компании ЭНСОЛ Дмитрий Никитин расскажет об опыте построения единой интегрированной СЭД на базе решения EnDocs for SharePoint, обеспечивающей сквозную автоматизацию жизненного цикла бумажных и электронных документов от момента получения и регистрации в Канцелярии до отправки подписанного экземпляра документа контрагенту.

Покрытие всех этапов жизненного цикла документов автоматизированной системой позволяет реализовать концепцию Единого трекинга документов - аналитического блока, обеспечивающего возможность в любой момент времени получить исчерпывающую информацию как о физическом местоположении документа, так и ходе его обработки, независимо от спефицифики обработки отдельных классов документов. Благодаря решению сотрудники компании мгновенно получают информацию о поступивших документах, в том числе о сроках их обработки отвественными службами, прогнозном и фактическом сроке оплаты.

2020: Функциональность и решения на базе EnDocs for SharePoint

По информации на май 2020 года EnDocs for SharePoint объединяет возможности СЭД, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая:

• Централизованное хранилище электронных документов;
• Процессинг документов для ОЦО;
• Работу с договорами, заявками на оплату и закупки. Подписание документов ЭЦП и интеграцию с операторами ЮзЭДО СБИС и Диадок;
• Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации).
• Доступ через популярные веб-браузеры;
• Высокий уровень безопасности данных;
• Поддержку документов и файлов, содержащих различный контент (текстовый и табличный вид, аудио, видео);
• Легкую интеграцию с другими информационными системами.

На базе EnDocs for SharePoint созданы решения:

• EnDocs: Электронный архив – система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая: надежное хранение документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории документа, быстрый и удобный поиск.
• EnDocs: Договора – решение для согласования и контроля исполнение договоров. Решение поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств. В типовой поставке решение соответствует 90% требованиям компаний, а также может быть полностью перенастроено под нужды заказчика.
• EnDocs: ОЦО – решение включает в себя все процессы обработки документов операторами общего центра обслуживания, позволяет отслеживать KPI- и SLA-параметры за счет сведения всех процессов обработки документов в едином решении. Все ключевые сервисы могут быть распределены по территориально удаленным серверам, включая Хранилище, Сервер распознавания сканов, Службы интеграции. Это позволяет создать единое решение для крупной распределенной компании. Решение базируется на EnDocs, позволяя вносить множество (в среднем 90%) изменений без программирования, а также вносить любые изменения через EnDocs API.
• EnDocs: Делопроизводство – решение EnDocs автоматизирует делопроизводство. Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных входящих и исходящих документов, процесс согласования и контроль исполнения поручений по документам.
• EnDocs: Кадровые документы – решение позволяет автоматизировать основные процессы обработки кадровых документов при приеме сотрудника на работу, включая распознавание сканированных образов 12 типов документов.

2019: Выпуск EnDocs for SharePoint 2019

Новый релиз EnDocs for SharePoint был выпущен для поддержки новых возможностей платформы Microsoft SharePoint 2019.

Эта версия получила новые функциональные возможности:

• Интеграция с УЦ "СКБ Контур" для работы с облачными ЭП
• Модуль "Кадровый ЭДО" для подписания сотрудниками кадровых документов в рамках эксперимента МинТруда

2016: Выпуск EnDocs for SharePoint 2016

C выходом новой версии Microsoft SharePoint 2016 был выпущен новый релиз EnDocs for SharePoint для поддержки новых возможностей платформы Microsoft SharePoint. Эта версия получила новые функциональные возможности:

• Интеграционный модуль к оператору ЭДО - СБИС для обмена документами с контрагентами
• Модуль "Электронная канцелярия"
• Модуль "Общие центры обслуживания"
• Интеграционный модуль для Abbyy FlexiCapture для распознавания документов
• Переработанный интерфейс и личный кабинет пользователя

2014

Возможности системы

По информации на июль 2014 год, EnDocs for SharePoint – комплексная система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint 2013. Система EnDocs for SharePoint доступна и для сектора малого и среднего бизнеса благодаря поддержке Microsoft SharePoint Foundation.

Платформа Microsoft SharePoint Foundation, является бесплатным приложением к операционной системе Windows Server, предназначенным для небольших организаций и подразделений, которым требуется недорогое решение начального уровня или пилотное решение для обеспечения безопасной среды для совместной работы через Интернет.

Система EnDocs for SharePoint для Foundation обладает полным функционалом версии для SharePoint Server, основные отличия заложены в версиях самой платформы.

Функциональные модули, входящие в состав приложения могут внедряться, как совместно, так и по отдельности, обеспечивая возможность последовательного поэтапного наращивания функциональности системы, и постепенного перевода критичных для бизнеса процессов на новую технологическую платформу.

В основе приложения платформа Microsoft SharePoint.

Согласование документов'

• Согласование любых типов документов: договоров, счетов, ОРД, исходящих писем, тех.документов, заявок и пр.
• Автоматизация процессов совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования и утверждения проектов документов в электронном виде
• Гибкий и удобный маршрутизатор процессов согласования

Регистрация документов и поручения

• Регистрация входящих/исходящих/внутренних документов
• Создание карточки документа и прикрепление любых файлов, заполнение реквизитов, автоматическое присвоение документу регистрационного номера и прав доступа, соответствующих группе, к которой он относится
• Поддержка различных видов поручений: резолюция, пункт, периодическое поручение, поручение без документа, подчиненное поручение, проекты порученией и подчиненных поручений
• Гибкие и удобные возможности контроля хода и результата работ

Архивное дело

• Поддержка номенклатуры дел
• Списание документа в дело, просмотр списанных документов
• Поддержка работы с многотомными делами

Архив электронных документов

• Маршуртизация и иерархическая структура хранения документов
• Электронные карточки и сканобразы документов
• Поиск документов по реквизитам и групповая выгрузка или отправка на печать
• Контекстный морфологический поиск по содержимому документов, возможность уточнения результатов поиска
• Взаимосвязи документов на основе реквизитов

Юридически значимый обмен электронными документами

• Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами
• Отправка и получение от контрагентов юридически-значимых электронных счетов-фактур и иных первичных документов

Рабочее место пользователя

• Единая среда работы в СЭД
• Все задачи по документам и сами документы пользователя доступны с рабочего места

Безопасность данных

• Поддержка ЭЦП
• Авторизация
• Разграничение доступа
• Шифрование данных

Архитектура и технологии

• Построено на модели данных Microsoft SharePoint
• Полная поддержка Microsoft SharePoint Foundation
• Поддержка Microsoft SharePoint 2010/2013
• Поддержка технологии внешних справочников
• Интеграция с учетными системами (1C, SAP, Axapta)

Дополнительные подсистемы и опции

• Модуль "Электронное казначейство"
• Модуль "Контроль исполнения договорных обязательств"
• Поточное сканирование документов

Функциональные модули решения

EnDOCS: Электронный документооборот

• Подсистема обеспечивает автоматизацию процессов внутреннего документооборота компании, позволяя настраивать индивидуальные маршруты согласования по типам и видам документов, производить автоматическое назначение согласующих лиц, контролировать плановые и фактические сроки рецензирования документов.

Внедрение подсистемы позволяет существенно повысить прозрачность процессов документооборота, обеспечить контроль над изменениями документов, сократить длительность процессов согласования документов.

EnDOCS: Электронный архив

• Подсистема реализует единое централизованное хранилище документов компании в виде электронных скан образов, позволяя существенно сократить обращение документов на бумажных носителях и обеспечить надежное долговременное хранение и эффективное использование документарного архива компании.

Использование электронного архива позволяет мгновенно готовить и выводить на печать необходимые подборки документов, в том числе по запросу контролирующих органов (например, счета-фактуры определенного контрагента за период).

EnDOCS: Электронное казначейство

• Подсистема обеспечивает автоматизацию процессов связанных с формированием и утверждением БДДС компании, проведением заявочной компании, ежедневным согласованием и проведением платежей.

Система обеспечивает online мониторинг исполнения БДДС компании в разрезе ЦФО и Статей затрат, автоматически определяя платежи сверхбюджета и обеспечивая выполнение специальных сценариев утверждения таких платежей. Формирование полного реестра заявок на оплату в системе позволяет прогнозировать платежный баланс компании за счет построения оперативного платежного календаря. Интеграция с учетной системой позволяет контролировать проведение фактических платежей и формировать необходимую аналитическую отчетность.

EnDOCS: Договорной учет

• Подсистема обеспечивает контроль над исполнением договорных обязательств, позволяя регистрировать состав и сроки исполнения этапов договоров, контролировать своевременное закрытие договоров закрывающими документами, наличие оригиналов закрывающих документов в случае их первичного получения в виде сканированных и факсимильных копий.

Подсистема обеспечивает автоматизированное формирование уведомлений ответственным исполнителям и менеджерам о просроченных этапах договоров, приближении сроков завершения их действия, необходимости пролонгации и т.п. Наиболее эффективна работа подсистемы в компаниях, для которых характерна работа с лицензионными и авторскими договорами, договорами передачи прав и т.п.

EnDOCS: Корпоративный портал

• Подсистема предназначена для построения корпоративного портала компании, предоставляющего сотрудникам компании сервисы, обеспечивающие возможность эффективного обмена информацией, совместной работы, автоматизации рутинных задач и операций.

В рамках корпоративного портала формируется единая информационная среда повседневной работы сотрудника, посредством которой он взаимодействует с коллегами и обслуживающими подразделениями компании.

Выпуск первой версии EnDocs for SharePoint

Выпущена первая версия EnDocs for SharePoint на платформе Microsoft SharePoint Server 2013. Система включала весь необходимый функционал для автоматизации документооборота:

• Регистрация входящих документов
• Подготовка и регистрация исходящих документов
• Согласование и регистрация приказов и распоряжений
• Контроль поручений по документам
• Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
• Согласование договоров
• Согласование заявок на оплату
• Электронный архив документов