Маркет Деливери (ранее Delivery Club) (Клеверенс: Склад 15)

2022: Delivery Club и «Склад 15», или как автоматизировать учёт выдачи экипировки и товарно-материальных ценностей в курьерских пунктах

О компании

Крупнейший сервис доставки готовой еды в России — Delivery Club — это более 200 городов присутствия и более 40000 ресторанов доставки. Заказать еду можно и из известных заведений быстрого питания — McDonalds, KFC или Burger King, из кондитерских и небольших кафе рядом с домом — и получить в течение получаса.

Учётная система

Delivery Club не только делегирует часть деятельности логистическим партнёрам, которым принадлежат пункты выдачи экипировки для доставщиков, но и имеет собственную курьерскую сеть. Учёт сумок, кепок, футболок и курток для персонала, работающего на доставке, операторы заказчика фиксировали в таблицах Excel. Инвентаризации были недостаточно информативны, если вообще проводились, а приёмка ТМЦ от поставщиков не давала возможности отслеживать брак на входе. Из-за чего компания несла колоссальные убытки.

Система учёта «1С: Инвентаризация и управление имуществом», ранее приобретённая руководством Delivery Club, хотя и позволила бы реализовать функции ведения учёта имущества и получения отчётности на платформе «1С:Предприятие 8.3», но не была внедрена. А значит возможности мобильно выполнять складские операции при помощи терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования не было. Плюс мобильную компоненту можно было установить только на ТСД с операционной системой Windows, стоимость которых достигает 300 тысяч рублей.

Задачи

Чтобы реализовать проект на базе `1С: ИУИ` руководитель курьерской службы Delivery Club в течение двух лет обращался в разные компании в поисках внедренца. Но все интеграторы, как один, предлагали перейти на другую конфигурацию — `1С: Управление торговлей`, которая не могла бы закрыть все потребности курьерской службы. Да и покупка новой системы учёта не решила бы задачу по автоматизации, так как функциональные разрывы могли увеличиться в несколько раз. И в связи с тем, что задача по объединению учёта центрального склада и пунктов выдачи логистических партнёров стояла уже давно, решение найти универсальную программу для терминалов сбора данных и адаптировать «1С: ИУИ» было самым рациональным.

Руководитель департамента 1С Delivery Club решил самостоятельно внедрить технологию RFID. По вопросу приобретения меток он обратился в компанию `Первый БИТ`. И в процессе обсуждения сделки выяснилось, что задача выходит за рамки простого нанесения меток на поверхность мебели или техники, но её вполне можно реализовать на базе уже имеющейся системы учёта и ТСД на ОС Android.

Татьяна Шехватова, специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ», предложили 2 варианта внедрения учёта для Delivery Club:

• на базе мобильного клиента `1С:Инвентаризация и управление имущества`.
• на базе программного обеспечения `Клеверенс`.

Второй вариант определённо выигрывал:

• Во-первых, ПО устанавливается и на ТСД с ОС Windows, и на мобильный компьютер с ОС Android, поддерживаемой всеми разработчиками;
• Во-вторых, конфигурация `Клеверенс` имеет открытый код. А это значит, в любой момент можно перенастроить процессы или создать новые под управленческую базу;
• В-третьих, архитектура решения даёт возможность предоставлять логистическим партнёрам только необходимые данные — без прямого доступа на сервер заказчика, и не нарушая политику безопасности Delivery Club;
• В-четвёртых, стоимость ИТ-решения в несколько раз выгоднее.

«На начальном этапе у нас было несколько главных задач: оснастить сумки курьеров RFID-метками, ускорить приёмку ТМЦ от поставщиков, сократить время на выдачу экипировки на пунктах, реализовать возможность идентифицировать принадлежность сумки конкретному сотруднику. Я предложила руководителю IT-департамента Delivery Club внедрить в качестве мобильного клиента `Клеверенс`, потому что готовое решение на платформе 1С требовало значительных доработок. А из оборудования выбрали Honeywell Scanpal EDA51K», — поделилась рабочими моментами Татьяна Шехватова, специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ».

Решение

Получится ли ускорить приёмку ТМЦ? А отслеживать брак от поставщиков и вести учёт сумок по филиалам партнёров? И насколько изменится и будет ли работа с ТСД удобнее? Ответы на эти вопросы могли помочь понять, стоит ли начинать проект по переходу на автоматизированный учёт. Ведь всю экипировку и сумки распределяют по количеству и отправляют в распределительные пункты только после приёмки на 3 центральных склада Delivery Club — в Питере, Москве и Омске.

«Заказчик хотел полностью перестроить алгоритм работы всех пунктов выдачи экипировки. Для этого мы со специалистами `Деливери` составили список необходимых доработок в системе учёта и в `Складе 15`. В перечень изменений входили: формирование справочников и истории экипировки, регистрация операций — заказ, поступление, выдача, возврат, списание, перемещение между складами. Также нам нужно было реализовать использование мобильных компьютеров без доступа к базе данных 1С, настроить формирование отчётных форм и сличительных ведомостей и организовать контроль остатков товарно-материальных ценностей на складах в режиме реального времени», — рассказал технический руководитель проекта RFID-технологий компании «Первый БИТ» Андрей Рыжиков.

Первые трудности

Чтобы протестировать RFID-технологию, у каждого из трёх своих поставщиков экипировки Delivery Club заказал по одной опытной партии сумок. Но в дальнейшем выяснилось, что терминалы сбора данных периодически не «видят» RFID-метки. Причиной стало металлизированное покрытие — такое же, как в сумках-холодильниках — внутри курьерских сумок, которые поступали в сложенном виде. За одну поставку склад получал около 10 тысяч единиц, сложенных друг на друге.

Но внутреннее покрытие мешало передаче сигнала, даже когда метки стали пришивать на боковую сторону сумки. Поэтому руководство `Деливери` отказалось от использования этой технологии и вернуло производителям сумки. Использовать штрихкоды — оставалось самым оптимальным вариантом. Однако на читабельность ШК влиял зелёный цвета бренда Delivery Club, оттенок которого несколько раз меняли от более тёмного к более светлому. И из-за того, что сам ШК был серый, способность считывать штрихкод с помощью терминала снижалась.

«`Деливери` подошёл к решению вопроса автоматизации основательно: руководитель IT-департамента приобрёл 4 ТСД от разных производителей по нашей рекомендации — чтобы проверить, какое оборудование будет сканировать серый ШК на зелёном фоне лучше всего. Лидером оказался Honeywell Scanpal EDA51K», — рассказала Татьяна.

Учёт по-новому

Для отслеживания производственного брака специалисты компании «Первый БИТ» предложили генерировать уникальные ID-коды для каждого поставщика: с отличительными префиксами — «11», «22» и «33» — в ШК сумок. Для этого потребовалось внести в механизм работы некоторые изменения: сначала сотрудники Delivery Club генерируют штрихкод с префиксом, после — высылают производителю, который уже наносит его на внешнюю сторону сумки при производстве.

Теперь в ШК объекта учёта закодирована следующая информация: тип экипировки, производитель, инвентарный №, склад, город, физлицо, состояние, статус, причина поломки, новизна, срок эксплуатации.

«Проверить читабельность ШК можно сразу во время приёмки на центральный склад, отсканировав штрихкоды экипировки и сумок с ID производителя. Это позволяет отследить брак на входе и при необходимости оформить возврат поставщику. Экипировку сразу после приёмки распределяют по логистическим партнёрам, у которых нет доступа к `1С: ИУИ` или к серверам. Все пункты выдачи заказчик обеспечил ТСД, и сотрудники работают только со `Складом 15` на мобильных устройствах», — поделилась подробностями Татьяна.

