ВТБ Лизинг: Миграция на новую версию «1С: ЗУП» сэкономила до 15% времени кадровых специалистов и сотрудников группы

В 2018 году компания 1С уведомила своих клиентов о планируемом прекращении поддержки версии 2.5 продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом». Взамен предлагалась миграция на новую редакцию программы 3.1. Поскольку альтернатив соответствующего уровня отечественного ПО не оказалось, многие компании последовали рекомендации вендора. Среди них – и Группа компаний ВТБ Лизинг, эксперты которой рассказали, как происходил процесс перехода на новую версию системы и выход на следующий уровень автоматизации управления персоналом и расчета заработной платы с учетом всех особенностей внутренних бизнес-процессов и многокомпонентности структуры Группы ВТБЛ.

По словам Дмитрия Гусева, руководителя направления автоматизации ГК ВТБ Лизинг, для перехода со старой версии на новую «1С ЗУП 3.1 КОРП» обычной установкой обновления не обойтись – необходимо инициировать полноценный ИТ-проект. Дело в том, что версия ЗУП 3.1. КОРП основана на принципиально иной архитектуре хранения и обработки данных, следовательно, требуется произвести полный перенос данных из «1С ЗУП 2.5. КОРП» в новую систему «1С ЗУП 3.1. КОРП». Важно отметить, что осуществить перенос данных возможно не в любой момент времени, а лишь по итогу закрытия месяца. Кроме того, процесс этот осуществляется выборочно: часть данных из старой версии не требуется переносить в новую. Это касается, в частности, штатного расписания (оно формируется уже в 3.1 по актуальной штатной расстановке), настроек отражения в учете, данных управленческого учета и тп. В такой ситуации вендор рекомендует безопасный способ перехода в виде параллельного расчет заработной платы одновременно в двух версиях (старой и новой) программы «1С ЗУП», что и было сделано на стороне компании.

Для успешной и эффективной миграции проектная команда ВТБ Лизинг определила для себя основные цели проекта:

• Выполнить проект в сжатые сроки при сравнительно небольших затратах и высоком уровне качества переноса данных.
• Единовременно с переходом осуществить запуск новых удобных сервисов для всех сотрудников, внедрить единые стандарты и унифицированные формы документов для всех юридических лиц группы компаний ВТБ Лизинг. На этапе обследования было решено отказаться от части процессов или заменить их на новые. Это особенно полезно на этапе работы с печатными формами и отчетностью, отражением неявок в табельном учете и прямыми выплатами ФСС.
• Обеспечить органичную интеграцию в новую версию «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» с сохранением всей кадровой и бухгалтерской истории операций.
• Создать систему прав доступа пользователей со сложной иерархией ролей, не замедляющую отклик и работоспособность системы.

Основные вызовы проекта

• Минимизация времени и ресурсов на этапе двойного ввода данных
  Для этих целей, по словам Дмитрия Гусева, использовался комбинированный подход: часть данных переносили автоматически через настроенные регламентные задания, а часть – вручную. Это позволило не привлекать дополнительный персонал группы компаний для ведения параллельного учета в двух системах.
• Модернизация бизнес-процессов в ходе миграции
  В 2022 году появились новые виды выплат сотрудникам, например, прямые выплаты по больничным листам. В ходе миграции на версию ЗУП 3.1. КОРП были созданы и настроены все интеграции для обмена данными ФСС и Пенсионным фондом. В результате перехода и автоматизации обмена данных между ВТБЛ и ПФР сотрудники могут видеть в личном кабинете ПФР свой стаж, получать любые выписки, что необходимо для большинства финансовых операций и доступно в электронном виде.
  В новой системе 1С ЗУП 3.1. КОРП появился блок компенсаций льгот, который активно используется в ВТБ Лизинг для администрирования добровольного медицинского страхования сотрудников и членов их семей, а также системы грейдов и управленческой отчетности. Все эти возможности появились в новой системе в виде автоматизированных процессов, которые разрабатывались непосредственно под кастомизированные требования ГК ВТБ Лизинг, говорит Дмитрий Гусев.
• Необходимость реализации кастомных интеграций
  Очевидно, что все процессы информационной интеграции, реализованные в старой редакции 1С ЗУП 2.5. КОРП, должны быть обеспечены в новой. При этом пришлось заново реализовать до десятка уникальных кастомных интеграций. Эти доработки относятся к числу самых сложных элементов проекта миграции на новый ЗУП 3.1. КОРП: сегодня требования бизнеса подразумевают работу в реальном времени, и обмен данными между ИТ-системами должен обеспечивать эти требования. Кроме того, в ходе проекта «1С:ЗУП» была выбрана в качестве мастер-системы, через которую, в частности, формируется государственная отчетность. Это позволило реализовать новые интеграционные связи, например, с блоком поддержки агентских продаж, которых не было в старой версии.
• Минимизация доработок новой версии ПО
  Все наработки предыдущей версии ЗУП 2.5. КОРП также мигрировали в новую. Это была нетривиальная задача. Например, в версии «1С:ЗУП 2.5. КОРП» компания не использовала стандартный модуль штатного расписания, поскольку разработала более сложный и развитый инструмент – ресурсный план. Однако во всех процессах системы «1С: ЗУП» штатное расписание является первичным модулем, фактически при миграции на новую версию нужно заменить «скелет» системы. Проблему удалось разрешить с помощью дополнительного расширения миграционных механизмов. Это позволило, не нарушив конфигурацию, решить все управленческие задачи.
  Определенных доработок стандартной версии ПО «1С:ЗУП» потребовала поддержка вахтового метода работы сотрудников, поскольку клиентские договоры предполагают, в частности, обслуживание объектов, связанных с газодобычей, нефтяным сектором.
  Миграцию «1С ЗУП» все компании ВТБ Лизинг осуществили в весьма сжатые сроки: первый расчет в новой системе был произведен через три месяца с даты старта проекта, затем в течение полугода осуществлялся параллельный учет в двух системах. Все поставленные цели были достигнуты, отметила Ольга Бородина, руководитель HR-проектов ВТБ Лизинг.

