Работники «Волма» получили доступ к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств

2021: Организация доступа к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств

Топ-менеджмент и сотрудники корпорации «Волма» получили доступ к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств в результате обновления платформы Docsvision. Обновление ранее внедрённой системы и организацию доступа к системе через web-интерфейс реализовала компания «Эркер», один из партнёров компании «ДоксВижн».

Цель проекта – поддержать высокую эффективность уже оцифрованных бизнес-процессов для сотрудников, часто бывающих в командировках, в территориально распределённой организации, предоставив доступ к системе электронного документооборота через web-клиент. В обновленном интерфейсе реализована вся функциональность, ранее доступная только в десктопном приложении.

Корпорация «Волма» работает на платформе Docsvision с 2009 г. и решает задачи по автоматизации внутреннего документооборота и делопроизводства. В системе настроена работа канцелярии, бизнес-процессы со служебными записками, постановкой задач и контроля исполнительской дисциплины. Специалисты компании «Эркер» развивают систему, обновляют и реализуют дополнительную функциональность по предьявляемым требованиям. В частности, обновление платформы Docsvision до версии 5.5 позволило реализовать обновленный интерфейс для работы с системой – web-клиент. Адаптивный web-интерфейс поддерживает работу на мобильных устройствах.

Исторически новые документы сотрудники «Волма» создают в СЭД из ранее утверждённых шаблонов, которых в компании насчитывается порядка 100 штук. Для удобной работы с ними специалисты компании «Эркер» реализовали нетиповую настройку для отображения в web-клиенте. Чтобы обеспечить удобство и скорость работы, шаблоны сгруппированы по папкам в соответствии с ранее принятой иерархией, вместо линейного списка.

Функциональность, доступная в web-клиенте, полностью соответствует десктопному приложению. В компании оставили выбор удобного интерфейса за сотрудниками: работать с привычной версии на компьютере или перейти в web.

Мы считаем важным идти в ногу со временем и поддерживать критически важные для бизнеса системы в актуальном состоянии. Переход на обновленную версию платформы Docsvision 5.5 поддерживает сложившиеся бизнес-процессы и создаёт задел для цифровизации новых процессов. Плюс теперь мы обеспечили удалённый доступ к системе для работы с документами с мобильных устройств», — прокомментировал Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма».

2016

О заказчике

Корпорация «ВОЛМА» — крупное предприятие строительной отрасли, производящее строительно-отделочные материалы на основе натурального природного гипса и цемента.

Главный офис компании расположен на территории завода «ВОЛМА-Волгоград», а всего корпорация объединяет 7 производственных площадок в Волгограде, Воскресенске, Челябинске, Оренбурге, Майкопе и Абсолямово. Корпорация – обладатель многочисленных сертификатов качества, занимает активную позицию, участвуя в жизни отрасли и общества, используя современные технологии для предоставления услуг самого высокого уровня.

По состоянию на ноябрь 2016 года ВОЛМА занимает лидирующие позиции в ряде сегментов в России и странах таможенного союза:

• №1 на рынке пазогребневых плит / ПГП в РФ и ЕАЭС
• №2 на рынке гипсокартонных листов/ГКЛ в РФ и ЕАЭС
• №3 на рынке гипсовых сухих строительных смесей в РФ и ЕАЭС

Ситуация

Предпосылками для внедрения системы электронного документооборота стали:

• необходимость в повышении управляемости при динамичном росте компании и географически распределенной структуре подразделений
• рост расходов на печать
• потери бумажных документов
• трудоёмкость и затратность процедуры контроля за сроками прохождения

Решением для повышения скорости принятия решений и контроля исполнительской дисциплины стала система электронного документооборота.

Платформа Docsvision была выбрана в ходе длительного анализа предложений на рынке за счёт отличительных факторов:

• Windows-подобный интерфейс,
• возможности масштабирования системы,
• богатый стандартный функционал,
• возможность гибкой настройки под уникальные процессы компании.

Проект по внедрению Docsvision осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).

Решение

В Docsvision сегодня:

• ведется претензионная работа с дилерами
• динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства
• автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот
• организован удобный архив
• ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований

Реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов.

Пользователями являются сотрудники всех подразделений. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований.

Результаты проекта

• С внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%
• Возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах
• Исключены потери документов, сократилось время на их поиск и контроль исполнения
• Поддержку Docsvision сегодня оказывает один сотрудник, что говорит о высоком уровне пользователей и настройке системы надлежащим образом.

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма», об итогах проекта:

Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это было реализовано в ходе проекта с переходом на новую версию Docsvision 5.4. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным!