Алтай Пригород (КС-Консалтинг: Ведок)

2020: Внедрение системы «Ведок»

Компания АО «Алтай-Пригород» следит за цифровыми новинками в сфере услуг, и стремится с их помощью повысить качество обслуживания. Поэтому купить билеты на поезд можно не только в кассе, но и через мобильное приложение, а на крупных станциях установлены электронные терминалы. Кроме того, в кассах с большим пассажиропотоком работает кнопка вежливости — все разговоры во время покупки записываются.

Предпосылки

Несмотря на такой интерес к передовым технологиям, внутри самой компании до недавного времени работа с документами и задачами шла «по-старинке». Договоры и прочие документы согласовывались лично и подписывались только в бумажном варианте. Документооборот в электронном виде был налажен только с головной компанией «Российские Железные дороги».

Задачи и решение

Руководство «Алтай-Пригород» обратилось в «КС-Консалтинг», чтобы перевести работу с документами и договорами в электронный вид. Уже в процессе обсуждения проекта появилось пожелание перенести в систему и работу с поручениями.

При этом у компании не было специфических требований, например, необходимости вести юридически значимый документооборот, сканировать множество документов и переводить их в электронный вид. Все, что требовалось — надежное и удобное решение, которое позволит ускорить выполнение рутинных задач.

Оценив объем документов, количество сотрудников и весь перечень требований, специалисты «КС-Консалтинг» пришли к выводу, что заказчику нет необходимости внедрять громоздкую многофункциональную систему электронного документооборота. Для закрытия всех потребностей подойдет «Ведок» — собственная разработка компании, предназначенная для управления задачами и документами, учета клиентов и договоров.

Ход проекта

На первом этапе специалисты «КС-Консалтинг» изучили бизнес-процессы и форматы документов, принятые в компании. В целом документооборот в «Алтай-Пригород» мало отличается от общепринятых стандартов. Небольшое отличие заключается в наличии таких типов внутренних документов, как рапорты и командировочные удостоверения. Оставалось только создать эти типы документов в «Ведоке», сделать для них шаблоны и провести обучение сотрудников.

На этапе согласования проекта пожеланием руководства был открытый доступ к большей части документов для всех сотрудников. Однако после нескольких недель активной работы в системе руководство компании пришло к выводу, что настройка уровней доступа все-таки необходима. Конечно, такой функционал уже был предусмотрен в «Ведоке», поэтому на изменение настроек ушло совсем немного времени. Теперь по умолчанию все документы скрыты от сотрудников и становятся доступными только при постановке на них задач, связанных с этими документами.

Итоги проекта

Внедрение системы было завершено в конце 2019 года, а затем в течение 6 месяцев шел процесс опытной эксплуатации, обучения сотрудников и подготовки изменений во внутренних нормативных документах. По итогам проекта сотрудники работают с задачами и регистрируют в системе входящие, исходящие, внутренние документы. Функционал согласования договоров пока используется в тестовом режиме, но в перспективе работа с этим типом документов также будет полностью перенесена в «Ведок».

Всего компания «Алтай-Пригород» приобрела 16 лицензий системы, при этом количество активных пользователей превышает 40 человек. Это возможно благодаря тому, что все лицензии являются конкурентными — то есть не привязываются к конкретному рабочему месту или учетной записи. Пока сотрудник работает в системе, лицензия закреплена за ним, а после выхода автоматически передается любому другому желающему. В результате общее число пользователей системы может в несколько раз превышать количество лицензий, и это позволяет сэкономить бюджет.