МГТС завершает проект обновления версии СЭД на платформе IBM

Компания «Логика бизнеса 2.0» завершила проект внедрения новой версии системы электронного документооборота «Логика ECM. СЭД» на платформе IBM Lotus Notes/Domino в ОАО МГТС. Сообщение об этом распространила пресс-служба интегратора 2 ноября 2012 года.

Подготовка

Руководство МГТС в начале 2012 года приняло решение о строительстве новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения.

Важной причиной замены прежней СЭД стало также требование головной компании (ОАО «МТС») привести управление документами в соответствие с корпоративным стандартом. В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт «Логика ECM. СЭД», который успешно используется в АФК «Система», Башнефти, МТС.

Решение

Начало проекта положено в феврале 2011 года. Срок реализации ─ три месяца. Задачи:

• сокращение затрат на поддержку
• разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления ОАО «МТС»
• снятие функциональных ограничений по развитию системы
• внедрение системы архивации данных
• миграция данных из прежней системы в новую СЭД

Для реализации проекта приглашена компания «Логика бизнеса 2.0», разработчик ECM-системы «Логика ECM. СЭД» (экс БОСС-Референт). Основным требованием со стороны заказчика было использование коробочного продукта без излишней кастомизации, что обеспечило бы быстрый запуск в эксплуатацию и реализацию проекта в срок.

Специалисты подрядчика выполнили обследование и анализ текущего состояния документооборота в компании, затем приступили к настройке и установке системы, разработке отчетных форм. На следующем этапе осуществлена интеграция СЭД с системой управления персоналом SAP HR и службой каталогов Active Directory, после чего началось развертывание системы.

Параллельно внедрению началось обучение пользователей. В учебном центре МГТС оборудовали класс, создали выездную группу обучения, помогающую освоить работу в новой СЭД на местах. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию специалистам «Логики бизнеса 2.0» предстояло еще провести миграцию данных из существующей системы документооборота и реализовать изменения в модуле «Канцелярия» для формализации обмена документами с гражданами и структурами власти города Москвы.

Итог

Внедрением оптимизированы бизнес-процессы, разработаны новые регламенты, значительно снижены расходы на сопровождение СЭД, и в целом, модель документооборота компании переведена на качественно новый уровень.

«Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании, — отметил Виктор Дурыгин, директор по эксплуатации ИТ МГТС. — В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет».

Исполнением проекта создано 2600 автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось существенно сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей.

«Для нашей компании проект оказался крайне интересным: за очень короткий срок было необходимо не только внедрить новую систему, но и выполнить интеграцию с корпоративными системами, — поведала Мария Каменнова, генеральный директор компании "Логика бизнеса 2.0". — Совместными усилиями были набраны очень высокие темпы проекта, надо было быстро учиться, осваивать новую СЭД в самый горячий период запуска, причем не в ущерб текущим бизнес-процессам. Проектная команда, составленная из ИТ-специалистов МГТС и лучших практиков "Логики бизнеса 2.0", успешно провела переход на тиражное специализированное решение с возможностью интеграции, развития и легкого масштабирования, заложив тем самым основательный фундамент для работы компании заказчика».