Бизнесс Акцент (1С:Документооборот 8 КОРП)

2019

Осенью 2018 года перед группой компаний «Монолит» встала цель внедрить информационную систему, которая могла бы эффективно решить следующие задачи:

• Обеспечить централизованный учет и хранение, а также ускорить процесс согласования приказов, распоряжений, служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, протоколов мероприятий и договорной документации.
• Обеспечить возможность постановки, контроля и анализа исполнения поручений в рамках информационной системы.

После решения руководством группы компаний «Монолит» о внедрении информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», функционал которого наиболее полно отвечал поставленным задачам, в качестве подрядчика по оказанию услуг по внедрению была выбрана фирма-франчайзи ООО «Компания Портал-Юг». Внедрение выполнялось в ООО "Бизнесс Акцент".

Проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» осуществлялся по проектной технологии компании «Портал-Юг», длился 6 месяцев (с марта по август 2019 года) и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета.

Проект внедрения включал в себя следующие стадии и этапы:

• Стадия «Техническое задание» (март 2019) – формирование и согласований требований к функционированию системы:
  • Этап «Инициация и планирование работ по проекту» – анализ ситуации «как есть», определение целей и задач, а также функциональных рамок проекта внедрения.
  • Этап «Функциональные требования» – сбор, фиксация и согласование требований «как должно быть» в разрезе учетных блоков, подлежащих внедрению в рамках проекта.
  • Этап «Требования к предпусковым работам» – определение и согласование перечня работ, необходимых для ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию.

• Стадия «Предпусковые работы» (май – июль 2019) – выполнение работ, необходимые для ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию:
  • Этап «Настройка системы и ввод начальных данных» – выполнение работ по настройке и вводу начальных данных в систему согласно утвержденным требованиям.
  • Этап «Подготовка обучающих материалов» – выполнение работ по подготовке обучающих материалов для пользователей системы согласно утвержденным требованиям.
  • Этап «Обучение пользователей» – осуществление обучения пользователей работе в системе согласно утвержденным требований по организации процесса обучения.
  • Этап «Настройка ИТ-инфраструктуры» – выполнение работ по настройке ИТ-инфраструктуры предприятия.

• Стадия «Опытно-промышленная эксплуатация» (июль – август 2019) – внедрение системы:
  • Этап «Запуск» – ввод функционала системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
  • Этап «Оперативное консультирование, завершение проекта» – консультационная поддержка пользователей по работе в системе, достижение целей и задач проекта.

Система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию 29.07.2019.

В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие функции электронного документооборота (ECM):

• Делопроизводство.
• Учет и хранение документов.
• Учет и контроль исполнения поручений.
• Учет договоров.
• Работа с обращениями граждан.