Авиакомпания Сибирь S7 Airlines (1С:Документооборот 8 КОРП)

Система «1С:Документооборот» внедрена в компании с 2013 года и используется во всех предприятиях «Группы компаний С7» (18 юридических лиц), зона покрытия охватывает 34 города. В системе заведено 980 пользователей, ежемесячно проходит 9 000 электронных документов.

Автоматизация закупочных процедур

После введения системы в опытно-промышленную эксплуатацию, в 2014 году встал вопрос о расширении функций СЭД на другие процессы компании; в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур. Для реализации этих задач был объявлен конкурс на выбор поставщика услуг, в результате которого был выбран поставщик «1С-КПД».

Задача проекта

Создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе имеющейся у заказчика системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП»:

• Обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утвержденными стандартами (Положение о закупках);
• Организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
• Обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности Приглашений и протоколов решений; а также процесса согласования годовых планов закупок;
• Обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (в «1С» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры и проч.);
• Информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности;
• Автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре.

Ход внедрения

В рамках доработки системы были собраны требования и смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в Группе компаний. Был разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.

Среди особенностей внедрения: компания придерживалась принципа максимального сохранения типовой конфигурации «1С:Документооборот», поэтому в результате получена стандартная конфигурация с минимальным набором изменений системного кода.

Результаты

На выходе заказчик получил систему управления и мониторинга закупочных процедур в рамках всей «Группы компаний С7».

• Эффективное планирование закупочных процедур;
• Точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
• Дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки);
• Соблюдено основное требование заказчика: минимальная модификация типового функционала системы.