КГ «Маяк» завершила внедрение и адаптацию системы электронного архива «Этлас»

2024: Внедрение электронного архива

ООО КГ «МАЯК», консалтинговая компания, внедрила и начала использовать систему электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.0. Внедрение прошло в марте 2024 года, и система уже успела продемонстрировать свои плюсы, обеспечив повышение эффективности обработки документов и ускорение доступа к архиву. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 6 декабря 2024 года.

ООО КГ «МАЯК» специализируется на предоставлении стратегических и операционных консультационных услуг. Компания активно взаимодействует с широким кругом клиентов из разных отраслей, что требует качественной обработки большого объема документов.

Плюсы внедрения системы «ЭТЛАС»

• Автоматизация работы с документами. Система позволяет вести учет и хранение документов всех типов, включая электронные версии и сканы бумажных документов. Это значительно упрощает управление документооборотом и сокращает временные затраты на обработку данных.
• Универсальность и совместимость. «ЭТЛАС» поддерживает работу с широким спектром файловых форматов, что делает ее удобной для использования в различных бизнес-процессах. Кроме того, система полностью совместима с другими ИТ-решениями, которые уже используются в ООО КГ «МАЯК».
• Импортозамещение. Платформа полностью разработана российской компанией и не зависит от зарубежных поставщиков программного обеспечения. Это важный фактор, учитывая потребность многих компаний в безопасных и надежных решениях на российском рынке.
• Безопасность и конфиденциальность. Одним из ключевых приоритетов для компании стало обеспечение полной защиты данных. Электронный архив «ЭТЛАС» включает в себя надежные механизмы разграничения доступа и защищает информацию от несанкционированного доступа.

Адаптация системы под нужды клиента

В апреле 2024 года специалисты компании «Этлас-Софт» провели дополнительные работы по адаптации системы под специфические требования ООО КГ «МАЯК». В ходе этого этапа были выполнены две ключевые доработки:

• Механизм автоматического подсчета страниц в PDF-файлах. При регистрации документа в системе «ЭТЛАС» автоматически подсчитывается количество страниц в загруженном PDF-файле, и это значение сразу же заносится в карточку документа.
• Данная функция позволяет сэкономить время сотрудников, на подсчет количества обработанных страниц при регистрации документов.

Механизм постраничного разбора PDF-файлов. Система была дополнена функцией постраничного анализа документов с возможностью установки отступов на каждой странице и по каждой стороне листа. Это нововведение облегчает работу с многостраничными документами, улучшая визуальное восприятие информации и повышая удобство ее обработки.

Использование системы «ЭТЛАС» позволило заказчику выполнить проект по формированию электронного архива отсканированных документов в автоматическом режиме. С помощью встроенных механизмов система автоматически распознавала ключевые параметры документа, создавала заполненную карточку документа и регистрировала ее в системе. Таким образом был сформирован электронный архив в несколько сот тысяч отсканированных документов за несколько недель.

Внедрение системы «ЭТЛАС» позволило ООО КГ «МАЯК» значительно ускорить работу с документами, минимизировать временные затраты на формирование карточек документов, поиск нужной информации и улучшить контроль над документооборотом. Благодаря адаптации системы под конкретные запросы компании, использование архивного решения стало максимально удобным для сотрудников и позволило оптимизировать процессы, связанные с регистрацией, хранением и обработкой данных.

Электронный архив «ЭТЛАС» при расширении его до функционала системы документооборота предоставляет возможность оперативного согласования документов, контроля за исполнением и гарантирует полную прозрачность всех действий с документами. Таким образом, использование системы не только ускорило обработку информации, но и снизило риски ошибок и потерь данных.

ООО КГ «МАЯК» оценила возможности системы «ЭТЛАС» и планирует продолжать развивать внутренние процессы автоматизации и цифровой трансформации, опираясь на современные решения, разработанные на базе отечественных технологий.