«Анивские коммунальные системы» перешли на электронный документооборот

2021: Внедрение СЭД

Открытое акционерное общество «Анивские коммунальные системы» (ОАО «АКоС») перешло на электронный документооборот. Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 11 марта 2021 года.

В эксплуатации ОАО "АКоС" находятся множество объектов коммунальной инфраструктуры и это сопряжено с большим потоком различной документации начиная от технической и заканчивая абонентскими договорами. Руководство компании пришло к выводу, что для обеспечения быстрой и надежной обработки входящей документации, а также для формирования единого хранилища данных надо внедрить систему электронного документооборота.

Требований к системе было несколько:

· Надежность хранения данных в системе с возможностью автоматического дублирования на дополнительных серверах; · Простота и прозрачность использования системы сотрудниками с разным уровнем компьютерной подготовки; · Присутствие различных инструментов контроля исполнения поручений; · Формирование единого хранилища всех имеющихся в компании типов документов с доступом в любое время и из любого места; · Быстрая и простая система поиска документов; · Регистрация документов в систему как со поточного сканера, так и с корпоративной почты; · Наличие механизмов быстрого экспорта и импорта данных.

В ходе проведения работ по поиску подходящей системы, специалисты компании «АКоС» остановили свой выбор на СЭД ЭТЛАС, которая полностью удовлетворяет поставленным требованиям и помимо этого содержит в себе полнофункциональный электронный архив, что в свою очередь позволяет сформировать единое информационное пространство всей компании.

В ходе проведения работ по настройке и внедрению системы специалистами «Этлас-Софт» были проведены следующие виды работ:

· На основе структуры компании сформирована структура всего ее информационного пространства; · Занесены пользователи системы и сформированы их группы; · Построены карточки документов для всех имеющихся в компании типов документов, заполнены все необходимые справочники; · Настроены правила автоматического именования и автоматической нумерации документов при их регистрации; · Настроены механизмы автоматического импорта документов с корпоративной почты для каждого сотрудника, имеющего доступ к системе; · Построен ряд отчетов успеваемости сотрудников; · Сформированы бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов.

В результате компания «АКоС» автоматизировала обработку входящих документов, автоматизировала согласование исходящих документов, значительно повысила скорость и надежность отработки поручений руководства, за счет регулярных напоминаний системы, установки контрольных дат исполнения, а также отслеживания состояния процессов в режиме «онлайн». Руководство же получило доступ к информации о том, кто и когда задерживает исполнение документов и поручений и по каким причинам.