Тайм-менеджмент - новое направление оптимизации бизнес-процессов компании "Газпромтранс"

«Газпромтранс» в партнерстве с компанией «Организация Времени» внедрил технологии корпоративного тайм-менеджмента на платформе Microsoft Outlook, сообщила компания-разработчик продукта 30 ноября 2012 года.

Ранее

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не использовался. Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры оперативных коммуникаций не было», – отметила Елена Боровлева, руководитель секретариата компании «Газпромтранс».

Удаленность нескольких филиалов друг от друга существенно осложняет взаимодействие сотрудников компании.

Решение

За помощью в оптимизации внутренних процессов компания «Газпромтранс» обратилась к ОАО «Организация Времени». Специалистами был проведен анализ ситуации, текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью с руководителями и намечены шаги по решению поставленных задач. Подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.

Второй этап внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента - обучение и формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.

Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента на Outlook.

Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.

Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие следующие правила и принципы корпоративного взаимодействия:

• Регламент планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook,
• Регламент командных коммуникаций по телефону и в переписке по электронной почте,
• Регламент контроля исполнения оперативных поручений, в том числе с помощью секретарей,
• Регламент подготовки, проведения и фиксирования итогов оперативных и проектных совещаний.
• По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в календаре цветов. Теперь можно в считанные секунды проанализировать и понять, какие встречи в календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени», – сказал ИТ-директор компании «Газпромтранс» Дмитрий Класс.

Итоги

В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом.

«В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании. Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний», – подчеркнул генеральный директор компании «Газпромтранс» Вячеслав Александрович Тюрин.