Что в итоге вышло

Версия «ЗУП 3.1» отличается новым дизайном, поддержкой веб-клиента, повышением удобства работы, например, благодаря возможности использовать современный интерфейс. Важно, что сотрудники кадрового администрирования и специалисты расчета заработной платы в «ЗУП 3.1. КОРП» работают с одним документом, что ранее было невозможно. Теперь им доступно заполнение тех или иных реквизитов в зависимости от их прав и настроек доступа.

С точки зрения процессов новая редакция ПО существенно оптимизирована. Требуется меньше операций для ввода штатного расписания, кадрового учета, приема на работу, формирования и начисления зарплаты, а также ее перевода на расчетные счета сотрудников. Кроме того, новая система позволяет оптимально решать задачи формирования отчетов, которые ВТБ Лизинг использует для управленческой отчетности.

В результате удалось достичь существенного снижения операционной загрузки специалистов профильных направлений: эксперты кадрового делопроизводства, бухгалтера по расчету заработной платы и эксперты управления вознаграждения – высвободилось время на задачи развития системы и дальнейшей автоматизации процессов. По оценкам Ольги Бородиной, экономия рабочего времени достигает 10-15%, а также компании группы ВТБ Лизинг получили единую платформу для решения задач дальнейшей цифровизации сервисов управления персоналом.

Как отмечает Дмитрий Гусев, платформа «1С:ЗУП» версии 3.1 редакция КОРП позволяет департаменту управления персоналом легче интегрироваться с государственными сайтами, например, с порталом госуслуг, сайтом «Работа в России», иными системами кадрового электронного документооборота.

Новые возможности после миграции

По оценкам Ольги Бородиной, департамент по работе с персоналом ВТБ Лизинг превращается в HR-Zero, где многие кадровые операционный процессы выполняются в электронном формате. Автоматизация HR-процессов в группе компаний является частью основного вектора стратегического развития. Лучшие эксперты в области цифровизации и автоматизации проектов создают экосистему HR для обеспечения единых унифицированных бизнес-процессов для всех компаний группы. С марта 2022 года благодаря новым возможностям системы КЭДО процесс найма сотрудников проходит полностью в цифровой среде. Такие процессы, как оформления отпусков и командировок, должны также полностью уйти в цифровую среду и реализовываться в ходе совместной работы двух ИТ-систем – «1С: ЗУП» и ЭДО.

Сотрудники ВТБ Лизинг активно переходят на электронные трудовые книжки.

Количество документов, которые требуется подписывать, ежегодно растет, и главным стимулом к этому являются уже не требования законодательства, а потребности самих работников, — отмечает Дмитрий Гусев.

Поэтому ВТБ Лизинг работает над созданием личного кабинета сотрудника в HR-системе. Пилотный проект уже завершен, и в настоящее время формируется концепция дальнейшего развития функционала КЭДО.