«Ижтрейдинг» управляет ассортиментом товаров с помощью ABM Inventory

Компания ABM Cloud в конце октября 2017 года сообщила о внедрении комплексной системы управления запасами ABM Inventory в торговой группе «Ижтрейдинг».

Магазин торговой группы «Ижтрейдинг»

Предпосылки

На момент предпроектного обследования компании все заказы магазинов формировались менеджерами на местах, что порождало множество проблем. Топ-менеджментом было принято решение перейти на централизованную систему управления товарными запасами для обеспечения эффективности работы сети и её развития.

В существующей реальности компания сталкивалась с проблемами разного рода, в частности:

• высокий процент ошибок ввиду человеческого фактора;
• каждый менеджер управлял и заказывал большой перечень SKU, поэтому, как правило, он делал это реже, но большими партиями, чтобы распределить нагрузку;
• данных о правильной выкладке товара на полке не было, а SKU в матрицах было больше, чем места в магазине, поэтому менеджерам приходилось выбирать самим, что выкладывать, а что - нет;
• данные о минимальном заказе, кратности упаковки, весе и объёме не поддерживались в актуальном состоянии, что влекло за собой ошибки в заказах;
• ассортиментные матрицы не были приведены к единому формату, из-за чего менеджер в каждом магазине заказывал только те товары, которые сам считал нужным;
• существовало много факторов, которые искажали остатки магазина (задержки с оприходованием товара задержки с возвратом товара, кражи, потери и т.д.);
• свойство человека перестраховываться вело к заказам выше реальной потребности и, соответственно, к избыточным остаткам и замораживанию денежных средств;
• высокие суммарные трудозатраты и, как следствие, большие затраты на оплату труда.

Кроме этого, менеджеры на местах обычно решают локальные задачи, не проводят мониторинг ситуации по сети в целом и не ориентируются на глобальные цели компании. Как у них, так и у руководства отсутствовали регламент и удобный инструмент, позволяющий оценивать размер и анализировать причины излишков (overstocks) и упущенных продаж (outof-stocks). Вышеназванные причины негативно отражались на качестве управления товарными запасами, и, как следствие, на эффективности работы всей сети. В связи с этим, перед топ-менеджментом остро стоял вопрос оптимизации и автоматизации системы управления запасами, внедрения дополнительных инструментов контроля за уровнем товарных запасов.

Выбор исполнителя и решения

Выбирая систему управления запасами, Ижтрейдинг рассматривал 2 типа таких систем: выталкивающие, то есть, основанные на прогнозе, и вытягивающие, которые реагируют на реальный спрос. Ввиду сложности и неточности прогнозов, решение было принято в пользу вторых. Именно таким решением стала система от ABM Cloud.

По информации компании-разработчика, в основе системы лежит методология теории ограничений и механизм динамического управления буфера, которые помогают обеспечить постоянное наличие товара при минимальных запасах в системе.

В основе методологии — управление запасами по фактическому потреблению. Такой подход эффективнее, нежели управление запасами по прогнозу, среди недостатков которого — неточность прогноза, необходимость держать страховой запас и сглаживать колебания.

Также важными аргументами при выборе системы были:

• SaaS (Software as a Service) модель работы системы, которая позволяет не вкладывать инвестиции в дополнительное оборудование (сервера) и поддержку системы. Оплата производится в виде ежемесячных арендных платежей по факту использования системы.
• Обучение пользователей проходит на всех основных этапах проекта — как по работе с системой, так и по методологии управления. После завершения проекта сопровождение осуществляется службой технической поддержки, которая предоставляет технические и методологические консультации на постоянной основе в режиме реального времени.
• Отработанная технология внедрения позволяет зафиксировать этапы внедрения, рассмотреть существующие бизнес-процессы и при необходимости разработать план их изменения. Сама система не требует дополнительного программирования или длительной трудоёмкой настройки.
• Визуализация проблемных зон и текущего положения дел даёт возможность быстро оценить ситуацию и принять соответствующие меры. Отчётность, представленная в системе, даёт возможность менеджерам быстрее и лучше ориентироваться в ассортименте и управлять запасами, а руководству контролировать ситуацию и держать руку на пульсе.

Проанализировав существующие системы с аналогичным функционалом, сеть Ижтрейдинг выбрала в итоге решение от ABM Cloud.

Цели проекта

Перед началом проекта были сформулированы цели, которые предстояло достичь:

• Централизация заказов;
• Уменьшение излишков товарных запасов и оптимизация ассортимента;
• Улучшение показателей оборачиваемости предприятия;
• Оптимизация штата сотрудников на местах.

Ход внедрения

В рамках проекта функция формирования и отправки заказов поставщикам перешла от управляющих магазинами к отделу закупок, который ранее занимался только заказами на РЦ.

Процесс внедрения на всех этапах сопровождался обучением пользователей:

• Семинар-тренинг по методологии управления запасами по ТОС;
• Обучение работе с программой, ее алгоритмам и настройке;
• Обучение работе с отчетностью системы.

До начала внедрения системы ABM Inventory в сети использовали так называемые «жёсткую» и «мягкую» ассортиментные матрицы (АМ). Но по сути корректной и соблюдаемой на всех этапах управления запасами ассортиментной матрицы не было, что приводило к неразберихе с тем, что и куда заказывать. Кроме этого, в связи с децентрализованной системой управления запасами магазины имели возможность обходить правила заказа. Именно поэтому одной из целей проекта была оптимизация ассортимента. Во время проекта компания Ижтрейдинг отказалась от разделения АМ на 2 типа и полностью актуализировала информацию по товарам на магазинах. Это, а также централизация системы закупок, позволили заказывать в каждый магазин полный ассортимент товара, который для него предназначен. А это, в свою очередь, способствовало росту продаж компании.

Итоги проекта

В ТГ «Ижтрейдинг» внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory под управлением которой находится 75% всего ассортимента. По информации ABM Cloud, используя систему, заказчик повысил свою эффективность, достигнув следующих результатов:

• Улучшение оборачиваемости на 20%;
• Оптимизация остатков на полке. Снижение товарных излишков на 10%;
• Уменьшение количества сотрудников, занятых в процессе создания и отправки заказов, за счет централизации закупок. Ранее управление запасами выполнялось сотрудниками в каждом магазине сети, а по итогам проекта — 7 сотрудников центрального офиса.
• Прозрачность процесса заказа, в том числе и акционного ассортимента, с возможностью выявления проблемных позиций и последующего анализа каждого заказываемого SKU.
• Минимизация ошибок при заказе (заказ вне графика, потерянные заказы, ошибки в количестве, прочее). Заказы формируются строго согласно установленным в товарноучётной системе графикам и в необходимом количестве.