«Биофорте-Лаб» перешло на электронный документооборот с использованием электронного архива «Этлас»

2022: Переход на ЭДО с использованием электронного архива «Этлас»

ООО «Биофорте-Лаб», занимающаяся научными исследованиями и разработками в области биотехнологий, перешло на электронный документооборот с использованием электронного архива «Этлас». Об этом компания «Этлас-Софт» сообщила 7 октября 2022 года.

Научные исследования — довольно специфическая область деятельности. Многие полагают, что учёные заняты исключительно построением гипотез и постановкой опытов, а в такой работе нет места формальностям и регламентам. Это ошибочное мнение. Научная работа — это всегда документирование полученных результатов по строгим стандартам.

Выбор пал на электронный архив «Этлас» версии 6.6.

Сопоставив имеющиеся на рынке предложения, специалисты лаборатории отметили сразу несколько преимуществ программного обеспечения «Этлас», в том числе:

• простоту установки программы;
• гибкие настройки;Переход на
• возможность расширения функциональности архива с помощью различных подключаемых модулей;
• регулярность обновлений программного обеспечения;
• эффективную техническую поддержку.

Окончательное решение о покупке лицензии было принято после нескольких консультаций с разработчиком ПО. Они не только убедили менеджмент «Биофорте-Лаб» в правильности сделанного выбора, но также позволили сформулировать требования для первоначальной настройки архива.

На основании технического задания специалисты техподдержки «Этлас» провели установку и настройку системы:

• обследовали существующий бумажный архив «Биофорте-Лаб»;
• зарегистрировали в системе учётные записи пользователей, сформировали группы пользователей;
• создали структуру архива с распределёнными правами доступа для разных пользователей и их групп;
• завели в систему необходимые справочники;
• сформировали несколько карточек для различных типов документов;
• настроили правила автоматического именования, нумерации и размещения документов;
• сформировали несколько отчётов.

Вся работа выполнялась специалистами «Этлас» удалённо. Сведения об имеющемся архиве собрали с помощью анкет, которые заполнили сотрудники «Биофорте-Лаб».

После установки программного обеспечения и первичной настройки была выполнена адаптация системы к специфике документооборота ООО «Биофорте-Лаб».

Важной частью внедрения электронного архива стало обучение администратора системы и инструктаж пользователей. Эту работу специалисты техподдержки «Этлас» также провели удалённо. Они описали возможности системы для документооборота, на примерах продемонстрировали её работу, рассказали о подключаемых модулях, с помощью которых при необходимости функционал системы можно расширить.