Какие документы в России с 1 марта стали электронными

2023: С 1 марта компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам

С 1 марта 2023 года компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам. Минтруд привел их в справочнике основных видов электронных документов, связанных с работой.

В списке 124 документа, которые будут оформляться в электронном виде без бумажного дубликата. В частности, речь идет о трудовом договоре и соглашении о продлении срочного трудового договора. Здесь же документы, содержащие персональные данные. Согласно нововведениям, кадровый документ в электронном виде должен состоять из:

• основной части документа в формате PDF/A-1A;
• приложения в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
• электронной подписи основной части документа и приложения;
• машиночитаемой доверенности для подписания электронного документа;
• описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

С 1 марта 2023 г. в действие вступили новые формы электронных кадровых документов

Работодатели могут перевести в электронный вид почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Исключение сделали для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении и документов, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Применять электронный кадровый документооборот можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч. 5 ст. 312.1ТК).

Новые изменения помогут работодателям эффективно взаимодействовать между собой, быстрее оформлять документы, снизить расходы на бумагу, копировальные машины и другие инструменты, считает председатель Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов. Изменения ускорят и упростят документооборот, особенно это актуально для корпораций с большим количеством филиалов, уверен он. «Но при этом важно системно и строго отслеживать, как все это функционирует.^[1]

2020

Запуск подсистемы электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России»

Компания БФТ 2 ноября 2020 года сообщила о завершении проекта федерального масштаба – разработке и запуске подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на федеральном портале «Работа в России».

На базе портала проводится федеральный эксперимент по переводу взаимоотношений работодателя и работника в цифровую форму. Для технологического обеспечения эксперимента БФТ разработала и внедрила на портал подсистему электронного кадрового документооборота. К подсистеме подключены первые 50 организаций. В ближайшее время запланировано подключение еще порядка 100 организаций. В их числе такие крупные компании, как МТС, РЖД, Мегафон, Сбербанк России, "Яндекс", а также крупные банки и лидеры топливной и энергетической промышленности. Доступ работодателям и работникам предоставляется на бесплатной основе.

Функциональные возможности подсистемы

Подсистема электронного кадрового документооборота содержит набор инструментов, необходимых для работы с кадровыми документами в электронном виде, и предоставляет такие возможности, как:

• Обеспечение процессов оформления, формирования и обработки более 70 видов электронных документов;
• Подписание электронных документов электронной подписью ЕСИА;
• Обеспечение юридической значимости подписанных документов;
• Хранение кадровых документов, подписанных в электронном виде.

На следующем этапе работодатели смогут взаимодействовать с «Работой в России» через API.

Результаты использования подсистемы

По информации БФТ, внедренная подсистема обладает достаточным функционалом для организации юридически значимого электронного кадрового документооборота и всеми необходимыми средствами защиты информации.

Благодаря переходу на электронный кадровый документооборот и использованию электронного сервиса на портале «Работа в России» удается достичь таких результатов, как:

• Упрощение процедуры ведения документооборота в компании, особенно для удаленных сотрудников;
• Экономия временных и трудовых затрат;
• Сокращение финансовых издержек на хранение документов;
• Обеспечение доступа уполномоченных лиц организации к документам 24/7;
• Повышение прозрачности кадрового документооборота.

Второй эксперимент: создание и отработка механизмов ведения и применения электронных кадровых документов

В апреле 2020 года Министерство труда и социальной защиты населения приступило к реализации второго более масштабного эксперимента – поучаствовать могут все желающие компании, которые подадут заявку в Министерство труда и социальной защиты населения до 1 декабря 2020 года. В этот раз целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных кадровых документов без дублирования на бумажном носителе.

Основанием стали следующие нормативные документы:

• Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
• Приказ от 14 мая 2020г. №240н «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

По итогу эксперимента будут подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ. Планируется постепенный полный перевод кадрового документооборота в организациях РФ в цифровой вид.

Площадкой проведения эксперимента стал портал «Работа в России».

2018: Первый эксперимент по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам

В 2018 году Министерством труда и социальной защиты населения был реализован первый эксперимент по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам. Эксперимент был проведен совместно с 11 крупными организациями-работодателями на условиях дублирования электронных документов на бумажном носителе.

Смотрите также

• Электронный трудовой договор
• Рынок труда в России
• Электронная трудовая книжка
• Работа в России (портал)
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
• Фонд социального страхования РФ
• Пенсионный фонд России
• Портал мониторинга трудоустройства выпускников

Примечания