Газпром трансгаз Чайковский (Prestima)

ООО "Газпром трансгаз Чайковский" (ГТЧ) - предприятие по транспортировке газа и обслуживанию газопроводов, входящее в группу предприятий ОАО "Газпром". Имеет 19 филиалов, распределенных по территории Пермского края и Удмуртской республики. Общая численность работников предприятия более 8000 человек.
Отличительной особенностью системы бюджетного управления на предприятиях системы ОАО "Газпром" является ее жесткая регламентация и специфичная методика планирования и калькулирования себестоимости видов деятельности. В составе Администрации ГТЧ выделено более 40 центров финансовой ответственности (ЦФО), занимающихся формированием и распределением операционных бюджетов в рамках общего Бюджета доходов и расходов Общества. Филиалы предприятия в свою очередь принимают непосредственное участие в процессе, через формирование бюджетных заявок и контроль фактического исполнения бюджета. Бюджет доходов и расходов Общества проходит многоэтапное согласование и утверждается в ОАО "Газпром", что вызывает необходимость повторения процесса планирования. В течение года утвержденный Бюджет ежеквартально корректируется.
До начала автоматизации бюджетного управления на предприятии был выстроен процесс бюджетирования и финансового планирования, представляющий собой ручное формирование в Excel отчетов с плановыми и фактическими данными, установленного ОАО "Газпром" образца (94-ГАЗ, 36-ГАЗ и т.д.), а также ежемесячное формирование службами заявок на оплату в рамках лимитов бюджета. Основными проблемами такой реализации процесса являлись:

• большая трудоемкость планирования в разрезе многочисленных уровней аналитики: статьи затрат, элементы затрат, ЦФО, филиалы, места возникновения затрат (МВЗ) и т.д.;
• отсутствие технической возможности для оценки полной себестоимости каждого подразделения предприятия с учетом прямых затрат и объемов встречных внутрихозяйственных услуг;
• длительное согласование бюджетов из-за сложности организационной структуры (головная организация, планово-экономический отдел, ЦФО, подчиненные ЦФО службы филиалов, экономисты филиалов и т.д.);
• отсутствие возможности планирования в режиме "что, если" из-за трудоемкости сценарного анализа, сравнения версий лимитов и распределения затрат;
• невозможность детального анализа бюджетов из-за сложности сопоставления плановых и фактических данных бухгалтерского учета;
• значительная трудоемкость и длительные сроки формирования управленческой и корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным;
• сложность контроля соответствия заявок на финансирование и реестров платежей филиалов лимитам годового бюджета.
• По результатам детального исследования процесса бюджетирования на предприятии, специалистами НПО "Компьютер" были разработаны проектные решения, в рамках которых совместно со специалистами ГТЧ были определены направления оптимизации:
• актуализирована бюджетная структура Общества: определен состав центров финансовой ответственности и их полномочия, проведена инвентаризация базовых классификаторов (МВЗ, элементов и статей затрат), добавлена аналитика на бухгалтерских счетах для адресного учета затрат;
• адаптированы внутренние регламенты Общества по планированию и калькулированию себестоимости видов деятельности;
• разработаны технические решения для калькулирования плановой и фактической себестоимости видов деятельности, формирования пакетов корпоративной отчетности.
  

Процесс планирования и анализа бюджета в ГТЧ реализован в системе следующим образом:

• создание базовой версии бюджета - с помощью расчетов в системе экономисты ПЭО формируют базу для планирования на основании плановых или фактических данных предыдущего периода и коэффициентов-дефляторов, доведенных ОАО "Газпром";
• планирование "снизу-вверх" - на основании детализированных планов работ специалисты ЦФО и служб филиалов вводят в формах планирования бюджетные заявки, автоматически консолидирующиеся в Администрации общества в предварительную версию бюджета;
• создание версии бюджета для согласования с ОАО "Газпром" - с учетом заявок ЦФО и базовой версии бюджета экономисты ПЭО Администрации формируют в формах планирования бюджет Общества на уровне элементов затрат, производят калькуляцию плановой себестоимости видов деятельности и автоматически получают пакет корпоративной отчетности для головной организации;
• планирование "сверху-вниз" - при секвестировании бюджета Общества со стороны ОАО "Газпром", специалисты ПЭО производят в формах планирования распределение утвержденных лимитов между ЦФО и филиалами ГТЧ;
• создание окончательной версии бюджета - по завершении процесса распределения бюджета и определения объемов встречных услуг производится окончательная калькуляция плановой себестоимости видов деятельности и повторно формируется комплект отчетности;
• анализ исполнения бюджета – по завершении бюджетного периода экономисты ПЭО формируют комплект отчетности по исполнению бюджета, в которой отражаются фактические значения, полученные на основании данных бухгалтерского учета в необходимых разрезах (МВЗ, элементы и статьи затрат и т.д.).
  

Все работы по автоматизации бюджетирования были реализованы за 5 месяцев. В установленные внутренним регламентом Общества сроки был сформирован комплект управленческой и корпоративной отчетности (Бюджет доходов и расходов, 94-газ "Сводная смета собственных затрат", "Экономические показатели деятельности (Э-19)", "Смета совокупных затрат" и т.д.). На заключительном этапе внедрения был автоматизирован процесс согласования бюджетных заявок и уведомления об утверждении лимитов между ПЭО и ЦФО при помощи системы DIRECTUM. Для удобного предоставления информации высшему руководству добавлено отображение показателей процесса бюджетирования в модуле "Управление показателями эффективности".
Более того, внедрение системы планирования и исполнения бюджета по ЦФО, сделало возможным повышение качества управления финансами Общества за счет автоматического контроля бюджетных лимитов в договорах, заявках на финансирование и реестрах платежей Общества. Эффект от внедрения:

• усовершенствованы процессы формирования и корректировки бюджетов за счет использования специальных форм планирования, исключения многократного дублирования ввода информации и согласованности действий пользователей;
• сократилось влияние человеческого фактора и снизилась вероятность ошибок при агрегировании планов ЦФО, филиалов и формировании консолидированной отчетности;
• повысилась точность и прозрачность процессов управления затратами за счет реализации оценки полной себестоимости каждого подразделения с учетом объемов встречных внутрихозяйственных услуг;
• появилась возможность проводить анализ в режиме "что, если", составляя при планировании 2-3 вспомогательные версии бюджетов, для обеспечения высокой скорости реакции на изменения экономических условий функционирования предприятия;
• система планирования себестоимости и контроля исполнения бюджетных показателей приведена соответствие с методическими рекомендациями ОАО "Газпром";
• сократилось время подготовки комплектов управленческой и корпоративной отчетности за счет автоматической консолидации данных в системе.