Когда партия экипировки поступает на склад логистического партнёра, ответственный менеджер открывает на ТСД документ приёмки и просто сканирует все ШК подряд. После чего завершает документ, и данные автоматически загружаются в 1С на центральном складе Delivery Club. И там уже оператор проверяет поставку – что привезли, а что нет.

Инвентаризации ОС и ТМЦ логистические пункты проводят по тому же принципу: выгружают задание на ТСД, далее сотрудники партнёра сканируют штрихкоды товарно-материальных ценностей и загружают данные в 1С.

«Нельзя списывать экипировку без описания причины. Некоторые курьеры работают по 8-10 часов в день, соответственно, срок службы их сумки или куртки будет намного меньше, чем у того, кто работает по 2 часа. В случае возникновения спорных вопросов при сдаче ТМЦ менеджер может сделать фото на телефон или с помощью терминала сбора данных и отправить через 1С на центральный склад, где будет принято дальнейшее решение. Сейчас у Delivery Club есть несколько причин списания ТМЦ: `увольнение`, `порча`, `замена`, `потеря`. А фото сумки — обязательное дополнение к документу списания. Потому что человек может устроиться на работу, но не работать ни дня по каким-то своим причинам. В таком случае сумка новая, в отличном состоянии, и её можно вернуть в работу — выдать другому курьеру», — рассказал Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ».

Особенности выдачи экипировки в Delivery Club

Когда курьера оформляют на работу, его данные вносят в базу, и каждый новый сотрудник получает собственный уникальный идентификационный QR-код. Специалисты Delivery Club разработали его формат на основании консультаций с Андреем Рыжиковым.

«Оператор логистического центра сначала сканирует ID-номер курьера, после чего фотографирует сотрудника на камеру ТСД и привязывает ШК конкретной сумки к ID курьера, сканируя оба кода. Такой же алгоритм предусмотрен для выдачи и другой экипировки: кепок, футболок и т.д. Как только документ завершён, получивший экипировку курьер расписывается в получении ТМЦ прямо на сенсорном экране мобильного устройства. После этого сотруднику в личном кабинете мобильного приложения для курьеров приходит уведомление, где указаны сроки замены и № выданной сумки. Данный функционал мы реализовали, чтобы можно было своевременно менять сотрудникам экипировку на новую», — поделилась нюансами работы Татьяна.

В ПО «Клеверенс» штрихкод сумки привязывается к ID конкретного курьера, и сдать сумку другого сотрудника вместо своей нельзя. Любые действия, производимые логистическими партнёрами Delivery Club с экипировкой, выполняются с помощью ТСД, а данные автоматически попадают в «1С: ИУИ» на центральном складе.

Результаты

Учёт ТМЦ регламентируют бухгалтерские нормативно-правовые акты. И каждая крупная компания обязательно закладывает бюджет на приобретение товарно-материальных ценностей. Но когда оперативный учёт ведут по бумажным носителям или в Excel таблице, ошибки и потери неизбежны — сказывается влияние человеческого фактора.

«Программное обеспечение `Склад 15` и ТСД позволили Delivery Club более чем в 6 раз сократить время приёмки экипировки и ускорить проведение инвентаризаций, а выдачу ТМЦ — в 3 раза. При этом бумажный документооборот свели к минимуму. Сейчас сотрудники курьерских пунктов могут на входе отбраковывать нечитаемые ШК сумок и вовремя осуществлять возврат поставщику, так как качество причины списания экипировки проверяют на входе. Данные по остаткам на 350 складах мы объединили в единую систему. Это существенно сократило ошибки на инвентаризациях и позволило контролировать актуальность остатков, чтобы можно было своевременно дозаказать заканчивающиеся на складе ТМЦ. Информацию по перемещениям, списаниям и выдаче операторы центрального склада Delivery Club теперь могут видеть в режиме реального времени», — подвела итог Татьяна Шехватова, специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ».