МОЭК (система документооборота)

2017: Переход на третью версию ECM-платформы LanDocs

Владимир Феоктистов, руководитель проектного офиса «МОЭК», рассказал о нескольких этапах внедрения и использования ECM/СЭД LanDocs в его компании. По итогам перехода на третью версию ECM-платформы в 2017 году компания получила систему с абсолютно новыми возможностями – расширенная поддержка на горячей линии, документооборот конфиденциальных документов, интеграция с другими системами через корпоративную шину данных, полнотекстовый поиск с использованием механизмов ABBYY и многое другое.

Дальнейшая корректировка бизнес-процессов, поддерживаемых ECM/СЭД LanDocs, стала осуществляться вследствие произошедших нормативных изменений, цель которых - упрощение доступа предпринимателей к сетям инфраструктуры монополистов, оказывающих соответствующие услуги в сфере газоснабжения, электроэнергии, воды и тепла.

В результате изменений законодательства были существенно снижены сроки, что, как признался спикер, было болезненно для такой крупной организации как МОЭК, где работает порядка 15 тысяч человек и все процессы достаточно сильно забюрократизированы. При этом законодатель, сделав ставку на цифровизацию процессов, оставил право подавать документы в бумажном виде, что усложняло задачу снижения сроков рассмотрения заявок. В результате проведенной работы был построен ландшафт, в котором предусмотрены два канала поступления информации – вербальный и интерактивный.

Для интерактивного канала решили задействовать личные кабинеты, где пользователь может составить комплект документов, совершить юридически-значимое действие – подписать документ ЭЦП и подать вместе с заявкой. Из личного кабинета попадают в документарную шину, функцию которой исторически выполняет ECM Open Text. Планируется запуск личных кабинетов на базе web-сервисов в промышленную эксплуатацию.

В контексте импортозамещения стоит задача замены Open Text на корпоративное хранилище данных на базе LanDocs и, соответственно, использование LanDocs как единой ЕСМ-платформы. Важной является и задача оптимизация архитектуры ECM, ускорение ее работы. В плане интеграции со СМЭВ система находится в стадии тестирования.

2006

В феврале 2006 года Совет директоров ОАО «МОЭК» принял решение о реструктуризации компании, в результате которой было образовано 10 эксплуатационных (по числу административных округов) и 5 специализированных филиалов. Происходящие в компании изменения организационной структуры повлекли за собой реинжиниринг управленческих процессов. Возникла необходимость внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения для объединения центрального аппарата управления компании и ее филиалов. К системе предъявлялись следующие требования: функционирование в условиях изменения структуры компании, возможность масштабирования силами сотрудников ОАО «МОЭК», гибкие настройки распределения прав и уровней доступа к информации. Руководство компании рассчитывало реализовать проект в предельно сжатые сроки - к началу 2007 года.

В ноябре 2006 года система была установлена в аппарате управления и 15-ти филиалах на 250 рабочих местах. К началу 2007 года система введена в промышленную эксплуатацию. На сегодняшний день в ОАО «МОЭК» автоматизированы 17 филиалов, в системе работает более 2500 пользователей: более 1000 из них имеют полнофункциональный доступ к системе, остальные получают документную информацию средствами электронной почты.

Начальник отдела делопроизводства Аппарата управления ОАО «МОЭК» Джума Игорь: «Реализовать проект такого масштаба в короткие сроки казалось невозможным, однако нам это удалось. В основе успеха - детально разработанный и четко организованный процесс внедрения, профессионализм команды ЛАНИТ и самоотдача наших сотрудников из отдела делопроизводства и Центра информационных технологий».

Руководитель Департамента систем управления документами ЛАНИТ Карабутов Валерий: «Наш проект был призван технологически поддержать процесс становления новой организационной структуры. В связи с этим дополнительную нагрузку испытывали как специалисты заказчика, вынужденные одновременно адаптироваться к реорганизации и к новому ПО, так и консультанты ЛАНИТ, которые внедряли систему в условиях изменения традиционных для предприятия методов работы с документами. Поэтому крайне важно, что масштабная система была создана в оговоренный срок и успешно работает в режиме промышленной эксплуатации».