«АНО «Союзэкспертиза» ТПП РФ внедрила электронный архив «Этлас»

2024: Внедрение электронного архива

Компания АНО «Союзэкспертиза» сделала важный шаг на пути к цифровизации и повышению эффективности процессов хранения и обработки документов. На базе системы электронного архива «ЭТЛАС» была внедрена комплектация «Стандарт», что обеспечило компании удобный и быстрый доступ к обширному архиву документов. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 13 декабря 2024 года.

Внедренный архив «ЭТЛАС» предоставлен заказчику в режиме SaaS (Software as a Service), что позволило развернуть его на арендованном сервере в современном дата-центре. Доступность системы в «облачном» формате дает компании плюсы, связанные с удобством работы в любом месте с безопасным доступом, а также снижает затраты на собственную ИТ-инфраструктуру.

В рамках проекта специалисты компании «Этлас-Софт» обеспечили не только развертывание системы, но и интеграцию со сторонними приложениями. Благодаря дополнительному модулю «Интеграция со сторонними приложениями» был автоматизирован импорт ранее накопленных документов из файлового хранилища, что минимизировало время на перевод существующих документов в электронный архив.

Кроме того, установлена система контроля функционирования «ЭТЛАС», позволяющая эффективно управлять серверными ресурсами и автоматизировать процессы администрирования. Модуль контроля функционирования включает в себя:

• Мониторинг дискового пространства для предотвращения переполнения;
• Контроль работы всех серверов системы, обеспечивая стабильность и доступность;
• Автоматизацию резервного копирования документов и баз данных;
• Проверку целостности резервных копий, что минимизирует риск утраты данных;
• Верификацию модулей на предмет повреждений, включая вирусные угрозы, что поддерживает высокий уровень безопасности.

Для удобства работы пользователей электронного архива специалисты выполнили ряд важных настроек. Были проведены:

• Регистрация пользователей и формирование групп для обеспечения гибкости в распределении ролей и ответственности.
• Настройка структуры хранения документов с возможностью легкого поиска и навигации по архиву.
• Распределение прав доступа для обеспечения конфиденциальности информации, что позволяет пользователям видеть только те документы, которые им необходимы.
• Внесение справочников и настройка атрибутов для трех ключевых типов документов, включая автоматическую нумерацию и именование файлов, что ускоряет поиск и минимизирует возможность ошибок.
• Настройка автоматического импорта документов с помощью XML-файлов, что упрощает пополнение архива и исключает необходимость ручного ввода.

Система «ЭТЛАС» обеспечивает полное соответствие требованиям безопасности, конфиденциальности и удобства. «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» теперь обладает надежным инструментом для долгосрочного хранения документов, что гарантирует защиту данных и легкость их использования.

Внедрение электронной системы хранения данных на базе «ЭТЛАС» позволяет компании значительно повысить операционную эффективность и уменьшить временные затраты на поиск, обработку и хранение документов. Система легко адаптируется к требованиям компании и имеет встроенные механизмы для регулярного обновления, что делает ее одним из лучших решений для ведения электронного архива в соответствии с требованиями российского законодательства и специфики работы АНО «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» ТПП РФ.