Агро Инвест (Directum)

В рамках проекта автоматизированы процессы согласования и регистрации договоров, а также организационный документооборот. Участниками информационной системы стали более 200 сотрудников предприятия.

Ситуация

Договорная работа в Группе компаний «АГРО-Инвест» пронизывает всю хозяйственную деятельность. Большинство договоров инициируется в дочерних обществах, а согласование может проходить на нескольких уровнях: в московском офисе управляющей компании или в соответствующем филиале. От эффективности данных процессов напрямую зависит прибыль компании. Руководство Группы компаний «АГРО-Инвест» понимало, что в настоящее время одним из важнейших инструментов для повышения эффективности является автоматизация бизнес-процесса по управлению договорными документами.

До начала проекта выделялись следующие проблемы договорного управления:

• вероятность потери документа при передаче из одной компании группы в другую, в процессе его согласования;
• низкий уровень горизонтального взаимодействия и как следствие медленное «прохождение» договоров при согласовании;
• сложность получения информации о статусе работ по конкретному документу, срокам прохождения и исполнения документа;
• неразвитые функции контроля и аналитики.

Учитывая территориально распределенную структуру Группы компаний «АГРО-Инвест», многие из перечисленных проблем решать не удавалось. Также в компании отсутствовал единый электронный архив документов. В каждом подразделении имелись обособленные реестры договоров, в которых сотрудники отражали текущее состояние документа. Информация в данных реестрах не всегда соответствовала действительности, а возможности поиска документа при таком положении дел были существенно ограничены или невозможны.

Выбор

Изучив опыт предприятий, уже использующих у себя систему электронного документооборота, руководство компании взяло курс на внедрение системы DIRECTUM. Выбор был обусловлен оптимальным сочетанием стоимости и функционала системы. В проектную группу, осуществлявшую внедрение, вошли как специалисты компании Akelon, так и сотрудники компании ГК «АГРО-Инвест».

Анализ задач

На первом этапе проектная группа определила ряд важных задач, которые предстояло решить:

• перевод документооборота в электронный вид;
• описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия;
• создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним;
• прозрачность процесса согласования договоров на всех стадиях рассмотрения проекта, в т.ч. внутри *вертикали и горизонтали холдинга;
• реализация механизма жесткого контроля за соблюдением сроков согласования договоров, в т.ч. при прохождении договора через несколько предприятий группы.

В результате совместной работы было сформулировано и оформлено техническое задание на проект внедрения систем DIRECTUM.

Платформа

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение

На основе функционально-стоимостного анализа, проведенного специалистами Akelon на этапе проектирования системы, была выявлена оптимальная модель управления договорами для ГК «АГРО-Инвест». Существующий бизнес-процесс по управлению договорными документами был улучшен в соответствии с разработанной моделью. Данные изменения были отражены в «Положении о договорной работе».

Специалисты компании Akelon спроектировали процедуры договорной работы с учетом требований разработанного специалистами ГК «АГРО-Инвест» регламента по договорной работе. Данный регламент накладывал жесткие ограничения по порядку согласования договорных документов и срокам согласования. Регламент требовал определения участников согласования в зависимости от статьи бюджета, по которой «проходил» договор, суммы договора, контрагента и организации, от имени которой заключается договор, при этом согласование могло проходить как через участников внутри дочерней компании, так филиала, так и управляющей компании. Для данной задачи были разработаны соответствующие маршруты согласования документов, а также гибкий механизм указания сотрудников, участвующих в согласовании, и последовательности прохождения договора между ними. Созданы новые типы документов и справочников.

В настоящее время автоматизация бизнес-процесса договорного управления охватывает этапы:

• подготовки и утверждения заявки на договор;
• создание договорных документов;
• согласования и утверждения во всех заинтересованных службах;
• регистрации договорных документов в юридическом департаменте и в канцелярии;
• архивного хранения документов.

Результаты

По оценке специалистов компании Akelon, в системе в месяц обрабатывается и утверждается более 500 договоров, создается порядка 800 документов, регистрируется порядка 200 входящих и 700 исходящих писем. Система DIRECTUM развернута на рабочих местах ключевых сотрудников компании - всего подключено более 200 сотрудников и выдано 130 сертификатов ЭЦП.

Оптимизация и стандартизация работы с договорами позволили сократить количество администраторов, распределявших поступающие договоров по ответственным сотрудникам. Соответственно, сократился и маршрут движения договора, а срок согласования договора снизился в 2 раза.

Помимо этого специалистами Akelon в рамках системы DIRECTUM были автоматизированы процессы:

• регистрация входящих документов и контроль исполнения резолюций по ним;
• работа с входящими и исходящими претензиями;
• согласование и учет исходящей корреспонденции;
• согласование служебных записок;
• согласование и контроль исполнения приказов, в т.ч. утверждающих локальные нормативные акты;
• согласование доверенностей, выдаваемых от имени управляющей компании.

Перспективы

Система DIRECTUM перешла в промышленную эксплуатацию. В ближайшем будущем ГК «АГРО-Инвест» планирует автоматизировать процесс согласования заявок на оплату, интегрировать DIRECTUM с учетной системой.

Отзывы

Бнатов А.Н., генеральный директор ГК «АГРО-Инвест», отметил: «В результате работы совместной проектной группы были решены все поставленные перед проектом задачи. Анализ показателей до и после завершения проекта и введения системы в промышленную эксплуатацию показал, что ускорение только согласования договорных документов достигло 40%. Подводя итоги, хотелось бы отметить, что специалисты компании Акелон справились с поставленными перед ними задачами, обеспечив при этом соблюдение договорённостей и условий, достигнутых на этапе подписания договора. На протяжении нашей совместной работы нам были оказаны должное внимание и компетентная консультативная поддержка.»