Автоматизировано автотранспортное подразделение "Кондопога" на базе "1С:Управление автотранспортом 8"

ОАО "Кондопога" совместно с 1С:Франчайзи "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" объявили об успешном завершении проекта автоматизации автотранспортного подразделения (АТП) на базе программного продукта "1С:Управление автотранспортом 8". Заказчик получил возможность оперативно контролировать и анализировать затраты подразделения, оценивать эффективность транспортных средств и работу обслуживающего персонала. Внедрение автоматизированной системы позволило повысить рентабельность АТП, оптимизировать парк транспортных средств и штат сотрудников предприятия.

ОАО "Кондопога" является одним из крупнейших предприятий России и Европы, специализирующихся на выпуске газетной и оберточной бумаги. Производственные мощности компании позволяют изготавливать около 750 тыс. тонн бумаги в год. Предприятие постоянно занимается техническим перевооружением производства.

Автотранспортное подразделение ОАО "Кондопога" не только отвечает за бесперебойные перевозки сырья и продукции собственного предприятия, но и оказывает услуги сторонним заказчикам. На сегодняшний день в АТП работает 538 сотрудников. Автопарк насчитывает около 360 единиц техники: легковые и грузовые автомобили, лесовозы, тракторно-строительная и специализированная техника.

Для повышения эффективности работы этого подразделения, руководству компании требовалось:

• Рационализировать использование рабочего времени, выявить его непроизводительные потери, оптимизировать штат ремонтного и обслуживающего персонала.
• Организовать контроль прямых затрат и рентабельности в разрезе отдельных транспортных средств (ТС) и автоколонн для оперативного управления общими затратами АТП.
• Рационализировать работу склада запчастей: решить задачу своевременного пополнения запасов на складе и снизить объем неиспользуемых запасов.
• Усилить контроль эксплуатационных затрат.

Для решения этих задач необходимо было автоматизировать работу АТП. Был выбран программный продукт "1С:Управление автотранспортом 8", специально предназначенный для комплексной автоматизации бизнес-процессов в транспортных организациях и подразделениях. Внедрение программного продукта осуществляла компания "Неосистемы Северо-Запад ЛТД", у которой уже имелся опыт автоматизации АТП.

Ввод системы в промышленную эксплуатацию осуществлялся поэтапно:

• Учет работы диспетчерской;
• Учет ремонтов и технического обслуживания;
• Складской учет запчастей;
• Расчет стоимости оказанных услуг;
• Учет рабочего времени и расчет начислений водителям;
• Учет затрат.

Так как Заказчику было важно, чтобы к концу проекта собственные специалисты ИТ-службы могли самостоятельно сопровождать и развивать созданную систему, на протяжении всего проекта сотрудники предприятия активно участвовали в проекте. Организованная таким образом работа позволила получить первые результаты от использования системы уже через 2 месяца после начала внедрения.

В ходе проекта автоматизировано более 40 рабочих мест. В системе работают: аналитический отдел, отдел автоматизированных систем управления, автотранспортный цех, диспетчерская служба, отдел планово-технического обслуживания, экономический отдел, бухгалтерия, участок нормирования труда и заработной платы, склад. Использование единой системы ускорило обмен информацией и улучшило взаимодействие между отделами.

В итоге внедрение автоматизированной системы позволило достичь следующих результатов:

• Реализована возможность контролировать время, фактически отработанное водителями, и проводить план-фактный анализ. В результате сократились потери рабочего времени, увеличилась эффективность работы обслуживающего персонала.
• Автоматизированы рутинные операции по выписке путевых и ремонтных листов, оптимизирована работа диспетчерской службы. Раньше обработкой путевых листов занимались: диспетчеры, специальный отдел операторов, бухгалтерия, инженеры по нормированию труда. Процесс занимал много времени, возникало много ошибок. После автоматизации полная обработка путевого листа производится непосредственно диспетчерами и занимает всего 3 минуты.
• Оптимизировано управление парком ТС:
  • Улучшилась возможность планирования заказов на транспортные средства и контроля их исполнения, в результате повышена эффективность использования парка техники.
  • Новая система позволила оптимизировать ведение учета прямых затрат на ТС, распределять косвенные затраты между автомобилями. Можно определять рентабельность каждого отдельного ТС и, соответственно, выявлять нерентабельные единицы транспорта. Эта информация помогла руководству АТП оптимизировать парк ТС.
  • Система позволяет в любой момент времени контролировать техническое состояние парка, учитывать ремонты и плановые техосмотры (ТО), информирует о сроках приближения очередного ТО. Также в системе обеспечен контроль сроков действия регистрационных документов водителей и ТС. Ведется оперативный учет износа шин и агрегатов, что дает возможность своевременно пополнять складские запасы и исключить простой техники из-за отсутствия необходимых запчастей.
  • Организован контроль использования ТС с помощью "Табеля учета транспортных средств". Это позволило эффективно определять загрузку ТС и снизить простои.

• "1С:Управление автотранспортом 8" интегрировано с используемой в АТП GPS-системой мониторинга транспорта и контроля расхода топлива. Расчет норм расхода и его сравнение с фактическими показателями производится автоматически. Ведется учет и контроль поступления, выдачи и расхода ГСМ, что позволяет более эффективно контролировать учет топлива.
• Реализован механизм автоматического расчета начислений водителям на основании данных путевых листов. В результате снизились трудозатраты специалистов бухгалтерии, количество ошибок в расчетах с персоналом сократилось в несколько раз.
• Расчет стоимости транспортных услуг теперь можно вести на основании гибкой системы прейскурантов и тарифов. Это позволяет управлять затратами и устанавливать необходимые цены. Формирование счетов и актов за оказанные услуги происходит автоматически. Более гибкая ценовая политика и повышение оперативности обслуживания положительно сказались на отношениях с клиентами.

Начальник аналитического отдела ОАО "Кондопога" Николаев Дмитрий Анатольевич: "Внедрение программы "1С:Управление автотранспортом 8" позволило проводить более глубокий анализ работы АТП в плане использования автотранспорта, учета транспортных затрат в разрезах транспортных средств и заказчиков, учета расхода ГСМ, использования рабочего времени водителей. Значительно сократилось время работы специалистов АТП на анализ транспортных и экономических показателей цеха. Теперь мы можем анализировать данные, которые раньше просто невозможно было получить – от показателей рентабельности отдельного ТС до рентабельности всего подразделения. Особенно важно, что благодаря АСУ у руководителей всегда есть актуальная и реалистичная информация, необходимая для принятия решений. Таким образом, мы теперь имеем возможность снижать свои затраты и увеличивать прибыль, компания может быстрее реагировать на какие-то изменения, адаптироваться и оставаться конкурентоспособной и успешной организацией".