Российский филиал AMADA перешел на «Скан-Архив»

23 августа 2017 года компания «Гэндальф» сообщила о внедрении электронного архива в группе АМАДА, международном производителе металлорежущего оборудования.

Проект реализован в российском филиале группы — ООО АМАДА — на базе решения «Скан-Архив», разработанном компанией «Гэндальф».

Ход проекта

AMADA постоянно расширяет свои производственные мощности, и, чтобы безостановочно идти вперед, руководство внедряет современное программное обеспечение для контроля бизнес-процессов предприятия. Так, в 2017 для управления документооборотом объемом до 6 тыс. экземпляров в год российский филиал японского концерна перешел на электронный архив. В ООО АМАДА была внедрена программа «Скан-Архив».

В «Скан-Архив» были перенесены все бумажные документы за предыдущий 2016 год, далее документы стали переводиться в электронный вид сразу при получении.

Итоги проекта

В результате внедрения программы «Скан-Архив» операции по переводу документов в электронный вид осуществляются одним сотрудником АМАДА: он сканирует документы, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрих-коды и прикрепляет скан-копии к «1С».

Любой документ можно выгрузить за пару кликов мыши, а все невозвращенные контрагентами документы помечаются в базе цветом. По данным на август 2017 года, число контрагентов у предприятия — от 500 тыс.: поставщики из таких стран, как Япония, Франция, Германия, Австрия.

Как рассказал специалист по логистике ООО «АМАДА» Михаил Житник, до «Скан-Архива» сложно было контролировать, каких документов нет и как вовремя они возвращаются, сложно было составлять отчетность. Теперь удобно отслеживать документацию, которая не пришла, все сканы документов под рукой. Программа справляется с задачами, которые необходимо было решить. Основная ее функция — архив в электронном виде и постоянный доступ к информации о документах.

По отзыву заказчика, оперативный доступ к данным получили все сотрудники подразделений бухгалтерии и продаж.