В аэропортах «Базэл Аэро» автоматизированы бюджетирование и закупочная деятельность

2017: Автоматизация бюджетирования и закупочных процедур

В январе 2018 года компания «Гэндальф» объявила о завершении в декабре 2017 года проекта автоматизации процессов финансового контроля и закупочной деятельности в аэропортах «Базэл Аэро».

Аэропорт «Базэл Аэро», Сочи. Фото: avia2.ru

Предпосылки

«Базэл Аэро» управляет аэропортами Сочи, Краснодар, Анапа и Геленджик, обслуживающими около 9% общего пассажиропотока России. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы.

Среди основных предпосылок проекта в «Базэл Аэро» указали:

• При формировании бюджета в аэропортах Microsoft Excel не обеспечивал должного уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.
• При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т.д.) и процессом закупочной процедуры. Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции.
• Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходили вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в ФЭО.
• Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).

Подрядчик

Подрядчиком в реализации проекта выступила компания «Гэндальф», которая привлекалась аэропортовым холдингом «Базэл Аэро» перед Олимпиадой 2014 для создания комплексной системы управления четырьмя аэропортами на основе решений «1С».

Ход проекта

Система управления бюджетированием и закупочными процедурами аэропортов создавалась на основе решения «1С:ERP.Управление предприятием 2».

Внедренная система затем была интегрирована с имеющимися учетными системами компании, такими как «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Документооборот» (1С:ДО) и СМАРТ. Синхронизированы: справочники — элементы справочников НСИ вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные; документы — введенные в одной из систем документы автоматически предаются в остальные; данные — необходимые для отчетов данные передаются между системами.

Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в 1С:ERP, где создается карточка договора. Далее договор согласуется в 1С:ДО, передается в 1С:УПП и приходит обратно в 1С:ERP в статусе «Действует».

Проект автоматизации на базе программы «1С:ERP. Управление предприятием 2» в целом изменил процесс составления бюджетов и закупочные процедуры, которые ранее велись в программе Microsoft Excel.

Результат

В рамках проекта создана система управления бюджетированием и закупочными процедурами четырех аэропортов в городах Сочи, Краснодар, Анапа и Геленджик. Информационная система охватила 158 рабочих мест в 39 центрах финансовой ответственности, среди которых — централизованное казначейство, общее управление, отдел закупок, бухгалтерия, отдел снабжения, дирекция по персоналу, финансово-экономический отдел, а также центр управления ресурсами. В результате процесс закупки стал прозрачным для инициаторов, центры финансовой ответственности получили возможность оперативно управлять своим бюджетом, контролировать статус исполнения закупок.

Ключевые результаты проекта:

• Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в 1С:ERP. Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета.
• В системе разработан «Бизнес-процесс закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники «Бизнес-процесса» получают задачи на свой рабочий стол. В «Бизнес-процессе» виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки. От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры.
• Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по «Бизнес-процессу» передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в ФЭО для присвоения соответствия статье бюджета.
• На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты.
• Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик — аэропорт, центр финансовой ответственности, центр затрат, статья, номенклатура.
• Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.
• Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе ЦФО и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, то есть сравнить заявку и заказ.

По отзыву заказчика, если раньше закупочная деятельность «Базэл Аэро» контролировалась постфактум, то по итогам проекта подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей дельности и оперативного принятия решений. Это, в свою очередь, открыло перспективы для работы с прежде внедренной в «Базэл Аэро» KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.

По словам Артема Базнамина, начальника управления финансовой отчетности «Базэл Аэро», нововведения оправдали ожидания: «Мы получили гибкую систему бюджетирования, которая без труда интегрируется с другими учетными программами для анализа «план-факт-прогноз». Стали формировать бюджеты PL, CF, CAPEX, БДДС. Согласовываем, при необходимости корректируем и контролируем выполнение бюджетов в 1С:ERP и 1С:ДО, будучи уверенными в точности учета и надежности хранения информации. Мы сделали прозрачным закупочный процесс и работаем над его дальнейшей оптимизацией».

2014: Внедрение системы учета на базе "1С:УПП"

4 февраля 2014 года компания Гэндальф сообщила о реализации проекта внедрения комплексной системы учёта в "Базэл Аэро" на платформе "1С:Управление производственным предприятием".

Задачи проекта

По состоянию на 4 февраля 2014 года под управлением компании "Базэл Аэро" действуют четыре аэропорта Краснодарского края: Краснодар, Сочи, Геленджик и Анапа. Через них ежегодно проходит более шести миллионов пассажиров и десятки тысяч тонн грузов. Подготовка к зимней Олимпиаде 2014 года существенно повысила нагрузку на эти предприятия, а в период проведения игр в Сочи прогнозируется ещё большее увеличение пассажиропотока.

Для обеспечения необходимой пропускной способности требуется хорошо отлаженная система планирования работы служб аэропортов, спецтехники и автомашин. Требуется оперативный контроль состояния техники, своевременное планирование прохождения техосмотров и ремонтов, закупка запчастей и комплектующих. Также важны точный расчет себестоимости услуг и контроль взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками.

Ранее в каждом аэропорту использовалась своя информационная система. Планирование и контроль текущей деятельности компании затруднялись.

Руководство "Базэл Аэро" приняло решение создать новую информационную систему с тем, чтобы:

• обеспечить единую политику учета и управления во всех аэропортах компании;
• оптимизировать документооборот предприятия, ускорить процессы согласования договоров, планов закупок и других документов;
• повысить точность расчета себестоимости услуг и усилить контроль над затратами предприятия, по возможности сократить их;
• оптимизировать работу автотранспорта и спецтехники, усилить контроль расхода ГСМ, ускорить формирование путевых листов, организовать эффективное управление ремонтами техники;
• своевременно формировать консолидированную отчетность по РСБУ и МСФО для внешнего и внутреннего использования.

Ход проекта

В качестве партнера по внедрению пригласили компанию "ГЭНДАЛЬФ".

Для решения поставленных задач использовали программные продукты: "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Управление автотранспортом 8", "1С:Документооборот 8" и "1С:Консолидация 8".

В течение 11 месяцев специалисты компании "ГЭНДАЛЬФ" автоматизировали более 700 рабочих мест в управляющей компании и четырех аэропортах Краснодарского края, выполнили интеграцию "1С:Управление производственным предприятием" с системой организации полетов.

Итог проекта

Интеграция системы "1С:Управление производственным предприятием" с системой организации полетов помогла в оперативном формировании перечня услуг, оказанных авиаперевозчикам.

Взаиморасчеты с заказчиками стали более оперативными. Сократилась дебиторская задолженность. Также упростились взаиморасчеты с компаниями, обслуживающими аэропорты, авиаперевозчиков и пассажиров в режиме аутсорсинга.

Дмитрий Алтынник, директор по экономике и финансам "Базэл Аэро", поведал: "Новая система, построенная на платформе "1С:Предприятие 8", обеспечивает ощутимое повышение продуктивности работы нашей компании и предоставляет эффективные и удобные инструменты, открывающие новые возможности развития для аэропортов, входящих в "Базэл Аэро". Система дала возможность оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных, помогла повысить исполнительскую дисциплину сотрудников и управляемость бизнес-процессов. Увеличилась оперативность принятия решений руководителями".